De boodschappen zijn vandaag de dag nog steeds heel duidelijk, dus hebben we het onderwerp verder onderzocht, met input van:
- Peter Smith , auteur van zakelijke artikelen en algemeen directeur van Procurement Excellence Ltd.
- Ellen Leith, Managing Director, Purchase-to-Pay Network (PPN)
- Peter Morley, directeur Strategisch Ontwerp bij MOORE Insight
- Ilija Ugrinic, directeur commerciële oplossingen bij Proactis
Uit het Proactis eRecovery-rapport* kwamen vier belangrijke conclusies naar voren: de voornaamste redenen voor investeringen in digitale transformatie waren efficiëntie, hogere winstgevendheid, verbeterde regelgeving en compliance, en uiteraard lagere kosten. Volgens het rapport is de investering in de digitalisering van bedrijfsprocessen aanzienlijk gestegen, van 21 miljard in 2021 naar 123 miljard in 2022. We zien nu dat er maatregelen worden genomen om deze processen te optimaliseren, te plannen, voor te bereiden en automatisering te overwegen; 90% van de bedrijven heeft hun personeel herplaatst, opnieuw gefocust, bijgeschoold of omgeschoold in het kader van digitalisering.
De blijvende impact van de pandemie is zelfs vandaag de dag nog voelbaar.
De kernboodschap is locatieonafhankelijkheid. De manier waarop we werken is voorgoed veranderd. Grote ERP- en spendmanagement-implementatieprojecten worden volledig op afstand uitgevoerd, en mensen hoeven niet meer fysiek bij elkaar te komen of tijd buiten kantoor door te brengen. Als je drie jaar terugkijkt, is het moeilijk voor te stellen dat inkoopteams, financiële teams en crediteurenadministratieteams over de hele wereld zo gemakkelijk op afstand zouden kunnen werken.
Bedrijven combineren flexibiliteit nu met de ervaring van "altijd bereikbaar zijn". Hoewel toegang tot e-mail op telefoons al jaren bestaat, is het nu nog gangbaarder omdat je flexibel kunt opstaan en om zes uur 's ochtends aan het werk kunt gaan. Het resultaat is dat je tijd overhoudt om met je gezin door te brengen of de kinderen naar school te brengen. Dit, in combinatie met flexibele werktijden op kantoor, heeft een positieve invloed op teams en hoe ze werken. Werknemers waarderen de werk-privébalans die deze flexibiliteit dankzij technologie biedt. Dit is zowel een maatschappelijke als een zakelijke verandering.
De aanhoudende politieke spanningen in verschillende delen van de wereld hebben interessante uitdagingen met zich meegebracht en zullen dat nog wel even blijven doen. Bedrijven moeten uiterst voorzichtig zijn om risico's in de hele toeleveringsketen te beperken. Diversificatie en een snelle reactie op veranderingen zijn cruciaal, zowel voor organisaties als voor hun leveranciers. De situatie met persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's) is hiervan een goed voorbeeld. PBM's werden centraal ingekocht, met een beperkt aantal leveranciers. De inkoop gebeurde op tactische, prijsgedreven basis. Toen de vraag tot ongekende hoogten steeg, was er geen inzicht in de leveranciers en de toeleveringsketen. In sommige gevallen werden aankopen gedaan via tussenpersonen en agenten, zonder details over de fabrieken waar de producten werden gemaakt. Met de steeds grotere nadruk op de CO2-voetafdruk was deze situatie verre van optimaal.
De traditionele inkoopmethoden van de afgelopen 30 jaar, met de focus op aggregatie, leveranciersreductie, wereldwijde inkoop, inkoop in lagekostenlanden en outsourcing in het algemeen, zijn ter discussie gesteld. Covid heeft de hele risicoomgeving veranderd. Risico's en veerkracht in de toeleveringsketen staan centraal, waardoor organisaties overwegen om het aantal leveranciers te verhogen, productie in eigen beheer te nemen en de afhankelijkheid van offshoring te verminderen. Met name het VK en de VS zijn afhankelijk van leveranciers uit landen als China en Maleisië, en Covid heeft aangetoond dat dit niet altijd de beste oplossing is. Veel organisaties in de VS proberen bijvoorbeeld de productie dichter bij huis te halen.
