Hängt die Zukunft von digitalen Investitionen ab?
Die Botschaften sind auch heute noch sehr deutlich, daher haben wir das Thema mit Unterstützung von folgenden Personen weiter untersucht:
- Peter Smith , Wirtschaftsbuchautor und Geschäftsführer von Procurement Excellence Ltd.
- Ellen Leith, Geschäftsführerin, Purchase-to-Pay Network (PPN)
- Peter Morley, Direktor für strategisches Design, MOORE Insight
- Ilija Ugrinic, Direktor für kommerzielle Lösungen, Proactis
Der Proactis eRecovery-Bericht* brachte vier zentrale Erkenntnisse hervor. Die Hauptgründe für Investitionen in die digitale Transformation lagen in Effizienzsteigerung, Gewinnmaximierung, verbesserter Regulierung und Compliance sowie der damit einhergehenden Kostensenkung. Laut Bericht stiegen die Investitionen in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen von 21 Milliarden im Jahr 2021 auf 123 Milliarden im Jahr 2022. Inzwischen beobachten wir Maßnahmen zur Risikominderung, Planung, Vorbereitung und Prüfung der Automatisierung dieser Prozesse. 90 % der Unternehmen haben ihre Belegschaften im Zuge der Digitalisierung umstrukturiert, neu ausgerichtet, weitergebildet oder qualifiziert.
Die anhaltenden Auswirkungen der Pandemie sind auch heute noch spürbar.
Die zentrale Neuerung ist die Ortsunabhängigkeit. Unsere Arbeitsweise hat sich grundlegend verändert. Umfangreiche ERP- und Ausgabenmanagement-Implementierungsprojekte werden komplett remote abgewickelt, und persönliche Treffen oder Aufenthalte außerhalb des Büros sind nicht mehr nötig. Vor drei Jahren wäre es kaum vorstellbar gewesen, dass Einkaufs-, Finanz- und Kreditorenbuchhaltungsteams weltweit so einfach remote arbeiten könnten.
Unternehmen verbinden Flexibilität heute mit dem Gefühl, ständig erreichbar zu sein. Der Zugriff auf E-Mails per Smartphone ist zwar schon lange üblich, aber durch die Flexibilität, beispielsweise um sechs Uhr morgens mit der Arbeit beginnen zu können, ist er heute noch verbreiteter. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Familie oder um die Kinder zur Schule zu bringen. Dies, in Kombination mit flexiblen Arbeitszeiten im Büro, wirkt sich auf Teams und deren Arbeitsweise aus. Mitarbeiter schätzen die bessere Work-Life-Balance, die diese technologische Flexibilität ermöglicht. Dieser Wandel hat sowohl gesellschaftliche als auch wirtschaftliche Auswirkungen.
Die anhaltenden politischen Spannungen in verschiedenen Teilen der Welt haben interessante Herausforderungen mit sich gebracht und werden dies auch in absehbarer Zeit tun. Unternehmen müssen äußerst sorgfältig vorgehen, um Risiken entlang der gesamten Lieferkette zu minimieren. Die Fähigkeit zur Diversifizierung und schnellen Reaktion auf Veränderungen ist sowohl für Unternehmen als auch für ihre Lieferanten von entscheidender Bedeutung. Die Situation bei persönlicher Schutzausrüstung (PSA) ist ein gutes Beispiel dafür. PSA wurde zentral über eine begrenzte Anzahl von Lieferanten beschafft. Der Einkauf erfolgte taktisch und preisorientiert. Als die Nachfrage ein beispielloses Niveau erreichte, fehlte es an Transparenz hinsichtlich der Lieferanten und der Lieferkette. Teilweise wurden Einkäufe über Agenten und Zwischenhändler abgewickelt, ohne dass Informationen über die Produktionsstätten vorlagen. Angesichts des stetig wachsenden Fokus auf den CO₂-Fußabdruck war diese Situation suboptimal.
