Fragen und Antworten zum Thema Beschaffungs-Business-Case mit Jenny Draper

Wir haben uns kürzlich mit Jenny Draper, General Manager für Europa bei Spend Matters Technology, unterhalten , um mit ihr über die Erstellung eines Business Case für Investitionen in Beschaffungstechnologie in Ihrem Unternehmen zu sprechen. Jenny hat freundlicherweise einige unserer Fragen beantwortet:

Was ist Ihr bester Tipp für alle, die in ihrer Organisation zum Katalysator für Veränderungen werden möchten, falls sie dies selbst noch nie getan haben?
Glauben Sie nicht, dass Sie CPO sein müssen, um Veränderungen anzustoßen. Das ist ein weit verbreiteter Irrtum, denn es sind gerade die Menschen, die im Arbeitsalltag mit den Problemen konfrontiert sind, die Technologie löst. Um also Veränderungen anzustoßen, müssen Sie zunächst Ihre eigenen Probleme aufzeigen, die Probleme Ihrer aktuellen Arbeitsweise und deren Auswirkungen verdeutlichen. Analysieren Sie anschließend, wie sich Ihre Rolle und die Ihrer Kollegen verbessern lassen.

Ich glaube, dass Veränderungen von Menschen angestoßen werden, die sich vorbereitet haben, ihr Problem verstehen und – bis zu einem gewissen Grad – auch die Lösungsansätze kennen. Für mich ist ein Katalysator für Veränderung jemand, der mutig genug ist, dies zu planen, zu dokumentieren und das Thema mit einem breiteren Kreis innerhalb seines Unternehmens zu diskutieren. Und noch einmal: Diese Veränderung muss von unten kommen, nicht von oben verordnet werden.

Welchen Rat würden Sie geben, um Widerstände gegen Veränderungen innerhalb einer Organisation zu überwinden?
Hausaufgaben. Wie soll man in irgendeiner Situation, ob beruflich oder privat, argumentieren, ohne sich vorzubereiten? Recherchieren Sie gründlich und präsentieren Sie Ihrem Unternehmen ein überzeugendes Argument. Wenn Sie dabei auch die Vorteile für das gesamte Unternehmen – nicht nur für Ihre eigene Rolle, sondern für alle – hervorheben, steigen Ihre Erfolgschancen deutlich. Führen Sie solche Gespräche zunächst informell, aber entscheidend ist es, sie schriftlich festzuhalten und die richtigen Personen einzubeziehen. Gewinnen Sie die Unterstützung des Führungsteams. Sie müssen überzeugend sein, und das gelingt nur mit Fakten, Fachwissen und fundierter Recherche – schauen Sie sich vergleichbare Unternehmen an, die Ähnliches umgesetzt haben. Es geht also darum, den eigenen Horizont zu verlassen, sich umzusehen und die gewonnenen Erkenntnisse in Ihr Unternehmen einzubringen.

Haben Sie Tipps für die interne Einführung von Ausgabenmanagement-Technologie?
Dies ist wahrscheinlich einer der Bereiche, in denen Technologie in Unternehmen am häufigsten scheitert. Eine erfolgreiche Einführung ist nur mit Planung und Vorbereitung möglich. Beziehen Sie die Betroffenen frühzeitig in die Diskussion um den Business Case ein – Ihr Team, Stakeholder, die Community – und geben Sie ihnen das Gefühl, selbst betroffen zu sein. Machen Sie die Einführung zu einem Teil ihres Prozesses. Nicht jeder wird Veränderungen oder eine bestimmte Technologie nutzen wollen, aber wenn Sie „Lösungsbotschafter“ einbinden, die die Argumente für die Lösung überzeugend darlegen, erhöhen Sie die Chancen auf eine erfolgreiche Einführung deutlich.

Betonen Sie die verbesserte Benutzererfahrung. Heben Sie hervor, dass es sich um Software handelt, die ihnen bestens vertraut ist – wie beispielsweise die „Amazon Experience“. Die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben verschwimmen zunehmend, insbesondere in Zeiten, in denen unsere Wohnungen gleichzeitig unser Büro sind. Daher sollte es nicht nötig sein, zwischen privater und beruflicher Nutzung zu wechseln. Es geht also darum, die Nutzer von Anfang an einzubinden, ihnen das Gefühl zu geben, gehört zu werden, und eine positive Benutzererfahrung zu gewährleisten.

Lesen Sie Jennys vollständigen Vortrag – Die Erstellung eines Business Case für Investitionen in Beschaffungstechnologie in Ihrem Unternehmen.