Geführter Kauf – für private und geschäftliche Entscheidungen
Von Lucy Day, Senior Solutions Specialist bei Proactis
Der Begriff „Gezieltes Einkaufen“ kursiert in letzter Zeit, als wäre er etwas Neues. Tatsächlich begegnen wir ihm aber jeden Tag. Im Supermarkt sehen wir beispielsweise Aufsteller mit neuen Produkten, 3-für-2-Angeboten oder zeitlich begrenzten Aktionen. Das sind alles Mechanismen, mit denen Händler – online wie offline – uns zu Produkten lenken wollen, die sie uns verkaufen möchten.
Aber gilt das auch für die Geschäftswelt?
Einkaufsabteilungen investieren viel Zeit in den Aufbau eines Lieferantennetzwerks, das den Geschäftsanforderungen entspricht und die Einhaltung von Vorschriften minimiert – und das alles bei gleichzeitiger Wettbewerbsfähigkeit. Dazu gehören die Prüfung von Lieferanten, Preisverhandlungen und die Verwaltung von Preisvereinbarungen. Doch wie lässt sich sicherstellen, dass diese Bemühungen tatsächlich zu Einsparungen und Compliance führen und die richtigen Richtlinien fördern?
Die Antwort lautet: Guided Buying.
Vereinfacht gesagt, leitet Guided Buying Ihre Nutzer zu den bevorzugten, autorisierten Lieferanten, Verträgen und Richtlinien. Suchfunktionen ermöglichen den einfachen Zugriff auf Lieferanteninhalte über elektronische Kataloge und/oder Websites. So wird ein Mitarbeiter von der Bedarfsbeschreibung bis hin zu den passenden Produkten/Dienstleistungen qualifizierter Lieferanten geführt. Wichtig: Finden Nutzer nicht schnell und einfach das Gesuchte beim richtigen Lieferanten, greifen sie wahrscheinlich entweder auf einen ihnen bekannten – möglicherweise nicht autorisierten – Lieferanten zurück oder umgehen das System und wenden sich direkt an einen neuen Lieferanten. Dies wird auch als unkontrolliertes Einkaufen bezeichnet.
Ich habe schon oft erlebt, dass Beschaffungslösungen implementiert wurden, ohne den Käufer in den Mittelpunkt zu stellen. Dabei wird viel Zeit und Aufwand in Genehmigungen und Programmierung investiert. Das ist zwar wichtig, aber die Akzeptanz bei den Endnutzern und die Nutzung der verfügbaren Technologie, um sicherzustellen, dass die Einkäufe bei den Lieferanten getätigt werden, mit denen man unzählige Stunden in die Verhandlung der Konditionen investiert hat, sollten genauso wichtig sein. Durch ein durchdachtes Einkaufserlebnis können Endnutzer die Unsicherheit beseitigen, ob sie das überhaupt kaufen dürfen oder ob der Kauf genehmigt wird. Das macht die Erfahrung deutlich positiver.
Die Möglichkeit für Einkäufer, selbstständig und effizient zu agieren, gewinnt zunehmend an Bedeutung. Bisher bedeutete die einfache Lieferantensuche über Google und die Auswahl eines Lieferanten, dass die Einkaufsabteilung diesen Lieferanten erst anlegen musste. Durch die Einführung von Self-Service-Optionen für Einkäufer werden diese Aufgaben deutlich reduziert. Einkäufer innerhalb des Unternehmens erhalten so Zugriff auf die Liste der für sie zugelassenen Lieferanten, basierend auf Vertragsvereinbarungen, der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und der Risikobewertung.
Es gibt entsprechende Technologien. Integration Ihrer P2P-Lösung Über interne Kataloge gelangen Nutzer auf die Website des Lieferanten und können dort auch Artikel mit Vertragspreisen finden. Der Hauptvorteil für die Nutzer liegt in der beschleunigten Suche und dem schnelleren Kaufprozess. Schließlich wollen wir wissen, dass wir schnell das bekommen, was wir brauchen. Interne Kataloge sind, richtig eingesetzt, so benutzerfreundlich wie der Einkauf im Supermarkt.
Bestellungen, die über einen geführten Einkaufsprozess eingehen, ermöglichen in der Regel schnellere Genehmigungen. Dadurch können sich Einkaufsteams auf wertschöpfendere Tätigkeiten wie Risikominimierung und den Ausbau von Lieferantenbeziehungen konzentrieren. Diese Beziehungen sind für jedes Unternehmen unerlässlich, insbesondere zu Kernlieferanten, von denen die Organisation wichtige Güter und Dienstleistungen bezieht. Auch wenn dies dem restlichen Unternehmen oft nicht bewusst ist, wird viel Zeit in diese Beziehungen investiert – weshalb die Begleitung der Einkäufer durch den Prozess so wichtig ist.
Mit den richtigen digitalen Werkzeugen sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, zum richtigen Zeitpunkt auf die richtigen Informationen zuzugreifen und so ein besser gesteuertes Einkaufserlebnis bei den richtigen Lieferanten und Verträgen zu ermöglichen.
Wenn Sie also Bestellungen feststellen, die nicht mit Ihren internen Richtlinien und bevorzugten Lieferanten übereinstimmen, fragen Sie nach den Gründen. Versetzen Sie sich in deren Lage und testen Sie das System selbst. Führt das System sie zu dem, was wir von ihnen erwarten? Wenn die Antwort „Nein“ lautet, Nehmen Sie Kontakt auf und wir können Ihnen dabei helfen, das richtige Guided-Buying-Erlebnis zu gestalten.
