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Justifier d'un investissement dans les technologies d'approvisionnement au sein de votre organisation
Justifier d'un investissement dans les technologies d'approvisionnement au sein de votre organisation
Nous avons rencontré Jenny Draper, directrice générale Europe de Spend Matters Technology, pour parler d'un sujet brûlant pour beaucoup : par où commencer et comment amener son organisation à adopter les technologies d'approvisionnement.
D'après une enquête menée par Efficio , 63 % des responsables des achats ont admis avoir entièrement repensé leur approche en matière d'approvisionnement suite à l'émergence des nouvelles technologies. Et 78 % d'entre eux estiment que cela devrait être une priorité pour la direction. Ce constat n'est peut-être pas nouveau, mais il souligne l'importance d'accorder une place prépondérante à la technologie.
La même enquête a révélé que 82 % des organisations préfèrent optimiser l'utilisation des technologies existantes avant d'investir dans de nouvelles. Cela montre que nombre d'organisations n'exploitent pas pleinement le potentiel de ces technologies et, par conséquent, suggère qu'elles doivent impérativement valider tout investissement technologique. C'est pourquoi une analyse de rentabilité est si importante.
Les résultats attendus
La première étape consiste à analyser votre technologie actuelle et à déterminer si elle répond réellement à vos objectifs. Demandez-vous si votre technologie est obsolète, peu fiable et inadaptée à vos besoins ; ou si le problème vient plutôt de vos processus. Généralement, il s'agit d'une combinaison des deux : l'équipe a besoin de processus différents pour travailler plus efficacement. Demandez-vous également si une nouvelle technologie permettra de résoudre ce problème. Tout le monde pense avoir besoin de données, mais cela doit être justifié. Par exemple, est-ce pour établir des rapports, réduire les dépenses non planifiées ou optimiser les processus hors ligne ? Est-ce pour identifier vos fournisseurs ? Aujourd'hui encore, de nombreuses organisations ignorent l'identité de leurs fournisseurs et, par conséquent, dépensent des sommes considérables hors contrat. Il est essentiel de bien comprendre le problème avant d'essayer de le résoudre.
Anciennes technologies contre nouvelles technologies
Ensuite, comparez votre situation actuelle à votre situation souhaitée : à quoi voulez-vous que votre fonction achats ressemble dans 12 mois, dans 24 mois ? Ce conseil s'adresse non seulement aux directeurs des achats, mais aussi aux responsables de catégorie et à l'équipe de direction . Évaluez l'impact de vos projets sur les parties prenantes. En établissant ce schéma, vous devriez commencer à entrevoir les avantages potentiels des technologies existantes et nouvelles.
La technologie va-t-elle transformer votre façon de travailler, et le souhaitez-vous ? Investir, même dans un petit ajout technologique, aura un impact sur vos méthodes de travail actuelles. Mais s'agit-il uniquement d'un changement de processus, ou aussi d'un changement d'équipe ? Votre équipe est-elle prête au changement ? Il ne s'agit pas seulement de technologie, mais aussi de personnes ; il est donc essentiel de bien connaître votre équipe, de comprendre ses dynamiques et de veiller à ce que tous ses membres travaillent dans le même sens.
Axé sur les processus ou sur la technologie ?
Comme indiqué, vous devrez prendre en compte les processus à modifier pour optimiser vos investissements technologiques. Bien souvent, c'est la technologie qui impulse le changement de processus, et non l'inverse. Il est donc essentiel d'anticiper l'impact futur et de déterminer votre niveau de maturité actuel, que ce soit en matière d'analyse de données, de processus d'achat, d'approvisionnement, de gestion des contrats, de gestion des relations fournisseurs, etc. Il est crucial de ne pas complexifier inutilement les choses. Si vous vous situez à un stade de maturité précoce – par exemple, si vous n'avez pas investi massivement dans la technologie par le passé ou si vous utilisez une solution existante depuis plusieurs années et qu'elle répond à vos besoins – évitez de chercher une solution extrêmement complexe si vous n'êtes pas encore prêt. Identifiez votre position sur le cycle de maturité et adaptez votre stratégie en conséquence.
Tournez-vous vers l'avenir
Assurez-vous de prendre en compte l'avenir et de vous aligner sur la stratégie de l'entreprise. Réfléchissez à l'évolution de l'entreprise, à la stratégie de votre organisation, aux éventuelles fusions ou acquisitions, etc. Cela vous aidera à déterminer si un investissement important sera judicieux. Examinez la vision de l'entreprise et assurez-vous de son alignement. Élaborez votre feuille de route pour garantir que vos décisions d'achat de technologies génèrent de la valeur à long terme et ne se transforment pas en gaspillage d'argent ou de temps dans deux ans. Ne consacrez pas trop de temps à une implémentation qui pourrait être obsolète dans quelques années.
D'après une enquête menée par Efficio , 63 % des responsables des achats ont admis avoir entièrement repensé leur approche en matière d'approvisionnement suite à l'émergence des nouvelles technologies. Et 78 % d'entre eux estiment que cela devrait être une priorité pour la direction. Ce constat n'est peut-être pas nouveau, mais il souligne l'importance d'accorder une place prépondérante à la technologie.
La même enquête a révélé que 82 % des organisations préfèrent optimiser l'utilisation des technologies existantes avant d'investir dans de nouvelles. Cela montre que nombre d'organisations n'exploitent pas pleinement le potentiel de ces technologies et, par conséquent, suggère qu'elles doivent impérativement valider tout investissement technologique. C'est pourquoi une analyse de rentabilité est si importante.
