We spraken met Jenny Draper, algemeen directeur voor Europa bij Spend Matters Technology, over een actueel onderwerp voor velen: waar te beginnen en hoe uw organisatie inkooptechnologie kan implementeren.
Uit een onderzoek van Efficio blijkt dat 63% van de inkoopmanagers hun inkoopaanpak volledig heeft herzien als gevolg van nieuwe technologieën. 78% van hen vond zelfs dat dit een prioriteit op directieniveau zou moeten zijn. Dit is misschien geen nieuw gegeven, maar het benadrukt wel waarom technologie een prioriteit zou moeten zijn.
Uit hetzelfde onderzoek bleek dat 82% van de organisaties liever eerst bestaande technologieën beter benut voordat ze in nieuwe investeren. Dit laat zien dat veel organisaties niet alle voordelen van die technologieën benutten en suggereert dat organisaties investeringen in technologie grondig moeten onderbouwen. Daarom is een businesscase zo belangrijk.
De vereiste resultaten
De eerste stap is om te kijken naar je huidige technologie en of deze daadwerkelijk de gewenste resultaten oplevert. Vraag jezelf af: is je technologie verouderd, onbetrouwbaar en niet geschikt voor het doel, of ligt het probleem misschien bij je processen? Over het algemeen zien we een combinatie van beide – het team heeft andere processen nodig om efficiënter te werken. Vraag jezelf ook af: kan nieuwe technologie dit probleem oplossen? Iedereen denkt data nodig te hebben, maar het moet wel om de juiste redenen zijn. Bijvoorbeeld: is het voor rapportages, om onnodige uitgaven of offline processen te verminderen? Of om te achterhalen aan wie je je geld uitgeeft? Zelfs vandaag de dag kennen veel organisaties hun leveranciersbasis niet en geven ze daardoor veel geld uit buiten contract. Het is essentieel om het probleem te begrijpen voordat je het probeert op te lossen.
Oude versus nieuwe technologie
Probeer vervolgens uw huidige situatie te vergelijken met uw gewenste situatie; hoe wilt u dat uw inkoopfunctie er over 12 maanden uitziet, en over 24 maanden? Dit is niet alleen bedoeld voor CPO's, maar ook voor categoriemanagers en het managementteam . Breng de impact van uw plannen op de stakeholders in kaart. Als u dit in kaart brengt, zult u al snel zien waar de voordelen van zowel oude als nieuwe technologie vandaan kunnen komen.
Zal technologie uw manier van werken veranderen, en wilt u dat wel? Als u investeert, zelfs als het maar een kleine technologische toevoeging is, zal het een verschil maken in hoe u nu werkt. Maar gaat het alleen om een procesverandering, of ook om een teamverandering? Is uw team klaar voor verandering? Het gaat niet alleen om technologie, maar ook om mensen; dus begrijp het team, begrijp de dynamiek en zorg ervoor dat iedereen dezelfde kant op kan werken.
Proces- of technologiegedreven?
Zoals aangegeven, moet u alle processen overwegen die moeten veranderen om het maximale uit uw technologische investeringen te halen. Vaak zult u merken dat technologie een procesverandering teweegbrengt, in plaats van andersom. Kijk dus naar de mogelijke gevolgen voor de toekomst en bepaal uw huidige volwassenheidsniveau, of het nu gaat om analyses, inkoop tot betaling, sourcing, contractbeheer, leveranciersrelatiebeheer, enzovoort. Het is cruciaal om de zaken niet te ingewikkeld te maken. Als u zich nog in een vroeg stadium van de volwassenheidscyclus bevindt – dat wil zeggen, als u in het verleden niet veel in technologie hebt geïnvesteerd of als u al een aantal jaren een oplossing hebt die naar behoren functioneert – probeer dan niet meteen een zeer complexe oplossing te kiezen als u daar nog niet klaar voor bent. Begrijp waar u zich bevindt in de volwassenheidscyclus en stem uw strategie daarop af.
Kijk naar de toekomst.
Houd rekening met de toekomst en stem uw plannen af op de bedrijfsstrategie. Denk na over de toekomstige richting van het bedrijf, de strategie van uw organisatie, mogelijke fusies of overnames, enzovoort. Dit helpt bij de beslissing of een grote investering de moeite waard is. Bekijk de visie van het bedrijf en zorg voor overeenstemming. Ontwikkel een roadmap om ervoor te zorgen dat uw technologische aankopen op de lange termijn waarde opleveren en niet na twee jaar een verspilling van geld of tijd blijken te zijn. Besteed niet veel tijd aan een implementatie die over een paar jaar alweer verouderd is.
Uit een onderzoek van Efficio blijkt dat 63% van de inkoopmanagers hun inkoopaanpak volledig heeft herzien als gevolg van nieuwe technologieën. 78% van hen vond zelfs dat dit een prioriteit op directieniveau zou moeten zijn. Dit is misschien geen nieuw gegeven, maar het benadrukt wel waarom technologie een prioriteit zou moeten zijn.
Uit hetzelfde onderzoek bleek dat 82% van de organisaties liever eerst bestaande technologieën beter benut voordat ze in nieuwe investeren. Dit laat zien dat veel organisaties niet alle voordelen van die technologieën benutten en suggereert dat organisaties investeringen in technologie grondig moeten onderbouwen. Daarom is een businesscase zo belangrijk.
