Les obstacles à la gestion des dépenses et comment les surmonter

La gestion des dépenses figure constamment parmi les propositions de valeur en termes de retour sur investissement les plus élevées de l'ensemble du secteur technologique et surpasse de loin le potentiel de retour sur investissement d'autres domaines tels que les ERP, les CRM, entre autres, le retour sur investissement des initiatives de gestion des dépenses correctement mises en œuvre dépassant souvent dix fois l'investissement initial.

De nombreuses organisations constatent rapidement les avantages des programmes de gestion des dépenses dédiés, avec des économies substantielles en quelques mois seulement. Pour d'autres, en revanche, l'opportunité d'une gestion des dépenses à l'échelle de l'entreprise semble encore lointaine. Mais ne vous découragez pas ! Avec la bonne approche, vous pouvez réaliser d'importantes économies et générer de nombreux avantages commerciaux pour votre organisation.

La gestion des dépenses apporte visibilité, contrôle et efficacité à vos achats de biens et de services nécessaires au fonctionnement de votre organisation, ainsi qu'à leurs paiements. C'est la seule façon de maîtriser vos dépenses et vos relations avec vos fournisseurs afin d'optimiser la valeur, les économies et la conformité.

Cependant, le début du voyage peut paraître intimidant. En fait, on pourrait même avoir l'impression de devoir reculer de cinq pas avant de pouvoir avancer.

Cela peut paraître exagéré, mais les équipes de projet chargées de la gestion des dépenses rencontrent souvent une série d'obstacles majeurs qu'il convient de surmonter :

• Données disparates : les données de dépenses se trouvent généralement dans plusieurs systèmes qui peuvent ne pas être connectés, allant des feuilles de calcul des comptes fournisseurs et des systèmes de gestion financière aux outils ERP, aux systèmes d’achat d’entreprise et aux cartes d’achat.
• Imprécision : Les données relatives aux dépenses sont souvent incohérentes en raison d’erreurs, de doublons, de lacunes dans les enregistrements ou d’une grande quantité de données classées comme « autres ». Elles peuvent également être anciennes ou présenter plusieurs versions contradictoires de la vérité.
• Informations produits incohérentes : les noms et codes des fournisseurs, produits et services peuvent être enregistrés incorrectement, ce qui contribue à la confusion et limite le pouvoir de négociation avec les fournisseurs.
• Les méthodes d'approvisionnement hors ligne/non organisées entraînent des occasions manquées lors des négociations contractuelles avec les fournisseurs.
• La prise de décision locale tend à privilégier le prix plutôt que la meilleure valeur globale pour l'organisation et l'alignement sur les objectifs de l'entreprise. Ces processus sont également gourmands en main-d'œuvre et en temps.
• Gestion de la conformité : Il est difficile de garantir que tous les achats effectués dans l'ensemble de l'organisation soient conformes au règlement intérieur de l'entreprise, aux budgets établis et aux accords négociés avec les fournisseurs afin d'éviter des achats coûteux hors contrat ou « non conventionnels ».
• Gestion déficiente des contrats : les contrats restent lettre morte et sont souvent renouvelés automatiquement faute de suivi. Les progrès durement acquis par ailleurs peuvent être anéantis du jour au lendemain. De même, aucun contrôle n’est exercé sur le respect des obligations contractuelles et des engagements des fournisseurs.
• Processus non reproductibles : De nombreuses activités ont probablement été menées de manière ponctuelle, sans méthodologie définie ni reproductible. Il n’existe aucun système permettant un flux continu et fluide d’activités d’approvisionnement stratégique en reliant acheteurs et fournisseurs.

En clair, sans les outils et les méthodes appropriés, il est presque impossible de savoir combien vous dépensez, avec qui et pour quoi, puis de contrôler et de rationaliser l'ensemble du processus de bout en bout.

Résistez à la tentation de prendre la fuite.
Nombreux sont ceux qui sont tentés d'abandonner à ce stade. Et c'est là que certaines solutions échouent, car elles ne parviennent tout simplement pas à faire face à la réalité complexe du monde des affaires.

Mais les meilleures solutions de gestion des dépenses peuvent surmonter ces problèmes complexes et bien d'autres, grâce à une suite d'outils permettant de résoudre tous les problèmes que vous avez mis au jour.

Voici un aperçu du type de transformation possible :

• Outils d'analyse des dépenses : ils permettent d'agréger, de nettoyer, de valider, de catégoriser et d'analyser l'intégralité des données de vos systèmes transactionnels. L'enrichissement des données fournisseurs permet également d'ajouter les codes sectoriels, afin que les produits et services apparaissent sous les rubriques appropriées. Vous obtenez ainsi une vision claire et précise de vos dépenses. Les tendances identifiées vous indiqueront où optimiser votre approvisionnement et garantir la conformité.
• Approvisionnement stratégique et e-sourcing : vous pouvez utiliser les méthodes d’approvisionnement les plus efficaces et appropriées, allant des enchères en ligne à l’automatisation des RFx, en passant par l’identification des fournisseurs, les appels d’offres/négociations et les outils d’optimisation avancés, afin d’accroître considérablement la valeur des biens et services utilisés.
• Gestion des contrats : Ces solutions offrent une visibilité complète sur les contrats à l’échelle de l’entreprise, permettant ainsi de réduire les délais, d’améliorer les taux de renouvellement, de diminuer le coût total de possession et d’accroître la conformité. Vos équipes d’approvisionnement s’efforcent de négocier des accords avantageux avec les fournisseurs privilégiés ; il est donc essentiel que les achats non conventionnels ne compromettent pas la valeur ajoutée escomptée.
• Gestion des relations fournisseurs : Maîtrisez votre base de fournisseurs pour suivre leurs performances, l’état des transactions et administrer les services en libre-service. L’objectif final est d’obtenir une vision unifiée et fiable et d’améliorer les performances des fournisseurs grâce à des systèmes d’évaluation et à la collaboration.
• Le processus d'approvisionnement et de paiement (Procure-to-Pay) offre un flux de travail automatisé, des contrôles intégrés et une intégration permettant d'améliorer les délais. Il facilite un processus continu et fluide pour les activités d'approvisionnement stratégique, d'achat et de paiement en connectant acheteurs et fournisseurs, tout en réduisant les coûts de transaction grâce à des gains d'efficacité.

Et ce n'est qu'un aperçu des possibilités offertes. Grâce à la gestion des dépenses, chaque aspect obscur de vos opérations d'approvisionnement, d'achat et de paiement peut être analysé et exploité.

Avec les bons outils, vous pouvez colmater les fuites, réduire le gaspillage et réparer les fissures du premier coup. Et ce, sans y consacrer des années ni une fortune.