Cinq facteurs accélèrent l'adoption de la gestion des dépenses

Cet article d'expert date de 2018 et son contenu n'est peut-être plus aussi pertinent qu'auparavant. Veuillez consulter notre page d'articles d'experts pour prendre connaissance des discussions les plus récentes.

Pourquoi la gestion des dépenses occupe-t-elle une place si importante dans les priorités des conseils d'administration des entreprises performantes ? En y regardant de plus près, on constate que cinq facteurs essentiels convergent.

Aujourd'hui, tout responsable financier ou des achats soucieux de l'avenir est soit parfaitement au fait de la gestion des dépenses, soit s'efforce activement d'en apprendre davantage. Des statistiques sectorielles indépendantes indiquent que le retour sur investissement des initiatives de gestion des dépenses bien mises en œuvre peut dépasser dix fois l'investissement initial. De plus, il n'est pas nécessaire d'attendre des années : les bénéfices peuvent se faire sentir en quelques mois seulement.

Mais pourquoi est-ce le moment d'adopter la gestion des dépenses à un niveau stratégique si vous ne l'avez pas fait auparavant ? Qu'est-ce qui a convaincu tant d'organisations de s'engager dans cette voie ? Et pourquoi la situation est-elle différente d'il y a quelques années ?

Parmi les ombres
Traditionnellement, la gestion des dépenses est considérée comme une activité de back-office, un moyen de réduire les coûts liés au prix des biens et services nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, ainsi qu'aux processus de paiement associés.

Certaines activités d'achat et de paiement étaient si inefficaces que des solutions « à points » ont été mises en place pour cibler les gains les plus faciles et générer des économies immédiates. Cependant, les avantages se sont avérés extrêmement limités et ces solutions n'ont pas permis d'explorer les zones grises, de combler les fossés techniques et informationnels, ni de transformer les comportements des acheteurs et des fournisseurs. C'est ainsi que la gestion des dépenses est restée… dans l'ombre.

Cependant, cinq facteurs critiques ont propulsé la gestion des dépenses au point qu'elle occupe désormais souvent une place centrale dans tout débat stratégique sur l'efficacité.

Examinons ces puissantes forces à l'œuvre :

#1 : Nouveaux outils
La gestion des dépenses ne se résume pas à la technologie. L'expertise et les processus de pointe sont essentiels. Cependant, les outils à la disposition des gestionnaires, des acheteurs et des fournisseurs ont considérablement évolué en termes de puissance et de simplicité. Ces outils incarnent également une philosophie d'« intégration sans frontières », ce qui signifie que la gestion des dépenses peut être plus vaste et plus approfondie que jamais, en connectant les systèmes et la prise de décision de manière inédite.

Ces outils simplifient la vie des utilisateurs, ce qui est toujours apprécié, et accélère leur adoption, un point qui a longtemps constitué un obstacle. Parallèlement, la visibilité et la richesse des informations sur les tendances d'achat d'une organisation offrent de nouvelles perspectives d'économies et d'efficacité accrues ; c'est tout simplement stupéfiant.

#2 : Automatisation
Il ne faut pas sous-estimer cet aspect particulier de la technologie. De vastes pans d'activités manuelles, fastidieuses, répétitives et sujettes aux erreurs peuvent être facilement automatisés. Cela permet de réduire les gaspillages opérationnels et de libérer du temps, de l'argent et des talents, quasiment instantanément. L'impact se répercute directement sur les résultats. Le personnel peut ainsi se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, ce qui est également excellent pour le moral des troupes.

Mais il y a un autre aspect à surveiller de près : l’intelligence artificielle en plein essor. Il ne s’agira plus seulement de traiter et de rendre compte des achats ; les nouvelles technologies analyseront, prédiront et prendront des décisions automatiquement à notre place, en se basant sur des données en temps réel, les tendances et d’autres facteurs.

#3 : Cloud et mobilité
Les entreprises d'aujourd'hui sont agiles et flexibles, fonctionnant 24 h/24 et 7 j/7. Grâce au cloud et à la mobilité désormais omniprésents, les acheteurs peuvent passer commande de n'importe où, les responsables peuvent approuver les achats en déplacement et les fournisseurs peuvent interagir, modifier leurs profils et consulter facilement l'état de leurs paiements.

Mais les outils d'achat les plus récents n'offrent pas une expérience « plate » basée sur une approche de catalogue traditionnelle. Il faut s'attendre à l'arrivée de nouveaux acteurs, comme les grandes plateformes de vente en ligne, sur le marché B2B, ce qui élargira l'offre et intensifiera considérablement la concurrence. Cela se traduira par des offres plus avantageuses… disponibles dans le cloud.

#4 : Expansion rapide des marchés mondiaux
Les organisations doivent désormais collaborer avec des fournisseurs et des partenaires de plus en plus diversifiés, allant des entreprises locales aux multinationales du secteur informatique. La multiplicité des langues, des devises et des régimes fiscaux exige des solutions capables de gérer tout type de transaction, partout dans le monde, et d'en suivre chaque étape dans un contexte mondial connecté.

#5 : Renforcement de la conformité et de la réglementation
La gestion des dépenses permet de résoudre de nombreux problèmes clés en fournissant les informations nécessaires : prévention de la fraude, limitation des dépenses non conformes et du gaspillage, et optimisation des coûts pour chaque contrat. Grâce aux outils actuels, il existe une piste d'audit claire et transparente, et de nombreuses politiques essentielles peuvent être appliquées automatiquement.

Au bon endroit, au bon moment
On pourrait dire que les visionnaires à l'origine de la gestion des dépenses ont su anticiper l'évolution du monde des affaires depuis des années et poser les bases nécessaires. On pourrait aussi avancer que la gestion des dépenses arrive simplement au bon endroit au bon moment dans l'histoire économique. Quoi qu'il en soit, il est temps d'adapter votre stratégie, d'optimiser vos opérations et d'en tirer profit.

Éliminez le gaspillage de temps, d'argent et de talents pour devenir une organisation plus rapide, plus agile et plus intelligente, et prospérer dans la nouvelle économie numérique.

Mais nous n'avons peut-être encore qu'effleuré le potentiel de la gestion des dépenses. Certains esprits libres du secteur estiment qu'elle pourrait se transformer en quelque chose de bien plus vaste : des plateformes transactionnelles permettant aux entreprises de mener toutes sortes d'activités commerciales.