Gebieden waar digitale technologie wordt ingezet om de winstgevendheid en efficiëntie te verhogen.
Cloudhosting van systemen levert aanzienlijke kostenbesparingen op, soms tot wel 90% voor basisvoorzieningen. Cloudtechnologie is de afgelopen jaren van cruciaal belang geweest en e-facturering is daardoor sterk toegenomen. De redenen hiervoor zijn:
- meer efficiëntie,
- in staat zijn om de controle te verkrijgen,
- meer inzicht in de toeleveringsketen,
- Automatisering van handmatige taken.
Als gevolg van deze efficiëntieverbeteringen zijn CFO's meer bereid te investeren in gebieden waarvan ze daadwerkelijk kunnen zien dat ze een impact hebben op de groei van de organisatie. Hieraan gekoppeld is de overstap naar een papierloos proces. Tijdens de coronapandemie konden mensen geen papier thuis bewaren of vertrouwen op de postbezorging op veel verschillende adressen in het land. Wat betreft de verwerking van dubbele facturen zorgen elektronische facturen en OCR-gegenereerde facturen ervoor dat de waarschuwing voor duplicaten veel betrouwbaarder en effectiever is dan wanneer een medewerker van de crediteurenadministratie een asterisk achter het factuurnummer zou plaatsen.
Mede doordat thuiswerken tijdens en na de coronapandemie mogelijk was, is eSourcing steeds belangrijker geworden. Sterker nog, iedereen die tijdens de pandemie nog geen eSourcing gebruikte, heeft het waarschijnlijk nu wel of is van plan het zo snel mogelijk aan te schaffen! Met eSourcing kunnen inkoopteams sneller en flexibeler reageren op veranderingen en risico's in een eerder stadium signaleren. Er is een groei in software die helpt bij het beheren van leveranciersrisico's, maar als er zich een probleem voordoet in een ander land of als de eisen plotseling veranderen, kan de inkoopafdeling nog sneller handelen.
En met risico komt de mogelijkheid van fraude. Het Purchase-to-Pay Network (PPN) ontdekte dat in de afgelopen drie jaar bijna 50% van de ondervraagde organisaties melding maakte van pogingen tot frauduleuze activiteiten. Niemand vindt het prettig om te denken aan frauduleuze activiteiten binnen de eigen organisatie, en we willen de mensen met wie we samenwerken kunnen vertrouwen, maar technologie, en met name technologie voor risicorapportage, verkleint de kans op fraude.
Dit zijn twee gebieden waar automatisering processen kan verbeteren. Proactis heeft echter geconstateerd dat zelfs wanneer automatisering en controle in één gebied, zoals inkoop, volwassen zijn, dit niet altijd geldt voor de rest van de organisatie. Hoewel er bijvoorbeeld een eSourcing-systeem is, komen er vaak nog steeds papieren facturen binnen op kantoor die door de financiële afdeling verwerkt moeten worden. Hier maakt samenwerking het verschil, met name bij het analyseren van contractuitgaven en transactieprocessen. Is het transactieproces gekoppeld aan het inkoopproces? Kopen mensen wel volgens het contract waarover de inkoopafdeling onderhandelt en dat zij willen dat mensen gebruiken?
Met analyses en rapportages binnen uw systeem kunt u uw cashflow beter beheren en leveranciers sneller betalen. Dit zorgt er op zijn beurt voor dat klanten en leveranciers veel dichter bij elkaar komen. Door de digitale aard van de bedrijfsvoering is het zoeken naar potentiële leveranciers van goederen en diensten wereldwijd razendsnel geworden. Ook is er een enorme toename in samenwerking binnen de gehele inkoop-tot-betalingsketen. PPN vroeg haar leden naar samenwerking, waarbij 29% aangaf dat hun doel is om één inkoop-tot-betalingsafdeling te worden, om zo intern én met leveranciers effectief samen te werken.
