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Erstellung eines Business Case für Investitionen in Beschaffungstechnologie in Ihrem Unternehmen
Erstellung eines Business Case für Investitionen in Beschaffungstechnologie in Ihrem Unternehmen
Wir haben uns mit Jenny Draper, General Manager für Europa bei Spend Matters Technology, über ein Thema unterhalten, das viele beschäftigt – wo man anfangen und wie man sein Unternehmen für Beschaffungstechnologie gewinnen kann.
In einer von Efficio durchgeführten Umfrage gaben 63 % der Einkaufsleiter zu, ihren Einkaufsansatz aufgrund neuer Technologien grundlegend überdacht zu haben. 78 % von ihnen waren sogar der Meinung, dass dies eine Priorität für die Geschäftsleitung sein sollte. Das mag zwar nicht neu sein, unterstreicht aber, warum Technologie Priorität haben sollte.
Dieselbe Umfrage ergab, dass 82 % der Unternehmen es vorziehen, bestehende Technologien besser zu nutzen, bevor sie in neue investieren. Dies zeigt, dass viele Unternehmen die Vorteile dieser Technologien nicht voll ausschöpfen und legt daher nahe, dass Unternehmen jede Technologieinvestition sorgfältig prüfen müssen. Aus diesem Grund ist ein Business Case so wichtig.
Die erforderlichen Ergebnisse
Der erste Schritt besteht darin, Ihre aktuelle Technologie zu überprüfen und festzustellen, ob sie die gewünschten Ergebnisse tatsächlich liefert. Fragen Sie sich: Ist Ihre Technologie veraltet, unzuverlässig und ungeeignet für den Zweck? Oder liegt es vielmehr an Ihren Prozessen? In der Regel ist es eine Mischung aus beidem – das Team benötigt andere Prozesse, um effizienter zu arbeiten. Fragen Sie sich außerdem: Kann neue Technologie dieses Problem lösen? Jeder glaubt, Daten zu benötigen, aber sie müssen aus den richtigen Gründen erhoben werden. Geht es beispielsweise um Reporting, um die Kosten für unkontrollierte Ausgaben oder Offline-Prozesse zu reduzieren? Geht es darum, zu ermitteln, an wen Sie Ihr Geld ausgeben? Noch heute kennen viele Unternehmen ihre Lieferantenbasis nicht und geben daher viel Geld außerhalb vertraglicher Vereinbarungen aus. Es ist entscheidend, das Problem zu verstehen, bevor man versucht, es zu lösen.
Alte vs. neue Technologie
Als Nächstes sollten Sie Ihren Ist-Zustand dem Soll-Zustand gegenüberstellen: Wie soll Ihre Einkaufsabteilung in 12 Monaten, in 24 Monaten aussehen? Dies richtet sich nicht nur an Einkaufsleiter, sondern auch an Category Manager und das Führungsteam . Analysieren Sie die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen auf die Stakeholder. Dadurch erkennen Sie, wo sich die Vorteile alter und neuer Technologien ergeben.
Wird Technologie Ihre Arbeitsweise verändern, und wollen Sie das? Selbst kleine Investitionen in neue Technologien werden Ihre heutige Arbeitsweise positiv beeinflussen. Doch geht es nur um Prozessveränderungen oder auch um Veränderungen im Team? Ist Ihr Team bereit für den Wandel? Es geht nicht nur um Technologie, sondern auch um die Menschen. Verstehen Sie daher Ihr Team, seine Dynamik und stellen Sie sicher, dass alle an einem Strang ziehen.
Prozess- oder technologiegetrieben?
Wie bereits erwähnt, müssen Sie alle Prozesse berücksichtigen, die angepasst werden müssen, um Technologieinvestitionen optimal zu nutzen. Oftmals treibt die Technologie den Prozesswandel voran, und nicht umgekehrt. Analysieren Sie daher die zukünftigen Auswirkungen und bestimmen Sie Ihren aktuellen Reifegrad – sei es in den Bereichen Analytik, Einkauf, Beschaffung, Vertragsmanagement, Lieferantenbeziehungsmanagement usw. Es ist wichtig, die Dinge nicht unnötig zu verkomplizieren. Befinden Sie sich auf einer niedrigeren Reifestufe – beispielsweise, weil Sie in der Vergangenheit nicht stark in Technologie investiert haben oder bereits seit einigen Jahren eine geeignete Lösung im Einsatz ist –, versuchen Sie nicht, das andere Ende des Spektrums mit einer hochkomplexen Lösung zu erreichen, wenn Sie noch nicht bereit dafür sind. Ermitteln Sie Ihren aktuellen Stand im Reifegradzyklus und passen Sie Ihre Strategie entsprechend an.