De vereiste resultaten
De eerste stap is om te kijken naar je huidige technologie en of deze daadwerkelijk de gewenste resultaten oplevert. Vraag jezelf af: is je technologie verouderd, onbetrouwbaar en niet geschikt voor het doel, of ligt het probleem misschien bij je processen? Over het algemeen zien we een combinatie van beide – het team heeft andere processen nodig om efficiënter te werken. Vraag jezelf ook af: kan nieuwe technologie dit probleem oplossen? Iedereen denkt data nodig te hebben, maar het moet wel om de juiste redenen zijn. Bijvoorbeeld: is het voor rapportages, om onnodige uitgaven of offline processen te verminderen? Of om te achterhalen aan wie je je geld uitgeeft? Zelfs vandaag de dag kennen veel organisaties hun leveranciersbasis niet en geven ze daardoor veel geld uit buiten contract. Het is essentieel om het probleem te begrijpen voordat je het probeert op te lossen.
Oude versus nieuwe technologie
Probeer vervolgens uw huidige situatie te vergelijken met uw gewenste situatie; hoe wilt u dat uw inkoopfunctie er over 12 maanden uitziet, en over 24 maanden? Dit is niet alleen bedoeld voor CPO's, maar ook voor categoriemanagers en het managementteam . Breng de impact van uw plannen op de stakeholders in kaart. Als u dit in kaart brengt, zult u al snel zien waar de voordelen van zowel oude als nieuwe technologie vandaan kunnen komen.
Zal technologie uw manier van werken veranderen, en wilt u dat wel? Als u investeert, zelfs als het maar een kleine technologische toevoeging is, zal het een verschil maken in hoe u nu werkt. Maar gaat het alleen om een procesverandering, of ook om een teamverandering? Is uw team klaar voor verandering? Het gaat niet alleen om technologie, maar ook om mensen; dus begrijp het team, begrijp de dynamiek en zorg ervoor dat iedereen dezelfde kant op kan werken.
Proces- of technologiegedreven?
Zoals aangegeven, moet u alle processen overwegen die moeten veranderen om het maximale uit uw technologische investeringen te halen. Vaak zult u merken dat technologie een procesverandering teweegbrengt, in plaats van andersom. Kijk dus naar de mogelijke gevolgen voor de toekomst en bepaal uw huidige volwassenheidsniveau, of het nu gaat om analyses, inkoop tot betaling, sourcing, contractbeheer, leveranciersrelatiebeheer, enzovoort. Het is cruciaal om de zaken niet te ingewikkeld te maken. Als u zich nog in een vroeg stadium van de volwassenheidscyclus bevindt – dat wil zeggen, als u in het verleden niet veel in technologie hebt geïnvesteerd of als u al een aantal jaren een oplossing hebt die naar behoren functioneert – probeer dan niet meteen een zeer complexe oplossing te kiezen als u daar nog niet klaar voor bent. Begrijp waar u zich bevindt in de volwassenheidscyclus en stem uw strategie daarop af.
Kijk naar de toekomst.
Houd rekening met de toekomst en stem uw plannen af op de bedrijfsstrategie. Denk na over de toekomstige richting van het bedrijf, de strategie van uw organisatie, mogelijke fusies of overnames, enzovoort. Dit helpt bij de beslissing of een grote investering de moeite waard is. Bekijk de visie van het bedrijf en zorg voor overeenstemming. Ontwikkel een roadmap om ervoor te zorgen dat uw technologische aankopen op de lange termijn waarde opleveren en niet na twee jaar een verspilling van geld of tijd blijken te zijn. Besteed niet veel tijd aan een implementatie die over een paar jaar alweer verouderd is.
De steun vanuit het bedrijfsleven
Zodra je tevreden bent met je routekaart, heb je investeringen nodig; je zult je plan moeten presenteren aan het managementteam. Er zijn een aantal tactische stappen om dat businessplan op te stellen:
- Ga er daadwerkelijk mee aan de slag – of je nu CPO bent of category manager, het heeft geen zin om er alleen maar over te praten; documenteer alles wat je denkt, je problemen, wat je zoekt.
- Voeg een samenvatting voor het management toe, want dit document wordt voorgelegd aan een raad van bestuur die moet beslissen of er al dan niet in de technologie geïnvesteerd moet worden.
- Vermeld relevante details – wat is het rendement op de investering? Niet alleen financieel, maar ook efficiëntiewinst, naleving van regelgeving, risicobeheer, enz.
- Geef een overzicht van de voordelen van de voorgestelde oplossing(en) en benadruk de zakelijke voordelen voor elk ervan.
- Beschrijf wat er zou gebeuren als de investering niet zou plaatsvinden – wat is de impact op de organisatie en de markt als er niet wordt geïnvesteerd? Zou u bijvoorbeeld leveranciers verliezen? Zouden medewerkers vertrekken vanwege complexe, verouderde processen en systemen?
- Overweeg om een stakeholderanalyse en een business needs statement op te nemen – benader dit niet vanuit een geïsoleerd perspectief, maar bekijk de impact van de nieuwe technologie op het hele bedrijf en de gevolgen voor de rest van de organisatie als er niet in wordt geïnvesteerd.
Het is essentieel om uw technologische omgeving goed te begrijpen. Begin, indien mogelijk, 18 maanden voordat u een keuze maakt met dit proces. Praat met community's, collega's in de inkoop, vakgenoten en adviesbureaus voor input. Neem contact op met technologieleveranciers – zoals Proactis – zij willen u graag helpen bij het oplossen van problemen en ervoor zorgen dat u de juiste investeringsbeslissing neemt. Bovendien kennen zij hun eigen omgeving vaak veel beter dan wij als inkopers. Neem contact met hen op en vertel hen wat uw problemen zijn – zorg voor een echt gezamenlijke aanpak. Dit zal u en uw organisatie echt helpen om de juiste richting te kiezen.
Download ons stappenplan om een businesscase op te stellen voor de implementatie van P2P binnen uw organisatie.