Hindernisse im Ausgabenmanagement und wie man sie überwindet

Das Ausgabenmanagement zählt seit jeher zu den wichtigsten Wertversprechen in der gesamten Technologiebranche und übertrifft die Renditechancen anderer Bereiche wie ERP, CRM und Co. bei Weitem. Der Return on Investment von ordnungsgemäß implementierten Ausgabenmanagement-Initiativen übersteigt oft das Zehnfache der ursprünglichen Investition.

Viele Unternehmen erkennen bereits jetzt die Vorteile gezielter Ausgabenmanagementprogramme und erzielen innerhalb weniger Monate spürbare Einsparungen. Für andere scheint die volle Ausschöpfung des Potenzials eines unternehmensweiten Ausgabenmanagements hingegen noch in weiter Ferne. Doch geben Sie nicht auf! Mit dem richtigen Ansatz können Sie Ihrem Unternehmen viel Geld sparen und zahlreiche Geschäftsvorteile realisieren.

Ausgabenmanagement sorgt für Transparenz, Kontrolle und Effizienz bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen – und bei der Bezahlung. Nur so behalten Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben und die Zusammenarbeit mit Lieferanten, um Mehrwert zu schaffen, Kosten zu senken und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Der Beginn dieser Reise kann jedoch entmutigend wirken. Tatsächlich kann es sich so anfühlen, als müsse man fünf Schritte zurückgehen, bevor man überhaupt vorwärtskommen kann.

Das mag übertrieben klingen, aber Projektteams im Bereich Ausgabenmanagement stoßen häufig auf eine Reihe großer Hindernisse, die gelöst werden müssen:

• Unterschiedliche Daten: Ausgabendaten befinden sich typischerweise in mehreren Systemen, die möglicherweise nicht miteinander verbunden sind, von Kreditorenbuchhaltungstabellen und Finanzmanagementsystemen bis hin zu ERP-Systemen, betrieblichen Einkaufssystemen und Firmenkreditkarten.
• Ungenauigkeit: Ausgabendaten sind oft inkonsistent aufgrund von Fehlern, Duplikaten, Lücken in den Aufzeichnungen oder einer großen Menge an Daten, die als „Sonstige“ klassifiziert sind. Sie können auch veraltet sein oder mehrere widersprüchliche Versionen der Wahrheit enthalten.
• Uneinheitliche Produktinformationen: Namen und Codes für Lieferanten, Produkte und Dienstleistungen werden möglicherweise falsch erfasst, was die Unklarheit erhöht und die Verhandlungsmacht gegenüber Lieferanten einschränkt.
• Offline-/Unorganisierte Beschaffungsmethoden führen zu verpassten Chancen bei Vertragsverhandlungen mit Lieferanten.
• Lokale Entscheidungsfindung konzentriert sich häufig ausschließlich auf den Preis, anstatt den besten Gesamtnutzen für das Unternehmen und die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen zu berücksichtigen. Diese Prozesse sind zudem arbeits- und zeitintensiv.
• Compliance-Management: Es ist schwierig sicherzustellen, dass alle Einkäufe im gesamten Unternehmen mit den Unternehmensrichtlinien, den festgelegten Budgets und den ausgehandelten Lieferantenvereinbarungen übereinstimmen, um kostspielige vertragswidrige oder „unregelmäßige“ Einkäufe zu vermeiden.
• Schwaches Vertragsmanagement: Verträge fristen ein Dasein in Archiven und verlängern sich oft automatisch, weil niemand sie kontrolliert. Hart erkämpfte Erfolge können so über Nacht verloren gehen. Ebenso fehlt die Aufsicht über die Einhaltung von Lieferanten- und Vertragsbedingungen.
• Nicht wiederholbare Prozesse: Viele Aktivitäten wurden höchstwahrscheinlich ad hoc und ohne definierte oder wiederholbare Methodik durchgeführt. Es fehlen Systeme, die einen nahtlosen, durchgängigen Ablauf strategischer Beschaffungsaktivitäten durch die Vernetzung von Käufern und Lieferanten ermöglichen.

