Dit expertartikel is geschreven in 2018 en de boodschap en inhoud ervan zijn mogelijk niet meer zo relevant als toen. Raadpleeg onze pagina met expertartikelen voor de meest recente discussies.
Waarom staat spendmanagement zo snel hoog op de agenda van succesvolle organisaties? Kijk goed en je ziet vijf cruciale factoren die tegelijkertijd samenkomen.Inmiddels is elke vooruitziende manager op het gebied van financiën of inkoop zich ofwel zeer bewust van spendmanagement, ofwel is hij of zij druk bezig om er meer over te weten te komen. Onafhankelijke branchestatistieken tonen aan dat het rendement van goed geïmplementeerde spendmanagementinitiatieven meer dan tien keer de investering kan bedragen. Bovendien hoeft u niet jaren te wachten – de voordelen kunnen al binnen enkele maanden merkbaar zijn.
Maar waarom is 'nu' hét moment om uitgavenbeheer op strategisch niveau te implementeren als je dat voorheen niet deed? Wat heeft zoveel organisaties overtuigd om deze weg in te slaan? En waarom is de situatie anders dan een paar jaar geleden?
Tussen de schaduwen
Traditioneel werd spendmanagement gezien als een backoffice-activiteit: een manier om de kosten te drukken van goederen en diensten die nodig zijn om de bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, en de bijbehorende betalingsprocessen.
Sommige inkoop- en betalingsprocessen waren zo inefficiënt dat er 'puntgebaseerde' oplossingen werden gebruikt om deze gemakkelijk te behalen besparingen aan te pakken. De voordelen waren echter zeer beperkt en de oplossingen slaagden er niet in om de grijze gebieden te bereiken, technische en informatiekloven te overbruggen en het gedrag van kopers en leveranciers te veranderen. En dat is waar spendmanagement in de schaduw bleef.
Vijf cruciale factoren hebben er echter voor gezorgd dat spendmanagement nu een centrale rol speelt in strategische discussies over efficiëntie.
Laten we deze krachtige krachten eens nader bekijken:
#1: Nieuwe tools
Uitgavenbeheer draait niet alleen om technologie. Expertise en processen volgens de beste praktijken zijn essentieel. Maar de tools die managers, inkopers en leveranciers ter beschikking staan, zijn enorm geëvolueerd, zowel qua mogelijkheden als qua gebruiksgemak. Deze tools belichamen ook een 'integratie zonder grenzen'-ethos – dat betekent dat uitgavenbeheer breder en dieper kan gaan dan ooit tevoren, waardoor systemen en besluitvorming op nieuwe manieren met elkaar verbonden worden.
Deze tools maken het leven van mensen gemakkelijker, wat altijd populair is, en dit versnelt de acceptatie door gebruikers, wat traditioneel een struikelblok was. Tegelijkertijd biedt het inzicht in en de gedetailleerde informatie over de koopgewoonten van een organisatie nieuwe mogelijkheden voor grotere besparingen en efficiëntie – en dat is adembenemend.
#2: Automatisering
Dit specifieke aspect van technologie mag niet worden onderschat. Grote delen van handmatige, alledaagse, vaak herhaalde en foutgevoelige activiteiten kunnen eenvoudig worden vervangen. Dit elimineert operationele verspilling en maakt tijd, geld en talent vrij – vrijwel direct. De impact is direct merkbaar in de bedrijfsresultaten. Medewerkers kunnen zich richten op activiteiten met meer toegevoegde waarde, wat ook nog eens goed is voor het moreel.
Maar er is nog iets anders om nauwlettend in de gaten te houden... snel ontwikkelende intelligentie. Nieuwe technologieën zullen niet langer alleen aankopen verwerken en rapporteren, maar automatisch analyses uitvoeren, voorspellingen doen en beslissingen voor ons nemen op basis van realtime data, trends en andere factoren.
#3: Cloud en mobiliteit
Hedendaagse bedrijven zijn wendbaar en flexibel en opereren 24/7. Dankzij de alomtegenwoordigheid van cloudtechnologie en mobiliteit kunnen kopers overal bestellingen plaatsen, managers aankopen onderweg goedkeuren en leveranciers eenvoudig communiceren, hun profielen wijzigen en de betalingsstatus controleren.
Maar de nieuwste aankooptools bieden geen 'platte' ervaring gebaseerd op een traditionele catalogusaanpak. Verwacht dat nieuwe spelers, zoals grote webwinkels, de B2B-markt zullen betreden, waardoor de keuze groter wordt en de concurrentie aanzienlijk toeneemt. Dat betekent betere deals... beschikbaar in de cloud.
#4: Snelle expansie van wereldwijde markten
Organisaties hebben tegenwoordig te maken met een steeds diverser scala aan leveranciers en partners, van lokale bedrijven tot wereldwijde IT-ondernemingen. Meerdere talen, valuta's en belastingstelsels spelen een rol, waardoor oplossingen nodig zijn die elke transactie, waar ook ter wereld, aankunnen en elke beweging ervan kunnen volgen in een verbonden wereld.
#5: Betere naleving en regelgeving
Uitgavenbeheer kan helpen bij een reeks belangrijke kwesties door het nodige inzicht te verschaffen, van het aanpakken van fraudepreventie tot het vermijden van ongecontroleerde uitgaven en verspilling, en het garanderen van de beste waarde uit elk contract. Met de huidige tools is er een duidelijk en transparant controletraject en kunnen veel belangrijke beleidsregels automatisch worden afgedwongen.
Op de juiste plek, op het juiste moment
Je zou kunnen zeggen dat de visionairs achter spendmanagement al jaren precies zagen waar de zakenwereld naartoe ging en de juiste bouwstenen hebben gelegd. Of je zou kunnen stellen dat spendmanagement toevallig op het juiste moment in de economische geschiedenis op de juiste plaats is. Hoe dan ook, het is tijd om je strategie aan te passen, je processen te optimaliseren en de voordelen te benutten.
Elimineer verspilde tijd, geld en talent om een snellere, efficiëntere en slimmere organisatie te worden en te floreren in de nieuwe digitale economie.
Maar we staan misschien nog maar aan het begin van wat mogelijk is. Sommige vernieuwende denkers in de sector denken dat spendmanagement zich kan ontwikkelen tot iets veel groters: transactieplatformen waarmee bedrijven allerlei commerciële activiteiten uitvoeren.