Comment déceler les coûts cachés et les dépenses non conformes dans les achats indirects

Par Sean Cheasley, ingénieur solutions chez Proactis

Le risque que vous ne pouvez pas vous permettre d'ignorer : les dépenses non conventionnelles

Dans le contexte commercial complexe d'aujourd'hui, le contrôle et la conformité ne relèvent plus seulement des achats ; ils constituent également des priorités incontournables pour la finance. Pourtant, malgré cette urgence croissante, de nombreuses organisations laissent encore passer inaperçues, au sein de la comptabilité fournisseurs, la création rétroactive de fournisseurs et l'émission a posteriori de bons de commande.

Ces pratiques ne se contentent pas de contourner la politique d'approvisionnement, elles exposent également l'entreprise à de graves risques de non-conformité, de pertes d'économies, de visibilité réduite et de fraude.

Le véritable coût des dépenses non conventionnelles

Les dépenses non conventionnelles ou « hors contrat » surviennent lorsque les employés achètent des biens ou des services en dehors des procédures approuvées – sans bons de commande, sans fournisseurs agréés ou sans contrôle adéquat. Si ces transactions peuvent paraître anodines ou rapides au premier abord, leurs coûts cachés s'accumulent vite.

• Prix plus élevés chez les fournisseurs non contractuels.
• Achats en double ou inutiles.
• Augmentation de la charge de traitement due au traitement manuel des factures.
• Manque de levier dans les futures négociations avec les fournisseurs.
• Préparation aux audits et exposition aux risques réglementaires réduites.

Pourquoi les commandes tardives et la configuration manuelle des fournisseurs sont un signal d'alarme

Lorsque des bons de commande sont émis après réception d'une facture – ou pire, après la prestation de service – votre organisation perd ses principaux mécanismes de contrôle. Les bons de commande rétroactifs empêchent toute pré-approbation, vérification budgétaire ou recherche de fournisseurs alternatifs. De même, autoriser l'ajout manuel de fournisseurs sans intervention du service des achats et/ou de la chaîne logistique court-circuite les contrôles de diligence raisonnable, augmentant ainsi les risques suivants :

• Travailler avec des fournisseurs non conformes ou à haut risque.
• Données fournisseurs inexactes ou manquantes.
• Application des contrats faible ou inexistante.
• Retards de paiement et insatisfaction des fournisseurs.
• Des cotes de crédit plus basses.

La finance en première ligne du risque

La comptabilité fournisseurs est souvent le dernier rempart, mais ne devrait-elle pas être le premier endroit où ces risques sont détectés ?

Compter sur les équipes AP pour détecter et corriger les défaillances en amont engendre inefficacité et stress, et transforme la finance en une fonction réactive.

Les fonctions financières modernes doivent remonter dans le processus, en intégrant le contrôle plus tôt grâce à l'automatisation, des flux de travail intelligents et une collaboration plus étroite avec les achats.

Une meilleure voie à suivre : la prévention plutôt que la correction

Lors d'un webinaire récentJ'ai partagé des mesures pratiques pour aider les organisations à identifier et à éliminer les risques cachés :

• Centraliser et contrôler l'intégration des fournisseurs : mettre en œuvre des processus guidés qui garantissent la conformité, vérifient les risques et assurent l'intégrité des données dès le départ.
• Exiger des bons de commande pré-approuvés : utiliser l’automatisation pour empêcher le traitement des factures sans bon de commande valide et approuvé.
• Utilisez l'analyse de données pour déceler les dépenses illicites : repérez les tendances et identifiez les récidivistes afin de susciter un changement de comportement et des interventions ciblées.
• Supprimer les cloisonnements entre la finance et les achats : harmoniser les objectifs et les systèmes pour créer un sentiment de responsabilité partagée et rationaliser les processus de bout en bout.

En résumé

Les dépenses non conformes ne constituent pas seulement un problème d'approvisionnement, mais aussi un passif financier. Pour y remédier, il faut plus qu'une simple politique ; il est indispensable de mettre en place des systèmes intégrés, une responsabilité partagée et un engagement en faveur d'un contrôle proactif.

Plus vous tardez à régler le problème, plus cela vous coûtera cher – en temps, en argent et en risques.

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Visionnez le webinaire complet pour découvrir des stratégies concrètes permettant d'éliminer les dépenses non conformes et de renforcer les contrôles financiers au sein de votre organisation.

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