Einfach ausgedrückt: Ohne die richtigen Werkzeuge und Methoden ist es fast unmöglich zu sagen, wie viel man ausgibt, mit wem und wofür – und dann den gesamten End-to-End-Prozess zu kontrollieren und zu optimieren.

Widerstehe der Versuchung, in die Berge zu fliehen.
Viele sind an diesem Punkt versucht aufzugeben. Und genau hier scheitern manche Lösungsansätze – weil sie der unübersichtlichen Realität des Geschäftslebens einfach nicht gewachsen sind.

Die besten Ausgabenmanagementlösungen können diese kniffligen Probleme und mehr jedoch bewältigen – mithilfe einer Reihe von Tools, um jedes aufgedeckte Chaos zu beseitigen.

Hier ein Vorgeschmack auf die Art von Transformation, die möglich ist:

• Tools zur Ausgabenanalyse: Diese Tools aggregieren, bereinigen, validieren, kategorisieren und analysieren sämtliche Daten Ihrer Transaktionssysteme. Durch die Anreicherung von Lieferantendaten lassen sich zudem Branchencodes hinzufügen, sodass Produkte und Dienstleistungen unter den richtigen Kategorien erscheinen. So erhalten Sie im Handumdrehen einen klaren Überblick über Ihre Ausgaben. Erkennene Muster zeigen Ihnen, wo Sie Ihre Beschaffungspipeline optimieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen können.
• Strategische Beschaffung und E-Sourcing: Sie können die effizientesten und geeignetsten Beschaffungsmethoden nutzen, von Online-Auktionen über RFx-Automatisierung, Lieferantenidentifizierung, Gebotsabgabe/Verhandlungen bis hin zu fortschrittlichen Optimierungstools, um den Wert der eingesetzten Waren und Dienstleistungen drastisch zu steigern.
• Vertragsmanagement: Diese Lösungen bieten unternehmensweite Transparenz über Verträge und ermöglichen so kürzere Durchlaufzeiten, höhere Vertragsverlängerungsraten, geringere Gesamtbetriebskosten und verbesserte Compliance. Ihre Einkaufsteams arbeiten intensiv daran, optimale Konditionen mit bevorzugten Lieferanten auszuhandeln. Dabei ist es wichtig, dass unkonventionelle Einkaufsstrategien den angestrebten Wert nicht schmälern.
• Lieferantenbeziehungsmanagement: Behalten Sie den Überblick über Ihre Lieferantenbasis – um deren Leistung und Transaktionsstatus zu überwachen und Self-Service-Funktionen bereitzustellen. Ziel ist es, eine einheitliche Datenbasis zu schaffen und die Lieferantenleistung durch Lieferantenbewertungssysteme und Zusammenarbeit zu verbessern.
• Procure-to-Pay: Durch automatisierte Arbeitsabläufe, integrierte Kontrollmechanismen und die notwendige Integration werden Durchlaufzeiten verkürzt. Es ermöglicht einen nahtlosen, durchgängigen Ablauf strategischer Beschaffungs-, Einkaufs- und Zahlungsaktivitäten, indem es Käufer und Lieferanten miteinander verbindet und gleichzeitig die Transaktionskosten durch Effizienzsteigerungen senkt.

Und das ist nur ein kleiner Vorgeschmack auf die verfügbaren Funktionen. Mit Ausgabenmanagement lässt sich jeder unübersichtliche Bereich Ihrer Beschaffungs-, Einkaufs- und Zahlungsprozesse aufdecken und nutzbar machen.

Mit den richtigen Werkzeugen lassen sich Lecks beheben, Abfall reduzieren und Risse dauerhaft reparieren. Und das Ganze ist weder zeitaufwendig noch teuer.