L'avenir dépend-il des investissements numériques ?
Ces messages restent très pertinents aujourd'hui, nous avons donc approfondi le sujet, avec la contribution de :
- Peter Smith , auteur spécialisé en affaires et directeur général de Procurement Excellence Ltd.
- Ellen Leith, directrice générale, Purchase-to-Pay Network (PPN)
- Peter Morley, directeur de la conception stratégique, MOORE Insight
- Ilija Ugrinic, directeur des solutions commerciales, Proactis
Le rapport Proactis eRecovery* a mis en lumière quatre points clés, et les principaux moteurs des investissements dans la transformation numérique sont l'amélioration de l'efficacité, l'accroissement de la rentabilité, le renforcement de la conformité réglementaire et, invariablement, la réduction des coûts. Selon ce rapport, les investissements dans la numérisation des processus métier ont connu une forte augmentation, passant de 21 milliards en 2021 à 123 milliards en 2022. On observe désormais des mesures d'atténuation, de planification, de préparation et d'intégration de l'automatisation dans ces processus ; 90 % des entreprises ayant redéployé, recentré, requalifié ou perfectionné leurs effectifs dans le contexte de la numérisation.
L'impact durable de la pandémie, même aujourd'hui
Le mot clé ici est l'indépendance géographique. Notre façon de travailler a changé à jamais. D'importants projets de mise en œuvre de progiciels de gestion intégrée (ERP) et de gestion des dépenses sont désormais menés à bien entièrement à distance, et les réunions en présentiel et les déplacements hors du bureau ne sont plus nécessaires. Il y a trois ans encore, il était difficile d'imaginer que les équipes Achats, Finance et Comptabilité fournisseurs du monde entier puissent travailler à distance aussi facilement.
Les entreprises associent désormais flexibilité et disponibilité permanente. Si l'accès aux e-mails sur téléphone existe depuis des années, il est aujourd'hui encore plus répandu grâce à la possibilité de commencer à travailler dès six heures. On gagne ainsi du temps pour sa famille ou pour emmener les enfants à l'école. Cette flexibilité, conjuguée à celle des horaires de bureau, influence les équipes et leurs méthodes de travail. Les employés apprécient l'équilibre vie professionnelle/vie privée que leur offre cette flexibilité technologique. Il s'agit d'un changement autant sociétal que commercial.
Les tensions politiques persistantes dans différentes parties du monde ont engendré des défis importants et continueront d'en engendrer pendant un certain temps. Les entreprises doivent redoubler de vigilance pour atténuer les risques tout au long de leur chaîne d'approvisionnement. La diversification et la réactivité face aux changements sont essentielles, tant pour les organisations que pour leurs fournisseurs. La situation des EPI en est un bon exemple. Les EPI étaient achetés de manière centralisée auprès d'un nombre restreint de fournisseurs, selon une approche tactique axée sur le prix. Ainsi, lorsque la demande a explosé, la visibilité sur les fournisseurs et la chaîne d'approvisionnement était inexistante. Dans certains cas, les achats étaient effectués par l'intermédiaire d'agents et d'intermédiaires, sans aucune information sur les usines de fabrication. Face à l'importance croissante accordée à l'empreinte carbone, cette situation était loin d'être optimale.
L'orthodoxie des achats des 30 dernières années, axée sur le regroupement, la réduction du nombre de fournisseurs, l'approvisionnement mondial, l'approvisionnement dans les pays à bas coûts et l'externalisation en général, a été profondément remise en question. La Covid-19 a bouleversé l'environnement des risques. La gestion des risques et la résilience de la chaîne d'approvisionnement sont désormais au cœur des préoccupations, et certaines organisations envisagent d'accroître le nombre de leurs fournisseurs, de relocaliser certaines activités et de réduire leur dépendance à l'externalisation. Le Royaume-Uni et les États-Unis, en particulier, dépendent de fournisseurs situés dans des pays comme la Chine et la Malaisie, et la Covid-19 a mis en évidence les limites de cette approche. Aux États-Unis, par exemple, de nombreuses organisations cherchent à relocaliser leurs fournisseurs.
Domaines où le numérique est appliqué pour accroître la rentabilité et l'efficacité
L'hébergement des systèmes dans le cloud permet de réaliser des économies considérables, pouvant atteindre jusqu'à 90 % de réduction des coûts pour une offre de base. La technologie cloud a joué un rôle crucial ces dernières années, et la facturation électronique a connu une forte croissance en conséquence. Voici les raisons :
- plus d'efficacité,
- être capable de prendre le contrôle,
- une meilleure visibilité sur la chaîne d'approvisionnement,
- Automatisation des tâches manuelles.