Die gesamte Beschaffungspraxis der letzten 30 Jahre, die auf Bündelung, Lieferantenreduzierung, globaler Beschaffung, Beschaffung in Niedriglohnländern und Outsourcing im Allgemeinen setzte, wurde infrage gestellt. Covid-19 hat das gesamte Risikoumfeld verändert. Lieferkettenrisiken und Resilienz stehen im Vordergrund, weshalb Unternehmen erwägen, die Anzahl ihrer Lieferanten zu erhöhen, die Produktion ins Inland zu verlagern und die Abhängigkeit vom Offshoring zu verringern. Insbesondere Großbritannien und die USA sind stark von Lieferanten aus Ländern wie China und Malaysia abhängig, und Covid-19 hat gezeigt, dass dies nicht immer praktikabel ist. Viele Unternehmen in den USA versuchen beispielsweise, die Produktion stärker ins Inland zu verlagern.
Bereiche, in denen digitale Technologien eingesetzt werden, um Rentabilität und Effizienz zu steigern
Die Bereitstellung von Systemen in der Cloud bietet erhebliche Einsparungen, mitunter bis zu 90 % Kostenreduzierung bei der Basisausstattung. Cloud-Technologie hat sich in den letzten Jahren als äußerst wichtig erwiesen, und die elektronische Rechnungsstellung hat infolgedessen deutlich zugenommen. Die Gründe hierfür sind:
- mehr Effizienz,
- die Kontrolle erlangen können,
- tiefere Transparenz der Lieferkette
- Automatisierung manueller Aufgaben.
Dank dieser Effizienzsteigerungen sind Finanzchefs eher bereit, in Bereiche zu investieren, in denen sie einen direkten Einfluss auf das Unternehmenswachstum erkennen können. Damit verbunden ist die Umstellung auf papierlose Prozesse. Während der Covid-Pandemie konnten die Menschen keine Papierdokumente zu Hause aufbewahren oder sich auf die Postzustellung an die vielen verschiedenen Adressen im ganzen Land verlassen. Im Hinblick auf die Bearbeitung von Rechnungsduplikaten gewährleisten elektronische und OCR-basierte Rechnungen eine deutlich zuverlässigere und effektivere Erkennung von Duplikaten im Vergleich zur früheren Methode, bei der ein Sachbearbeiter der Kreditorenbuchhaltung ein Sternchen an die Rechnungsnummer anhängte.
Da die Arbeit im Homeoffice während und nach der Covid-Pandemie möglich war, rückte E-Sourcing immer stärker in den Fokus. Tatsächlich nutzen heute alle, die während der Pandemie kein E-Sourcing eingesetzt haben und noch im Geschäft sind, dieses System wahrscheinlich bereits oder planen, es schnellstmöglich einzuführen. E-Sourcing ermöglicht es Einkaufsteams, schneller und flexibler auf Veränderungen zu reagieren und Risiken frühzeitig zu erkennen. Zwar gibt es immer mehr Softwarelösungen zur Steuerung von Lieferantenrisiken, doch bei Problemen in anderen Ländern oder plötzlichen Anforderungsänderungen kann der Einkauf dank E-Sourcing deutlich schneller handeln.
Mit Risiken steigt auch die Betrugsgefahr. Das Purchase-to-Pay Network (PPN) stellte fest, dass in den letzten drei Jahren fast 50 % der befragten Unternehmen von versuchten Betrugsfällen berichteten. Niemand möchte Betrug im eigenen Unternehmen erleben, und wir wollen unseren Geschäftspartnern vertrauen. Doch der Einsatz von Technologie, insbesondere von Technologien zur Risikoberichterstattung, reduziert das Betrugsrisiko.
Dies sind zwei Bereiche, in denen Automatisierung Prozesse verbessern kann. Proactis hat jedoch festgestellt, dass selbst bei einem hohen Reifegrad von Automatisierung und Kontrolle in einem Bereich, wie beispielsweise der Beschaffung, dies nicht immer für die gesamte Organisation gilt. So treffen beispielsweise trotz eines vorhandenen E-Sourcing-Systems häufig noch Papierrechnungen im Büro ein, die von der Finanzabteilung bearbeitet werden müssen. Hier ist die Zusammenarbeit entscheidend, insbesondere im Hinblick auf Vertragsausgaben und Transaktionsprozesse. Ist der Transaktionsprozess mit dem Beschaffungsprozess verknüpft? Kaufen die Mitarbeiter auf Basis des Vertrags, den die Beschaffung aushandelt und für den sie die Beschaffung nutzen sollen?