Blicken Sie in die Zukunft
Berücksichtigen Sie die Zukunft und richten Sie Ihre Entscheidungen an der Unternehmensstrategie aus. Überlegen Sie, wohin sich das Unternehmen entwickelt, welche Strategie Ihr Unternehmen verfolgt, ob Fusionen oder Übernahmen anstehen usw. Dies hilft Ihnen zu entscheiden, ob sich größere Investitionen lohnen. Prüfen Sie die Unternehmensvision und stellen Sie sicher, dass sie mit dieser übereinstimmt. Entwickeln Sie einen Fahrplan, um sicherzustellen, dass Ihre Technologie-Kaufentscheidungen langfristigen Wert schaffen und sich nicht in zwei Jahren als Geld- und Zeitverschwendung erweisen. Investieren Sie nicht viel Zeit in die Implementierung von Technologien, die in wenigen Jahren bereits veraltet sein könnten.
In einer von Efficio durchgeführten Umfrage gaben 63 % der Einkaufsleiter zu, ihren Einkaufsansatz aufgrund neuer Technologien grundlegend überdacht zu haben. 78 % von ihnen waren sogar der Meinung, dass dies eine Priorität für die Geschäftsleitung sein sollte. Das mag zwar nicht neu sein, unterstreicht aber, warum Technologie Priorität haben sollte.
Dieselbe Umfrage ergab, dass 82 % der Unternehmen es vorziehen, bestehende Technologien besser zu nutzen, bevor sie in neue investieren. Dies zeigt, dass viele Unternehmen die Vorteile dieser Technologien nicht voll ausschöpfen und legt daher nahe, dass Unternehmen jede Technologieinvestition sorgfältig prüfen müssen. Aus diesem Grund ist ein Business Case so wichtig.
Die erforderlichen Ergebnisse
Der erste Schritt besteht darin, Ihre aktuelle Technologie zu überprüfen und festzustellen, ob sie die gewünschten Ergebnisse tatsächlich liefert. Fragen Sie sich: Ist Ihre Technologie veraltet, unzuverlässig und ungeeignet für den Zweck? Oder liegt es vielmehr an Ihren Prozessen? In der Regel ist es eine Mischung aus beidem – das Team benötigt andere Prozesse, um effizienter zu arbeiten. Fragen Sie sich außerdem: Kann neue Technologie dieses Problem lösen? Jeder glaubt, Daten zu benötigen, aber sie müssen aus den richtigen Gründen erhoben werden. Geht es beispielsweise um Reporting, um die Kosten für unkontrollierte Ausgaben oder Offline-Prozesse zu reduzieren? Geht es darum, zu ermitteln, an wen Sie Ihr Geld ausgeben? Noch heute kennen viele Unternehmen ihre Lieferantenbasis nicht und geben daher viel Geld außerhalb vertraglicher Vereinbarungen aus. Es ist entscheidend, das Problem zu verstehen, bevor man versucht, es zu lösen.
Alte vs. neue Technologie
Als Nächstes sollten Sie Ihren Ist-Zustand dem Soll-Zustand gegenüberstellen: Wie soll Ihre Einkaufsabteilung in 12 Monaten, in 24 Monaten aussehen? Dies richtet sich nicht nur an Einkaufsleiter, sondern auch an Category Manager und das Führungsteam . Analysieren Sie die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen auf die Stakeholder. Dadurch erkennen Sie, wo sich die Vorteile alter und neuer Technologien ergeben.
Wird Technologie Ihre Arbeitsweise verändern, und wollen Sie das? Selbst kleine Investitionen in neue Technologien werden Ihre heutige Arbeitsweise positiv beeinflussen. Doch geht es nur um Prozessveränderungen oder auch um Veränderungen im Team? Ist Ihr Team bereit für den Wandel? Es geht nicht nur um Technologie, sondern auch um die Menschen. Verstehen Sie daher Ihr Team, seine Dynamik und stellen Sie sicher, dass alle an einem Strang ziehen.
Prozess- oder technologiegetrieben?