Grâce à ces gains d'efficacité, les directeurs financiers sont plus enclins à investir dans des domaines où ils perçoivent un réel impact sur la croissance de l'entreprise. Ce phénomène s'accompagne d'une transition vers la dématérialisation des processus. Pendant la pandémie de Covid-19, il était impossible de conserver le papier à domicile ou de compter sur les services postaux pour acheminer le courrier à de nombreuses adresses à travers le pays. Concernant le traitement des factures en double, les factures électroniques et les factures numérisées par reconnaissance optique de caractères (OCR) garantissent une détection des doublons bien plus fiable et efficace qu'avec l'ancienne méthode consistant à ajouter un astérisque à la fin du numéro de facture.
Avec le développement du télétravail pendant et après la pandémie de Covid-19, l'approvisionnement électronique est devenu une priorité. De fait, ceux qui n'y avaient pas recours durant la pandémie, s'ils sont encore en activité, l'utilisent probablement désormais ou envisagent de l'adopter rapidement. L'approvisionnement électronique permet aux équipes Achats de réagir plus vite et avec plus de souplesse aux changements, et d'identifier les risques en amont. Si les logiciels de gestion des risques fournisseurs se sont multipliés, en cas de problème à l'étranger ou de modification soudaine des exigences, les Achats peuvent agir plus rapidement.
Qui dit risque dit aussi fraude. Le Purchase-to-Pay Network (PPN) a constaté qu'au cours des trois dernières années, près de 50 % des organisations interrogées ont signalé des tentatives de fraude. Personne n'aime imaginer des activités frauduleuses au sein de sa propre organisation, et nous souhaitons tous faire confiance à nos partenaires. Or, la technologie, et notamment les outils de signalement des risques, permet de réduire considérablement le risque de fraude.
Voici deux domaines où l'automatisation peut améliorer les processus. Cependant, Proactis a constaté que même lorsque l'automatisation et le contrôle sont bien maîtrisés dans un domaine, comme les achats, ce n'est pas toujours le cas à l'échelle de l'organisation. Par exemple, malgré la mise en place d'un système d'approvisionnement électronique, il arrive fréquemment que des factures papier soient encore traitées par le service financier. C'est là que la collaboration fait toute la différence, notamment en analysant les dépenses contractuelles et les processus transactionnels. Le processus transactionnel est-il bien lié au processus d'achat ? Les clients achètent-ils dans le cadre du contrat négocié par le service des achats et pour lequel ils souhaitent que les achats soient effectués ?
Grâce aux outils d'analyse et de reporting intégrés à votre système, vous pouvez optimiser la gestion de votre trésorerie et régler vos fournisseurs plus rapidement. Cela contribue à renforcer les liens entre clients et fournisseurs. La numérisation des activités a permis d'instantanéiser la recherche de fournisseurs potentiels de biens et de services à l'échelle mondiale. On observe également une forte augmentation de la collaboration tout au long de la chaîne d'approvisionnement. PPN a interrogé ses membres sur la collaboration : 29 % d'entre eux ont indiqué vouloir créer un service « Approvisionnement-Paiement » unique, afin de favoriser une véritable collaboration interne et avec les fournisseurs.
Les services des achats et de la comptabilité fournisseurs doivent collaborer étroitement pour réaliser des économies substantielles, améliorer la visibilité et optimiser les relations avec les fournisseurs. Si le principal fournisseur d'une entreprise n'est pas payé, il est peu probable qu'il fournisse un service de qualité. La collaboration de tous est essentielle.
L'impact des événements internationaux et du commerce international sur les chaînes d'approvisionnement plus locales
D'un point de vue commercial, certains effets de la pandémie sont en réalité positifs. C'est notamment le cas en matière de responsabilité sociétale et de critères ESG. Le recours à des fournisseurs locaux et à une base de fournisseurs plus diversifiée favorise l'utilisation de ces ressources : petites entreprises, entreprises appartenant à des minorités, entreprises sociales ou associations. Cela apporte un bénéfice social à votre chaîne d'approvisionnement.
Auparavant, de nombreuses organisations privilégiaient l'agrégation, se retrouvant souvent dépendantes des mêmes grands fournisseurs. Par exemple, le gouvernement britannique est devenu excessivement dépendant de Carillion pour d'importants projets de construction en partenariat public-privé (PPP). L'évolution vers une meilleure visibilité de la chaîne d'approvisionnement et la recherche de fournisseurs différents, plus locaux et plus diversifiés, contribuent non seulement à sécuriser l'approvisionnement, mais s'inscrivent également dans une démarche écosystémique, sociale et de gouvernance (ESG). Dans un contexte de forte tension sur l'approvisionnement, la priorité accordée aux critères ESG peut être moindre, mais les entreprises appréhendent de mieux en mieux les compromis liés à ces critères.
La diversification des fournisseurs est inévitable. Au début de la pandémie, le commerce international a chuté d'environ 13 %, entraînant une perturbation majeure des chaînes d'approvisionnement. Cette situation s'est fait sentir dans nos magasins, signe de la rupture des chaînes. Les entreprises et les particuliers ont dû créer d'autres sources d'approvisionnement, et cette diversification représente un véritable progrès. Une approche plus locale peut également avoir un impact positif sur les délais de paiement. Pendant la crise sanitaire, il est apparu clairement que certaines grandes entreprises accéléraient leurs paiements, notamment aux petits fournisseurs. Des fonctionnalités comme PO Flip, qui permet au fournisseur de transformer un bon de commande en facture, accélèrent considérablement le processus, et le traitement électronique facilite les paiements.