Mithilfe von Analysen und Berichten in Ihrem System können Sie Ihre Liquidität besser verwalten und Lieferanten zeitnah bezahlen. Dies wiederum stärkt die Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten. Die zunehmende Digitalisierung des Geschäftslebens ermöglicht die sofortige Suche nach potenziellen Waren- und Dienstleistungsanbietern weltweit. Auch die Zusammenarbeit entlang der gesamten Beschaffungskette hat deutlich zugenommen. PPN befragte seine Mitglieder zum Thema Zusammenarbeit. 29 % gaben an, eine einheitliche Beschaffungsabteilung anzustreben, um sowohl intern als auch mit Lieferanten optimal zusammenzuarbeiten.
Die Bereiche Transaktionsbeschaffung und Kreditorenbuchhaltung sollten eng zusammenarbeiten, da sich hier erhebliche Einsparungen erzielen lassen und gleichzeitig Transparenz und Unterstützung bei den Lieferantenbeziehungen gewährleistet werden. Wenn der wichtigste Lieferant eines Unternehmens nicht bezahlt wird, ist es unwahrscheinlich, dass er einen besseren Service bietet. Alle Beteiligten müssen an einem Strang ziehen.
Die Auswirkungen internationaler Ereignisse und des internationalen Handels auf stärker regionalisierte Lieferketten.
Einige Auswirkungen der Pandemie sind aus wirtschaftlicher Sicht sogar positiv. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf Unternehmenszweck und ESG-Kriterien. Die Nutzung lokaler Lieferanten und einer diversifizierteren Lieferantenbasis führt dazu, dass lokale, kleinere und von Minderheiten geführte Unternehmen, Sozialunternehmen oder gemeinnützige Organisationen einbezogen werden. Dies bringt einen sozialen Nutzen für Ihre Lieferkette.
Viele Organisationen hatten zuvor auf eine Bündelung ihrer Lieferketten gesetzt und waren daher oft auf wenige große Lieferanten angewiesen – beispielsweise wurde die britische Regierung bei großen PFI-Bauprojekten zu abhängig von Carillion. Die zunehmende Transparenz der Lieferkette und die Suche nach anderen, regionaleren und vielfältigeren Lieferanten sichern nicht nur die Versorgung, sondern tragen auch wesentlich zur ESG-Agenda bei. Bei sehr knappen Lieferketten mag die Priorität von ESG geringer sein, doch Unternehmen lernen zunehmend, die damit verbundenen Abwägungen besser zu verstehen.
Eine stärkere Diversifizierung der Lieferantenbasis wird unweigerlich eintreten. Zu Beginn der Pandemie ging der internationale Handel um etwa 13 % zurück, was zu erheblichen Störungen der Lieferketten führte. Dies war auch in unseren Geschäften spürbar und zeigte, dass die Lieferketten zusammengebrochen waren. Unternehmen und Privatpersonen mussten alternative Lieferketten aufbauen, und diese Diversifizierung ist ein wichtiger Fortschritt. Ein regionalerer Ansatz kann sich auch positiv auf die Zahlungsbedingungen auswirken. Während der Covid-Pandemie beschleunigten einige große Unternehmen ihre Zahlungen, insbesondere an kleinere Lieferanten. Funktionen wie PO Flip, bei der eine Bestellung versendet und vom Lieferanten anschließend als Rechnung zurückgesendet wird, beschleunigen den gesamten Prozess erheblich, und die elektronische Verarbeitung ermöglicht eine verbesserte Zahlungsabwicklung.
Der Proactis-Bericht stellt fest, dass 40 % der Unternehmen mit Problemen in der Lieferkette konfrontiert waren und dass Investitionen in Software überwiegend dazu dienten, diese Probleme zu bewältigen.
Software zur Identifizierung neuer Lieferanten in Zeiten von Engpässen und Risiken erfreut sich großer Beliebtheit. Transparenz in Lieferketten, insbesondere für Hersteller, und Bestandsmanagement sind wichtiger denn je. E-Sourcing- und Vertragsmanagement-Tools bieten diese Möglichkeiten, ohne dass dafür Millionenbeträge ausgegeben werden müssen. Viele Unternehmen tappen in die Falle, eine standardisierte, umfassende Implementierung für alle als beste Lösung zu betrachten und von einem relativ manuellen Prozess oder veralteter Technologie auf ein komplexes End-to-End-System umzusteigen. Dies kann zu Verwirrung bei den Mitarbeitern führen und sich als sehr kostspielig erweisen. Analysieren Sie Ihre Prozesse und ermitteln Sie den benötigten Technologiebedarf, anstatt dies auf die harte und teure Art und Weise herauszufinden. Binden Sie Ihre Mitarbeiter – insbesondere die zukünftigen Nutzer – frühzeitig ein!
