Fünf Faktoren beschleunigen die Einführung des Ausgabenmanagements

Dieser Fachartikel wurde 2018 verfasst und seine Aussagen und Inhalte sind möglicherweise nicht mehr so relevant wie damals. Aktuellere Beiträge finden Sie auf unserer Seite mit Fachartikeln .

Warum gewinnt das Ausgabenmanagement in den Führungsetagen erfolgreicher Unternehmen so rasant an Bedeutung? Bei genauerer Betrachtung lassen sich fünf entscheidende Faktoren erkennen, die alle gleichzeitig zusammenwirken.

Mittlerweile dürfte jeder zukunftsorientierte Finanz- oder Einkaufsleiter entweder bestens mit dem Thema Ausgabenmanagement vertraut sein oder sich intensiv damit auseinandersetzen. Unabhängige Branchenstatistiken belegen, dass sich gut umgesetzte Ausgabenmanagement-Initiativen um mehr als das Zehnfache des Investitionsaufwands rentieren können. Und das Beste: Die Vorteile zeigen sich bereits nach Monaten.

Aber warum ist gerade jetzt der richtige Zeitpunkt, Ausgabenmanagement auf strategischer Ebene einzuführen, wenn man es bisher nicht getan hat? Was hat so viele Organisationen überzeugt, diesen Weg einzuschlagen? Und warum hat sich die Situation im Vergleich zu vor einigen Jahren verändert?

Im Schatten
Traditionell wurde das Ausgabenmanagement als eine Backoffice-Aktivität betrachtet – eine Methode, um die Kosten für Waren und Dienstleistungen, die zur Unterstützung des Geschäftsbetriebs benötigt werden, sowie die Prozesse ihrer Bezahlung zu senken.

Manche Einkaufs- und Zahlungsprozesse waren so ineffizient, dass man zunächst auf punktbasierte Lösungen setzte, um diese offensichtlichen Einsparmöglichkeiten zu nutzen und kurzfristige Einsparungen zu erzielen. Doch der Nutzen war äußerst begrenzt, und die Lösungen schafften es nicht, in Grauzonen vorzudringen, technische und informationelle Hürden zu überwinden und das Verhalten von Käufern und Lieferanten grundlegend zu verändern. Und so blieb das Ausgabenmanagement weiterhin weitgehend ungenutzt.

Allerdings haben fünf entscheidende Faktoren dazu geführt, dass das Ausgabenmanagement so stark an Bedeutung gewonnen hat, dass es heute oft im Mittelpunkt strategischer Debatten über Effizienz steht.

Lassen Sie uns diese mächtigen Kräfte genauer betrachten:

#1: Neue Werkzeuge
Ausgabenmanagement ist mehr als nur Technologie. Best-Practice-Expertise und bewährte Prozesse sind unerlässlich. Doch die Tools für Manager, Einkäufer und Lieferanten haben sich hinsichtlich Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit enorm weiterentwickelt. Diese Tools verkörpern zudem den Ansatz der grenzenlosen Integration – das heißt, Ausgabenmanagement kann umfassender und tiefgreifender als je zuvor sein und Systeme und Entscheidungsprozesse auf neue Weise miteinander verknüpfen.

Diese Tools erleichtern den Alltag, was stets gut ankommt – und die Akzeptanz bei den Nutzern beschleunigt, was traditionell ein Hindernis darstellte. Gleichzeitig eröffnen die Transparenz und die detaillierten Einblicke in die Kaufgewohnheiten eines Unternehmens neue Möglichkeiten für größere Einsparungen und mehr Effizienz – und das ist wirklich beeindruckend.

#2: Automatisierung
Dieser spezielle Aspekt der Technologie sollte nicht unterschätzt werden. Zahlreiche manuelle, monotone, sich oft wiederholende und fehleranfällige Tätigkeiten lassen sich problemlos ersetzen. Dadurch werden Verschwendung im Betrieb beseitigt und Zeit, Geld und Fachkräfte – nahezu sofort – freigesetzt. Die Auswirkungen wirken sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Die Mitarbeiter können sich wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen, was sich positiv auf die Mitarbeitermotivation auswirkt.

Doch es gibt noch etwas anderes, das man genau beobachten sollte: die rasante Entwicklung künstlicher Intelligenz. Neue Technologien werden nicht mehr nur Käufe verarbeiten und darüber berichten, sondern auf Basis von Echtzeitdaten, Trends und anderen Faktoren automatisch analysieren, Vorhersagen treffen und Entscheidungen für uns treffen.

#3: Cloud und Mobilität
Moderne Unternehmen sind agil und flexibel und arbeiten rund um die Uhr. Dank der allgegenwärtigen Nutzung von Cloud- und mobilen Lösungen können Käufer von überall aus Bestellungen aufgeben, Manager Einkäufe mobil genehmigen und Lieferanten problemlos interagieren, ihre Profile ändern und den Zahlungsstatus überprüfen.

Die neuesten Einkaufstools bieten jedoch kein statisches Einkaufserlebnis wie im klassischen Katalog. Es ist zu erwarten, dass neue Anbieter, darunter große Online-Shops, in den B2B-Bereich einsteigen, die Auswahl deutlich vergrößern und den Wettbewerb erheblich verschärfen werden. Das bedeutet bessere Angebote – verfügbar in der Cloud.

#4: Rasante Expansion der globalen Märkte
Unternehmen arbeiten heute mit immer vielfältigeren Lieferanten und Partnern zusammen – von lokalen Firmen bis hin zu globalen IT-Konzernen. Verschiedene Sprachen, Währungen und Steuersysteme spielen eine Rolle und erfordern Lösungen, die jede Art von Transaktion überall abwickeln und deren Schritte in einer vernetzten Welt lückenlos nachverfolgen können.

#5: Stärkere Einhaltung und Regulierung
Ausgabenmanagement kann bei einer Vielzahl wichtiger Probleme helfen, indem es die notwendigen Einblicke liefert – von der Betrugsprävention über die Vermeidung unkontrollierter Ausgaben und Verschwendung bis hin zur Sicherstellung des optimalen Nutzens aus jedem Vertrag. Mit den heutigen Tools gibt es eine klare und transparente Nachverfolgung, und viele wichtige Richtlinien können automatisch durchgesetzt werden.

Richtiger Ort, richtige Zeit
Man könnte sagen, die Visionäre hinter dem Ausgabenmanagement haben genau erkannt, wohin die Geschäftswelt sich seit Jahren entwickelt – und die richtigen Weichen gestellt. Alternativ könnte man argumentieren, dass das Ausgabenmanagement einfach nur zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der Wirtschaftsgeschichte ist. Wie dem auch sei, es ist an der Zeit, Ihre Strategie anzupassen, Ihre Abläufe zu optimieren und die Chancen zu nutzen.

Verschwenden Sie keine Zeit, kein Geld und keine Talente, um eine schnellere, schlankere und intelligentere Organisation zu werden und in der neuen digitalen Wirtschaft erfolgreich zu sein.

Doch wir kratzen womöglich erst an der Oberfläche dessen, was möglich ist. Einige Branchenvordenker glauben, dass sich das Ausgabenmanagement zu etwas viel Größerem entwickeln könnte – zu Transaktionsplattformen, über die Unternehmen alle Arten von Geschäftsaktivitäten abwickeln.