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Die Zukunft der Beschaffung auf dem Weg in Richtung 2030 und darüber hinaus

Von Dave Jones, Einkaufsleiter und Gründer von Proctopus, der Online-Netzwerk-Community für den Einkauf.

Es ist eine herausfordernde, aber faszinierende Zeit für das Beschaffungswesen.

Der Fokus lag stark auf den Beziehungen zu Lieferanten, und die Gespräche haben sich von Kostenfragen hin zu der Frage verlagert, wie Unternehmen tatsächlich an Produkte gelangen können! Es gab und gibt immer noch die Auswirkungen von Covid, die Spannungen in der Ukraine, ganz zu schweigen von dem früheren Problem mit dem Suezkanal, durch den 12 % des Welthandels abgewickelt werden.


In jüngster Zeit haben wir eine enorme Inflation erlebt, die eine faszinierende Herausforderung darstellt, da die meisten von uns im Einkauf noch nie eine so hohe Inflationsrate erlebt haben. Wir müssen unsere Teams darauf vorbereiten, damit umzugehen, und gleichzeitig die zusätzlichen Herausforderungen im Personalbereich bewältigen. Angesichts der zusätzlichen Herausforderungen durch den Brexit ist es eine sehr interessante Zeit, da unsere Arbeitgeber zunehmend auf unsere Unterstützung beim Vorantreiben der Prozesse angewiesen sind. Es war unerlässlich, die Mitarbeiter an ein Umfeld zu gewöhnen, das volatil, unsicher, komplex und oft mehrdeutig ist.

Der Einkauf steht heute im Mittelpunkt unternehmerischer Entscheidungen, und zukunftsorientierte Einkaufsfachleute benötigen Expertise, Branchenkenntnisse und ein fundiertes Marktverständnis. Es geht also nicht nur um Budgetkontrolle und Kosteneinsparungen, sondern auch um Wertschöpfung und Beziehungsmanagement.


Trends, die die Beschaffung beeinflussen

Es gibt vier wichtige Trends, die den Beschaffungsprozess beeinflussen:

  • ESG – Nachhaltigkeit, soziale Werte und Kreislaufwirtschaft.
  • Verfügbarkeit und Sicherstellung der Versorgung
  • Digitale Transformation, Beschleunigung und Automatisierung
  • Talent – nicht nur im Sinne der Erhaltung und Weiterentwicklung der eigenen Talente, sondern auch im Sinne der Gewinnung von Talenten.
Betrachtet man die Kreislaufwirtschaft, steht die Beschaffung im Mittelpunkt. Unsere Kunden fordern mehr und geben ihr Geld bei ethisch handelnden Unternehmen aus.

Es besteht Bedarf an ethischen Lieferketten im Hinblick auf moderne Sklaverei, nachhaltige Produkte und die Minimierung von CO₂-Emissionen. Die enge Zusammenarbeit mit Lieferanten, um diese ESG-Agenda zu beeinflussen, ist einer der wichtigsten Trends, der die Beschaffung in den kommenden Jahren prägen wird. Dies belegt die Anzahl der Finanzvorstände, die in ihren Quartalsberichten über ESG sprechen. Investoren wissen, dass sich Verbraucher in diese Richtung bewegen, daher können Unternehmen mit einer starken ESG-Bilanz hohe Renditen für Investoren erzielen. Daraus entstand das Konzept der dreifachen Bilanz – Mensch, Umwelt und Gewinn. Während sich die Beschaffung historisch gesehen vorwiegend auf Gewinn und Qualität konzentrierte, reicht dies heute nicht mehr aus.

Die Kunst der Beschaffung besteht zunehmend darin, die drei Säulen der Nachhaltigkeit in Einklang zu bringen. Es gilt nicht nur, profitable und qualitativ hochwertige Produkte zu finden, sondern auch solche, die umweltfreundlich sind und einen positiven Einfluss auf die Gesellschaft insgesamt haben.

Vor einigen Jahren kündigte Vodafone an, dass 20 % ihrer Auswahlkriterien für Ausschreibungen auf Umweltaspekten, Nachhaltigkeit, Diversität und Inklusion basieren werden. Das ist ein hervorragendes Ziel, doch sollte man realistisch bleiben und keine Versprechen abgeben, die man nicht halten kann. Die Nationwide Building Society entwickelte nach einem internen Brainstorming, in dem die beeinflussbaren Bereiche erörtert wurden, ein Beschaffungsmodell zum gegenseitigen Wohl. Sie entschied sich für den Klimaschutz und arbeitet mit Carbon Intelligence und Ecovadis zusammen, um ihre Lieferantenbasis zu unterstützen. Alle größeren Lieferanten wurden beauftragt, einen Plan zur CO₂-Reduzierung zu erarbeiten.