Gartner hat kürzlich das Konzept des zusammensetzbaren ERP-Systems entwickelt. Dabei muss die Softwareimplementierung nicht mehr in einem einzigen, riesigen System erfolgen, sondern kann über ein Netzwerk kohärenter Systeme miteinander verbunden sein, sodass eine zentrale Datenquelle gewährleistet ist. Viele große, global agierende Legacy-Systeme wurden nicht intern kohärent implementiert. Beispielsweise werden innerhalb des Systems in verschiedenen Bereichen unterschiedliche Strukturen verwendet. Obwohl die Lösung ERP-fähig ist, wird sie nicht effektiv genutzt. Technologieanbieter wie Proactis konzentrieren sich sehr präzise auf Prozesse und Märkte. Dies fehlt multinationalen Konzernen, da sie diese Fokussierung und Perspektive nicht erreichen können. Mit einer hochintegrierten Umgebung können Unternehmen ihre ERP-Investitionen beschleunigen und in verschiedenen Bereichen, wie beispielsweise im Ausgabenmanagement und der Beschaffung, optimieren.
Ein weiterer großer Fehler von Unternehmen ist die Wahl eines Lösungsanbieters, dessen Interesse nach der Installation nachlässt und der oft Schulungen und Support in Rechnung stellt. Das gesamte Change-Management in diesem Prozess scheitert. Die Einbindung der richtigen Personen, darunter auch IT-Fachkräfte, ist unerlässlich. Wie bereits erwähnt, haben die Investitionen in Technologie enorm zugenommen, sei es in mobile Genehmigungs-Apps, Lieferantenportale, Software für den Abgleich von Konten, automatisierte Datenverarbeitung oder E-Rechnungsstellung in der Cloud.
Diese Investitionen werden fortgesetzt, da wir mit neuen externen Belastungen konfrontiert sind, wie der Lage in der Ukraine, dem Brexit und der Inflation. Unweigerlich wird es auch Risikofaktoren geben, die wir noch nicht kennen. Daher ist es sinnvoll, so viel wie möglich zu kontrollieren. Hinzu kommt, dass in einigen Ländern bereits globale Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung gelten; Frankreich wird sich ihnen 2024 anschließen. Je besser wir diese Belastungen mithilfe von Technologie kontrollieren, automatisieren und bewältigen können, desto widerstandsfähiger werden wir sein. Automatisierung ist zwar unerlässlich, aber Sie müssen zunächst sicherstellen, dass Ihre Prozesse optimal auf Ihre Ziele abgestimmt sind.
Welche Hindernisse stehen dem Erreichen von Ambitionen im Weg?
Talentmangel stellt ein großes Hindernis dar. Fehlen die richtigen Talente im Team, ist man bereits deutlich im Nachteil. Obwohl „eRecovery“ technologiegestützt ist, braucht es Menschen, die den Erfolg vorantreiben. Ohne die passenden Mitarbeiter wird es schwierig. Viele Unternehmen haben aufgrund von Fachkräftemangel und steigenden Löhnen große Probleme, Talente zu gewinnen. Einem Bericht von Hays zufolge sind allein in London die Gehälter im Finanzsektor bis 2022 um über 7 Prozent gestiegen. Digitalisierungsprogramme und Schulungen können helfen, diese Talente zu gewinnen und langfristig zu binden.
Technologie ist ein großartiges Hilfsmittel, aber bleiben Sie realistisch, was nötig ist, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Erwarten Sie nicht, dass Ihnen das System plötzlich die gewünschten Erkenntnisse liefert, wenn Sie nicht über eigene Daten, eigene Schulungen, eigenes Change-Management und eine gut aufgestellte Organisation verfügen. Wenn Ihre Organisation gut aufgestellt ist und die Technologie optimal eingesetzt wird, können die Erfolge enorm sein, aber erwarten Sie nicht, dass sie alles für Sie erledigt. Input ist unerlässlich. Setzen Sie daher die richtigen Personen für den richtigen Zeitraum ein, und Sie werden realistische Ziele erreichen.