De afdelingen transactionele inkoop en crediteurenadministratie moeten nauw samenwerken, omdat daar diverse belangrijke kostenbesparingen mogelijk zijn, evenals meer inzicht en ondersteuning bij leveranciersrelaties. Als de belangrijkste leverancier van een organisatie niet betaald krijgt, is de kans klein dat deze een betere service levert. Iedereen moet samenwerken.
Het effect op meer lokale toeleveringsketens in termen van internationale evenementen en internationale handel.
Sommige effecten van de pandemie zijn, vanuit zakelijk oogpunt, zelfs positief. Dit geldt zeker vanuit een maatschappelijk en sociaal-emotioneel perspectief. Door lokale leveranciers te hebben en een meer diverse toeleveringsbasis te creëren, worden lokale leveranciers, kleinere bedrijven, bedrijven in handen van minderheden, sociale ondernemingen of goede doelen ingeschakeld. Dit voegt een maatschappelijk voordeel toe aan je toeleveringsketen.
Veel organisaties kozen voorheen voor een aggregatiestrategie, waardoor ze uiteindelijk met dezelfde paar grote leveranciers bleven zitten – zo raakte de Britse overheid bijvoorbeeld overmatig afhankelijk van Carillion voor enorme PFI-bouwprojecten. De verschuiving naar transparantie in de toeleveringsketen en het zoeken naar verschillende soorten leveranciers, meer lokale leveranciers en een grotere diversiteit, helpt niet alleen de leveringszekerheid te waarborgen, maar sluit ook goed aan bij de ESG-agenda. Waar de leveringszekerheid zeer beperkt is, kan de prioriteit voor ESG lager liggen, maar bedrijven worden steeds slimmer in het begrijpen van de ESG-afwegingen.
Er zal onvermijdelijk meer diversificatie van leveranciers plaatsvinden. Als we terugkijken naar het begin van de pandemie, daalde de internationale handel met ongeveer 13%, wat wijst op grote verstoringen in de toeleveringsketens. Dit was merkbaar in onze winkels, wat aangaf dat de toeleveringsketens waren verbroken. Organisaties en individuen moesten andere ketens creëren, en deze diversificatie is een echte stap voorwaarts. Een meer lokale aanpak kan ook een positieve invloed hebben op de betalingstermijnen. Tijdens Covid was het duidelijk dat sommige grote bedrijven betalingen versnelden, met name aan kleine leveranciers. Functionaliteiten zoals PO Flip, waarbij een inkooporder wordt verzonden en de leverancier deze vervolgens als factuur kan terugsturen, maken het hele proces veel sneller en de elektronische verwerking zorgt voor betere betalingen.
Het Proactis-rapport wijst uit dat 40% van de organisaties te maken heeft gehad met problemen in de toeleveringsketen en dat investeringen in software voornamelijk zijn gedaan om deze problemen aan te pakken.
Software die helpt bij het vinden van nieuwe leveranciers in tijden van tekorten en risico's is populair gebleken. Inzicht in toeleveringsketens, met name voor fabrikanten, en voorraadbeheer zijn belangrijker dan ooit. eSourcing- en contractbeheertools kunnen hierin voorzien, en het is niet langer nodig om miljoenen euro's uit te geven. Veel organisaties trappen in de valkuil dat een grootschalige implementatie die voor iedereen geschikt is, de beste oplossing is. Ze stappen dan over van een relatief handmatig proces of verouderde technologie naar een complex, end-to-end systeem. Dit kan leiden tot verwarring onder medewerkers en kan erg kostbaar zijn. Zorg ervoor dat u uw processen goed onderzoekt en vaststelt welke technologie u nodig hebt, in plaats van er op de harde en dure manier achter te komen. Betrek bovendien uw medewerkers van tevoren bij het proces – vooral degenen die de nieuwe technologie gaan gebruiken!