Denken Sie daran:
  • Schaffen Sie die Ausgangslage – schauen Sie sich den Geschäftsbericht Ihres Unternehmens an. Wird Nachhaltigkeit darin erwähnt? Hat sich das Unternehmen zu Klimaneutralität innerhalb eines bestimmten Zeitraums verpflichtet? Hat es sich zu Kennzahlen für sozialen Mehrwert verpflichtet? Entwickeln Sie eine Vision und Ziele – identifizieren Sie schnell sichtbare Erfolge. Beginnen Sie mit einem erreichbaren Ziel.
  • Priorisieren und planen Sie – führen Sie ein Brainstorming mit Ihrem Team und wichtigen Stakeholdern durch. Konzentrieren Sie sich auf Maßnahmen, die mit dem geringsten Aufwand die größte Wirkung auf die Nachhaltigkeitsagenda erzielen. Entwickeln Sie Erfolgskennzahlen.
  • Legen Sie los – bevor Ihre internen Stakeholder Sie dazu auffordern! Seien Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus, denn dies ist einer der wichtigsten Trends, der die Beschaffung auch in Zukunft prägen wird.

Der nächste Aspekt ist die Verfügbarkeit und die Sicherstellung der Versorgung.

Dies stellt ein enormes Problem für die Beschaffung und Unternehmen dar. Beispielsweise stellten Autohersteller zu Beginn der Pandemie die Bestellung von Komponenten ein, da sie keine Autos verkauften. Parallel dazu erlebte die Unterhaltungselektronikbranche einen Boom, da Laptops extrem schnell benötigt wurden. Dadurch verdienten die Fabriken, die zuvor für Autos produziert hatten, mit PCs und Laptops deutlich mehr Geld. Als die Nachfrage nach Autos wieder anzog, setzten die Hersteller die Zulieferer mit ihren Komponentenpreisen massiv unter Druck. Da die Zulieferer in einen lukrativeren Markt abgewandert waren, konnten sie die benötigten Komponenten nicht mehr beziehen.

Dies ermöglicht es dem Einkauf jedoch auch, seine Rolle zu erweitern. Der Fokus liegt nicht mehr nur auf Einsparungen, sondern auf Wertschöpfung – angefangen bei der Produktbeschaffung – und der Abfederung von Inflationssteigerungen. Viele Jahre lang hatten wir sehr niedrige Inflationsraten; es gab zwar Preiserhöhungen, diese wurden aber in der Regel abgefedert, bevor es zu preisbedingtem Druck kam. Doch nun befinden wir uns in einem Teufelskreis, der uns noch eine Weile begleiten wird. Hinzu kommen Lohnforderungen. Die Preise steigen überall.

Schauen Sie sich Ihre Prognosen an. Was haben Sie aktuell im Angebot? Was planen Sie in den kommenden ein bis zwei Jahren einzukaufen? Können Sie Lieferungen vorziehen? Wäre es sinnvoll, Lieferungen vorzuziehen? Können Sie Luftfracht anstelle von Seefracht nutzen? Aus Risikosicht müssen Sie das Risiko Ihrer Ausgaben hinsichtlich Verfügbarkeit und Inflation bewerten. Identifizieren Sie die Bereiche mit hohen Ausgaben und hohem Verfügbarkeitsrisiko bzw. Einfluss. Analysieren Sie diese risikoreichen Verträge: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Lieferanten die Kosten in diesen Verträgen erhöhen? Können Sie Vorbestellungsvereinbarungen mit ihnen treffen? Überprüfen Sie vergangene Vertragssteigerungen. Durch die Identifizierung dieser risikoreichen Bereiche können Sie Risiken minimieren, bevor es zu spät ist. Arbeiten Sie mit Lieferanten an Lieferzeiten und Vorbestellungen. Erwägen Sie gegebenenfalls auch eine Erweiterung Ihres Lieferantenstamms. Welche Bereiche können Sie beeinflussen? Und wie können Sie diese Bereiche verbessern, um Ihr Geschäft am Laufen zu halten?

Arbeiten Sie also enger als je zuvor mit Ihren Geschäftspartnern zusammen – eine hervorragende Gelegenheit, sich aktiv in Planung und Risikobewertung einzubringen. Verfügen Sie über zuverlässige Prognosen? Können Sie eine der verfügbaren Lösungen zur Risiko- und Lieferkettentransparenz nutzen? Vertiefen Sie die Beziehungen zu Ihren wichtigsten Lieferanten, aber erweitern Sie gleichzeitig Ihre Lieferantenbasis. Denn wenn Sie von einer Region oder einem einzigen Lieferanten abhängig sind, tragen Sie das Risiko, falls dieser nicht mehr liefern kann.