Der Begriff „Gezieltes Einkaufen“ kursiert in letzter Zeit, als wäre er etwas Neues. Tatsächlich begegnen wir ihm aber jeden Tag. Im Supermarkt sehen wir beispielsweise Aufsteller mit neuen Produkten, 3-für-2-Angeboten oder zeitlich begrenzten Aktionen. Das sind alles Mechanismen, mit denen Händler – online wie offline – uns zu Produkten lenken wollen, die sie uns verkaufen möchten.
Aber gilt das auch für die Geschäftswelt?
Einkaufsabteilungen investieren viel Zeit in den Aufbau eines Lieferantennetzwerks, das den Geschäftsanforderungen entspricht und die Einhaltung von Vorschriften minimiert – und das alles bei gleichzeitiger Wettbewerbsfähigkeit. Dazu gehören die Prüfung von Lieferanten, Preisverhandlungen und die Verwaltung von Preisvereinbarungen. Doch wie lässt sich sicherstellen, dass diese Bemühungen tatsächlich zu Einsparungen und Compliance führen und die richtigen Richtlinien fördern?
Die Antwort lautet: Guided Buying.
Vereinfacht gesagt, leitet Guided Buying Ihre Nutzer zu den bevorzugten, autorisierten Lieferanten, Verträgen und Richtlinien. Suchfunktionen ermöglichen den einfachen Zugriff auf Lieferanteninhalte über elektronische Kataloge und/oder Websites. So wird ein Mitarbeiter von der Bedarfsbeschreibung bis hin zu den passenden Produkten/Dienstleistungen qualifizierter Lieferanten geführt. Wichtig: Finden Nutzer nicht schnell und einfach das Gesuchte beim richtigen Lieferanten, greifen sie wahrscheinlich entweder auf einen ihnen bekannten – möglicherweise nicht autorisierten – Lieferanten zurück oder umgehen das System und wenden sich direkt an einen neuen Lieferanten. Dies wird auch als unkontrolliertes Einkaufen bezeichnet.
Ich habe schon oft erlebt, dass Beschaffungslösungen implementiert wurden, ohne den Käufer in den Mittelpunkt zu stellen. Dabei wird viel Zeit und Aufwand in Genehmigungen und Programmierung investiert. Das ist zwar wichtig, aber die Akzeptanz bei den Endnutzern und die Nutzung der verfügbaren Technologie, um sicherzustellen, dass die Einkäufe bei den Lieferanten getätigt werden, mit denen man unzählige Stunden in die Verhandlung der Konditionen investiert hat, sollten genauso wichtig sein. Durch ein durchdachtes Einkaufserlebnis können Endnutzer die Unsicherheit beseitigen, ob sie das überhaupt kaufen dürfen oder ob der Kauf genehmigt wird. Das macht die Erfahrung deutlich positiver.
Die Möglichkeit für Einkäufer, selbstständig und effizient zu agieren, gewinnt zunehmend an Bedeutung. Bisher bedeutete die einfache Lieferantensuche über Google und die Auswahl eines Lieferanten, dass die Einkaufsabteilung diesen Lieferanten erst anlegen musste. Durch die Einführung von Self-Service-Optionen für Einkäufer werden diese Aufgaben deutlich reduziert. Einkäufer innerhalb des Unternehmens erhalten so Zugriff auf die Liste der für sie zugelassenen Lieferanten, basierend auf Vertragsvereinbarungen, der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und der Risikobewertung.
Es gibt entsprechende Technologien. Integration Ihrer P2P-Lösung Über interne Kataloge gelangen Nutzer auf die Website des Lieferanten und können dort auch Artikel mit Vertragspreisen finden. Der Hauptvorteil für die Nutzer liegt in der beschleunigten Suche und dem schnelleren Kaufprozess. Schließlich wollen wir wissen, dass wir schnell das bekommen, was wir brauchen. Interne Kataloge sind, richtig eingesetzt, so benutzerfreundlich wie der Einkauf im Supermarkt.
Bestellungen, die über einen geführten Einkaufsprozess eingehen, ermöglichen in der Regel schnellere Genehmigungen. Dadurch können sich Einkaufsteams auf wertschöpfendere Tätigkeiten wie Risikominimierung und den Ausbau von Lieferantenbeziehungen konzentrieren. Diese Beziehungen sind für jedes Unternehmen unerlässlich, insbesondere zu Kernlieferanten, von denen die Organisation wichtige Güter und Dienstleistungen bezieht. Auch wenn dies dem restlichen Unternehmen oft nicht bewusst ist, wird viel Zeit in diese Beziehungen investiert – weshalb die Begleitung der Einkäufer durch den Prozess so wichtig ist.
Mit den richtigen digitalen Werkzeugen sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, zum richtigen Zeitpunkt auf die richtigen Informationen zuzugreifen und so ein besser gesteuertes Einkaufserlebnis bei den richtigen Lieferanten und Verträgen zu ermöglichen.
Wenn Sie also Bestellungen feststellen, die nicht mit Ihren internen Richtlinien und bevorzugten Lieferanten übereinstimmen, fragen Sie nach den Gründen. Versetzen Sie sich in deren Lage und testen Sie das System selbst. Führt das System sie zu dem, was wir von ihnen erwarten? Wenn die Antwort „Nein“ lautet, Nehmen Sie Kontakt auf und wir können Ihnen dabei helfen, das richtige Guided-Buying-Erlebnis zu gestalten.