Le rapport de Proactis indique que 40 % des organisations ont rencontré des problèmes de chaîne d'approvisionnement et que les investissements dans les logiciels ont principalement servi à résoudre ces problèmes.
Les logiciels permettant d'identifier de nouveaux fournisseurs en période de pénurie et de risques ont rencontré un franc succès. La visibilité des chaînes d'approvisionnement, notamment pour les fabricants, et la gestion des stocks sont plus importantes que jamais. Les outils d'approvisionnement électronique et de gestion des contrats offrent ces avantages, et il n'est plus nécessaire de dépenser des millions. De nombreuses organisations tombent dans le piège de croire qu'une solution unique et généralisée est la meilleure option, passant d'un processus relativement manuel ou d'une technologie obsolète à un système complexe et intégré. Cela peut engendrer de la confusion chez les employés et s'avérer très coûteux. Il est donc essentiel d'analyser vos processus et de déterminer la technologie dont vous avez besoin, plutôt que de le découvrir par vous-même à grands frais. Enfin, il est crucial d'obtenir l'adhésion de vos équipes en amont, en particulier de ceux qui utiliseront le système.
Gartner a récemment introduit le concept d'ERP composable, où l'implémentation logicielle ne se limite pas à un système unique et gigantesque ; il s'agit d'un système unique, mais interconnecté via un réseau de systèmes cohérents, garantissant ainsi une source unique de vérité. De nombreux systèmes hérités de grandes entreprises internationales n'ont pas été conçus pour être cohérents en interne. Par exemple, différentes structures sont utilisées dans différentes zones du système. Bien que la solution soit compatible avec les fonctionnalités ERP, elle ne les exploite pas pleinement. Les fournisseurs de technologies tels que Proactis se concentrent très précisément sur les processus et les marchés, un aspect souvent négligé par les acteurs multinationaux, qui ne peuvent pas se permettre ce niveau de spécialisation ni cette vision globale. Grâce à un environnement hautement intégré, les entreprises peuvent accélérer ou optimiser leurs investissements ERP dans divers domaines, notamment la gestion des dépenses et, par conséquent, les achats.
Une autre erreur fréquente des organisations est de choisir un fournisseur de solutions qui, une fois la solution installée, se désintéresse et facture souvent la formation et le support. La gestion du changement qui en découle est alors inefficace. Il est essentiel d'impliquer les bonnes personnes, notamment un informaticien. On observe une forte augmentation des investissements technologiques, qu'il s'agisse d'applications mobiles pour les approbations, de portails fournisseurs, de logiciels de rapprochement bancaire, de traitement robotisé ou de facturation électronique dans le cloud, comme mentionné précédemment.
Cet investissement va se poursuivre en raison de nouvelles pressions externes connues, telles que la situation en Ukraine, le Brexit et l'inflation. Inévitablement, des facteurs de risque encore inconnus surgiront également ; il est donc judicieux de maîtriser ce qui est en notre pouvoir. Par ailleurs, la facturation électronique est déjà obligatoire dans certains pays, la France les rejoignant en 2024. Plus nous parviendrons à contrôler, automatiser et gérer ces pressions grâce à la technologie, plus nous serons résilients. Toutefois, si l'automatisation est essentielle, il est primordial de veiller à ce que vos processus soient parfaitement alignés sur vos objectifs.
Quels sont les obstacles aux ambitions ?
Le manque de talents constitue un obstacle majeur. Si votre équipe ne dispose pas des compétences requises, vous êtes déjà fortement désavantagé. Bien que la « récupération électronique » repose sur la technologie, elle doit avant tout être pilotée par les personnes. Sans les bonnes personnes, vous rencontrerez des difficultés. De nombreuses organisations peinent à attirer les talents, en raison d'une pénurie de personnel qualifié et de l'inflation salariale. Un rapport de Hays indique qu'à Londres seulement, les salaires dans le secteur financier ont augmenté de plus de 7 % en 2022. Mettre en place des programmes de numérisation et de formation peut contribuer à attirer et à fidéliser les talents.
La technologie est un formidable outil, mais il faut être réaliste quant aux efforts nécessaires pour obtenir les résultats escomptés. N'attendez pas du système qu'il vous apporte soudainement les informations nécessaires si vous ne disposez pas de vos propres données, de votre propre formation, de votre propre gestion du changement et d'une organisation structurée. Lorsque votre organisation est structurée et que la technologie est performante, les résultats peuvent être considérables, mais n'attendez pas d'elle qu'elle fasse tout à votre place. Votre contribution est essentielle : impliquez les bonnes personnes pendant la durée appropriée et vous atteindrez des objectifs réalistes.