Gartner introduceerde onlangs het concept van composable ERP, waarbij software-implementatie geen gigantisch systeem hoeft te zijn, maar wel één systeem dat via een netwerk van samenhangende systemen met elkaar verbonden is, zodat er één betrouwbare bron van informatie is. Veel grote, wereldwijd opererende, verouderde systemen zijn niet intern coherent geïmplementeerd. Zo worden er bijvoorbeeld in verschillende onderdelen van het systeem verschillende structuren gebruikt. Hoewel de oplossing ERP-functionaliteit biedt, wordt er in de praktijk geen ERP-systeem gebruikt. Technologieleveranciers zoals Proactis richten zich zeer specifiek op processen en markten, iets wat multinationals vaak over het hoofd zien omdat zij diezelfde focus en datzelfde perspectief niet kunnen bieden. Met een sterk geïntegreerde omgeving kunnen bedrijven hun ERP-investeringen versnellen en optimaal benutten op diverse gebieden, waaronder spendmanagement en inkoop.
Een andere grote fout die organisaties maken, is het kiezen van een leverancier die, zodra de oplossing is geïnstalleerd, geen interesse meer toont en vaak kosten in rekening brengt voor training en ondersteuning. Het hele verandermanagementproces werkt dan niet. Het is cruciaal om de juiste mensen aan boord te krijgen, waaronder een IT-specialist. Er is een enorme toename in investeringen in technologie, of het nu gaat om mobiele apps voor goedkeuringen, leveranciersportalen, software voor afstemming, robotisering of e-facturering in de cloud, zoals eerder al is aangegeven.
Deze investeringen zullen alleen maar doorgaan omdat we te maken hebben met nieuwe, bekende externe drukfactoren, zoals de situatie in Oekraïne en de Brexit, inflatie, en onvermijdelijk zullen er risicofactoren zijn die we nog niet kennen. Het is dus verstandig om te controleren wat we wél kunnen controleren. Bovendien zijn er in sommige landen al wereldwijde verplichtingen voor elektronische facturering van kracht, en Frankrijk zal zich daar in 2024 bij aansluiten. Hoe meer we deze drukfactoren met behulp van technologie kunnen beheersen, automatiseren en managen, hoe veerkrachtiger we zullen zijn. Maar hoewel automatisering essentieel is, moet u er eerst voor zorgen dat uw processen goed aansluiten op uw doelstellingen.
Wat zijn de belemmeringen voor het verwezenlijken van ambities?
Gebrek aan talent is een grote belemmering. Als je niet over het juiste talent binnen je team beschikt, heb je al een enorme achterstand. Hoewel "eRecovery" technologie gebruikt, moet het worden gedreven door mensen. Zonder de juiste mensen zul je het moeilijk krijgen. Veel organisaties vinden het erg lastig om talent aan te trekken, vanwege een tekort aan geschoolde mensen en looninflatie. Een rapport van Hays stelt dat de salarissen in de financiële sector in Londen alleen al in 2022 met meer dan 7 procent zijn gestegen. Het aanbieden van digitaliseringsprogramma's en trainingen kan helpen om talent aan te trekken en te behouden.
Technologie is een fantastisch hulpmiddel, maar wees realistisch over wat er nodig is om de gewenste resultaten te behalen. Verwacht niet dat het systeem je ineens die inzichten geeft als je niet over je eigen data, je eigen training, je eigen verandermanagement en je eigen organisatie beschikt. Wanneer je organisatie goed functioneert, in combinatie met de technologie, kunnen de resultaten enorm zijn, maar verwacht niet dat het systeem alles voor je doet. Input is essentieel, dus betrek de juiste mensen voor de juiste periode en je zult realistische doelstellingen bereiken.