Sie werden in Zukunft viel über die digitale Transformation hören, falls Sie es noch nicht getan haben, denn sie wird die Beschaffung grundlegend verändern. Technologie hält Einzug in die Beschaffung, und viele Aufgaben lassen sich mithilfe bestehender Technologien automatisieren. So können beispielsweise Ausschreibungsverfahren, Vertragsprüfungen, das Scannen und Abgleichen von Rechnungen automatisiert werden. Der wahre Vorteil liegt jedoch in der Kombination von Mensch und Maschine, wodurch Beschaffungsexperten mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten erhalten. Ohne Automatisierung und digitale Systeme steigt das Risiko unkontrollierter Beschaffung – eine Herausforderung in Bezug auf Kosten, Prozesse, Risiken und Compliance! Manuelle Prozesse führen zu Engpässen und unnötigem Papierkram. Die Systeme und Tools von Proactis und anderen Anbietern automatisieren und optimieren viele Beschaffungsaufgaben.

Hinzu kommt der Aspekt des Datenmanagements im Zuge der Digitalisierung. Die Verwaltung von Ausgabendaten ist heute deutlich einfacher als früher. Robotik und Automatisierung spielen dabei eine entscheidende Rolle. Technologie ermöglicht unseren Stakeholdern tiefere Einblicke und erlaubt uns, von reaktivem zu proaktivem Handeln überzugehen. Wir können Datenzentren schaffen und die zentrale Anlaufstelle für die benötigten Daten sein, beispielsweise zur Bewältigung von Herausforderungen wie Inflation, Verfügbarkeitsproblemen und Nachhaltigkeitszielen.

Als Einkaufsabteilung müssen wir verstehen, welchen Mehrwert jede Technologie bietet. Da wir sie heutzutage wahrscheinlich selbst implementieren werden, benötigen wir die Einbindung des gesamten Teams, damit die Anwender den Nutzen der Systeme erkennen. Analysieren Sie daher Ihre Prozesse von Anfang bis Ende. Wo liegen Ihre Schwachstellen? Welche Probleme und Sicherheitslücken weist Ihre aktuelle Strategie auf? Arbeiten Sie mit der Finanzabteilung und anderen Abteilungen an besseren Berichten und Analysen. Sie können auch mit Experten wie Proactis zusammenarbeiten, um Prozesse zu identifizieren und zu automatisieren. Wenn Ihr gesamtes Team über digitale Kompetenzen verfügt und Ineffizienzen beseitigt, schaffen Sie einen höheren Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Schließlich dürfen wir nicht vergessen, dass Menschen und Talente die Grundlage des Einkaufs bilden. Ohne qualifizierte Mitarbeiter werden Organisationen scheitern. Doch es gibt aktuell eine Herausforderung. Wir hören von hohen Kündigungszahlen und von den Schwierigkeiten, gute Mitarbeiter zu halten und neue zu gewinnen. Dies ist größtenteils auf die sich wandelnden Kompetenzanforderungen im Einkauf zurückzuführen. Zwar lassen sich einige der Kompetenzen identifizieren, die Einkaufsabteilungen künftig benötigen werden, doch viele der aktuell im Einkauf Tätigen verfügen nicht über diese Kompetenzen und müssen daher entweder umgeschult oder gecoacht werden.

Wir brauchen Mitarbeiter, die Einfluss nehmen und die neue Agenda aktiv mitgestalten können. Wir müssen unser Team in seiner Weiterbildung gezielt unterstützen, denn traditionelle Beschaffungskompetenzen, wie die Leitung von Ausschreibungsverfahren, sind nicht mehr so relevant. Heute geht es um Daten und Digitalisierung. Wir brauchen Mitarbeiter, die die Daten und die Entscheidungsfindung unter Berücksichtigung der drei Säulen der Nachhaltigkeit (ökonomische, ökologische und soziale Verantwortung) wirklich verstehen.

Um zukunftsorientierte Einkaufsfachkräfte zu gewinnen, sind klare und attraktive Karrierewege unerlässlich. Genau das suchen sie: ein Unternehmen mit sozialer Verantwortung und einem echten Sinn. Denn für Unternehmen ohne diese Werte arbeiten die meisten Menschen nicht. Es gilt, ein Gleichgewicht zwischen bewährten, neuen und zukunftsweisenden Ansätzen zu finden. Beispielsweise ist es nicht mehr zeitgemäß, die Anwesenheit im Büro zu fordern, aber das Büro muss für diejenigen zugänglich sein, die dort arbeiten möchten. Diese Balance zu finden, ist eine Herausforderung.

Sie müssen auch in die Digitalisierung investieren, denn sonst werden Ihre besten Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Heutzutage erwarten die Menschen moderne Systeme an ihrem Arbeitsplatz und möchten mit digitalen Technologien arbeiten. digital unterstützte BeschaffungsteamsSie wollen nicht länger die manuellen Beschaffungsaufgaben von früher erledigen. Analysieren Sie die Kompetenzlücken Ihres Teams. Vergleichen Sie die Fähigkeiten Ihres Teams mit den zunehmend benötigten Kompetenzen im Beschaffungswesen und Ihrer Vision.

Angesichts der Komplexität der volatilen Welt, in der wir arbeiten, benötigen Organisationen mehr denn je eine effiziente Beschaffung. Wir würden die Gelegenheit begrüßenWir werden dies mit Ihnen weiter besprechen.