Wie bereits erwähnt, müssen Sie alle Prozesse berücksichtigen, die angepasst werden müssen, um Technologieinvestitionen optimal zu nutzen. Oftmals treibt die Technologie den Prozesswandel voran, und nicht umgekehrt. Analysieren Sie daher die zukünftigen Auswirkungen und bestimmen Sie Ihren aktuellen Reifegrad – sei es in den Bereichen Analytik, Einkauf, Beschaffung, Vertragsmanagement, Lieferantenbeziehungsmanagement usw. Es ist wichtig, die Dinge nicht unnötig zu verkomplizieren. Befinden Sie sich auf einer niedrigeren Reifestufe – beispielsweise, weil Sie in der Vergangenheit nicht stark in Technologie investiert haben oder bereits seit einigen Jahren eine geeignete Lösung im Einsatz ist –, versuchen Sie nicht, das andere Ende des Spektrums mit einer hochkomplexen Lösung zu erreichen, wenn Sie noch nicht bereit dafür sind. Ermitteln Sie Ihren aktuellen Stand im Reifegradzyklus und passen Sie Ihre Strategie entsprechend an.
Blicken Sie in die Zukunft
Berücksichtigen Sie die Zukunft und richten Sie Ihre Entscheidungen an der Unternehmensstrategie aus. Überlegen Sie, wohin sich das Unternehmen entwickelt, welche Strategie Ihr Unternehmen verfolgt, ob Fusionen oder Übernahmen anstehen usw. Dies hilft Ihnen zu entscheiden, ob sich größere Investitionen lohnen. Prüfen Sie die Unternehmensvision und stellen Sie sicher, dass sie mit dieser übereinstimmt. Entwickeln Sie einen Fahrplan, um sicherzustellen, dass Ihre Technologie-Kaufentscheidungen langfristigen Wert schaffen und sich nicht in zwei Jahren als Geld- und Zeitverschwendung erweisen. Investieren Sie nicht viel Zeit in die Implementierung von Technologien, die in wenigen Jahren bereits veraltet sein könnten.
Die geschäftliche Zustimmung
Sobald Sie mit Ihrem Fahrplan zufrieden sind, benötigen Sie Investitionen; Sie müssen dem Führungsteam Ihre Argumente darlegen. Es gibt einige taktische Schritte, um diesen Business Case zu erstellen:
- Setzen Sie es tatsächlich um – egal ob Sie CPO oder Category Manager sind, es bringt nichts, nur darüber zu reden; dokumentieren Sie alles, was Sie denken, Ihre Probleme, wonach Sie suchen.
- Fügen Sie eine Managementzusammenfassung hinzu, da diese einem Vorstand vorgelegt wird, der über eine Investition in die Technologie entscheiden muss.
- Fügen Sie relevante Details hinzu – wie hoch ist die Kapitalrendite? Nicht nur finanzielle, sondern auch Effizienzgewinne, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Risikomanagement usw.
- Geben Sie einen Überblick über die Vorteile der vorgeschlagenen Lösung(en) und heben Sie die geschäftlichen Vorteile jeder Lösung hervor.
- Beschreiben Sie, was passieren würde, wenn die Investition nicht getätigt würde – welche Auswirkungen hätte dies auf die Organisation und den Markt? Würden Sie beispielsweise Lieferanten verlieren? Würden Mitarbeiter aufgrund komplexer, veralteter Prozesse und Systeme kündigen?
- Ziehen Sie eine Stakeholder-Analyse und eine Bedarfsanalyse in Betracht – gehen Sie dabei nicht isoliert vor, sondern betrachten Sie das gesamte Geschäft mit der neuen Technologie sowie die Auswirkungen einer Nichtinvestition auf den Rest des Unternehmens.
Es ist unerlässlich, Ihre Technologielandschaft zu verstehen. Beginnen Sie diesen Prozess möglichst 18 Monate vor jeder Auswahl. Tauschen Sie sich mit Fachkreisen, Einkaufsfachleuten, Branchenkollegen und Beratungsunternehmen aus. Sprechen Sie mit Technologieanbietern wie Proactis – sie möchten Ihnen bei der Problemlösung helfen und sicherstellen, dass Sie die richtige Investitionsentscheidung treffen. Oft kennen sie ihre eigene Landschaft auch deutlich besser als wir als Einkäufer. Gehen Sie auf sie zu und schildern Sie Ihre Herausforderungen – gestalten Sie die Zusammenarbeit partnerschaftlich. Das wird Ihnen und Ihrem Unternehmen den richtigen Weg weisen.
Laden Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung herunter, um den Business Case für die Einführung von P2P in Ihrem Unternehmen zu erstellen.