Les résultats attendus
La première étape consiste à analyser votre technologie actuelle et à déterminer si elle répond réellement à vos objectifs. Demandez-vous si votre technologie est obsolète, peu fiable et inadaptée à vos besoins ; ou si le problème vient plutôt de vos processus. Généralement, il s'agit d'une combinaison des deux : l'équipe a besoin de processus différents pour travailler plus efficacement. Demandez-vous également si une nouvelle technologie permettra de résoudre ce problème. Tout le monde pense avoir besoin de données, mais cela doit être justifié. Par exemple, est-ce pour établir des rapports, réduire les dépenses non planifiées ou optimiser les processus hors ligne ? Est-ce pour identifier vos fournisseurs ? Aujourd'hui encore, de nombreuses organisations ignorent l'identité de leurs fournisseurs et, par conséquent, dépensent des sommes considérables hors contrat. Il est essentiel de bien comprendre le problème avant d'essayer de le résoudre.
Anciennes technologies contre nouvelles technologies
Ensuite, comparez votre situation actuelle à votre situation souhaitée : à quoi voulez-vous que votre fonction achats ressemble dans 12 mois, dans 24 mois ? Ce conseil s'adresse non seulement aux directeurs des achats, mais aussi aux responsables de catégorie et à l'équipe de direction . Évaluez l'impact de vos projets sur les parties prenantes. En établissant ce schéma, vous devriez commencer à entrevoir les avantages potentiels des technologies existantes et nouvelles.
La technologie va-t-elle transformer votre façon de travailler, et le souhaitez-vous ? Investir, même dans un petit ajout technologique, aura un impact sur vos méthodes de travail actuelles. Mais s'agit-il uniquement d'un changement de processus, ou aussi d'un changement d'équipe ? Votre équipe est-elle prête au changement ? Il ne s'agit pas seulement de technologie, mais aussi de personnes ; il est donc essentiel de bien connaître votre équipe, de comprendre ses dynamiques et de veiller à ce que tous ses membres travaillent dans le même sens.
Axé sur les processus ou sur la technologie ?
Comme indiqué, vous devrez prendre en compte les processus à modifier pour optimiser vos investissements technologiques. Bien souvent, c'est la technologie qui impulse le changement de processus, et non l'inverse. Il est donc essentiel d'anticiper l'impact futur et de déterminer votre niveau de maturité actuel, que ce soit en matière d'analyse de données, de processus d'achat, d'approvisionnement, de gestion des contrats, de gestion des relations fournisseurs, etc. Il est crucial de ne pas complexifier inutilement les choses. Si vous vous situez à un stade de maturité précoce – par exemple, si vous n'avez pas investi massivement dans la technologie par le passé ou si vous utilisez une solution existante depuis plusieurs années et qu'elle répond à vos besoins – évitez de chercher une solution extrêmement complexe si vous n'êtes pas encore prêt. Identifiez votre position sur le cycle de maturité et adaptez votre stratégie en conséquence.
Tournez-vous vers l'avenir
Assurez-vous de prendre en compte l'avenir et de vous aligner sur la stratégie de l'entreprise. Réfléchissez à l'évolution de l'entreprise, à la stratégie de votre organisation, aux éventuelles fusions ou acquisitions, etc. Cela vous aidera à déterminer si un investissement important sera judicieux. Examinez la vision de l'entreprise et assurez-vous de son alignement. Élaborez votre feuille de route pour garantir que vos décisions d'achat de technologies génèrent de la valeur à long terme et ne se transforment pas en gaspillage d'argent ou de temps dans deux ans. Ne consacrez pas trop de temps à une implémentation qui pourrait être obsolète dans quelques années.
L'adhésion de l'entreprise
Une fois votre feuille de route validée, vous aurez besoin d'investissements ; il vous faudra présenter votre projet à la direction. Voici quelques étapes tactiques pour élaborer cette stratégie :
- Concrètement, mettez-le en œuvre – que vous soyez directeur des achats ou responsable de catégorie, il est inutile de se contenter d'en parler ; documentez tout ce que vous pensez, vos problèmes, ce que vous recherchez.
- Incluez un résumé analytique, car ce document sera présenté à un conseil d'administration qui devra décider d'investir ou non dans cette technologie.
- Incluez les détails pertinents : quel est le retour sur investissement ? Pas seulement financier, mais aussi en termes d’efficacité, de conformité réglementaire, de gestion des risques, etc.
- Présentez un aperçu des avantages de la ou des solutions proposées et mettez en évidence les avantages commerciaux de chacune.
- Décrivez les conséquences d'un défaut d'investissement : quel serait l'impact sur l'organisation et le marché ? Perdriez-vous des fournisseurs, par exemple ? Des employés quitteraient-ils l'entreprise en raison de processus et de systèmes complexes et obsolètes ?
- Envisagez d'inclure une évaluation des parties prenantes et un énoncé des besoins de l'entreprise – n'adoptez pas une approche cloisonnée, considérez l'ensemble des activités liées aux nouvelles technologies ainsi que l'impact du manque d'investissement sur le reste de l'organisation.
Il est essentiel de bien comprendre votre environnement technologique. Si possible, entamez cette démarche 18 mois avant toute sélection. Sollicitez l'avis des communautés, de vos collègues du secteur des achats, de vos pairs et de cabinets de conseil. Échangez avec les fournisseurs de technologies, comme Proactis : ils sont là pour vous aider à résoudre vos problèmes et s'assurer que votre investissement soit judicieux. De plus, ils connaissent souvent leur propre environnement bien mieux que nous, simples acheteurs. Contactez-les et exposez-leur vos problématiques : privilégiez une véritable collaboration. Cette approche vous permettra, ainsi qu'à votre organisation, d'orienter votre projet dans la bonne direction.
Téléchargez notre processus étape par étape pour élaborer l'analyse de rentabilité de votre organisation en vue du déploiement du P2P.