Door Dave Jones, inkoopmanager en oprichter van Proctopus, de online netwerkgemeenschap voor inkoopprofessionals.
Het is een uitdagende maar fascinerende tijd voor inkoop.
De aandacht is sterk gericht op de relaties met leveranciers, en de gesprekken zijn verschoven van kostenoverwegingen naar de vraag hoe organisaties daadwerkelijk aan producten kunnen komen! Er waren, en zijn nog steeds, de gevolgen van Covid, de spanningen in Oekraïne, om nog maar te zwijgen van het eerdere probleem met het Suezkanaal, waar 12% van de wereldhandel doorheen gaat.
De laatste tijd hebben we te maken gehad met enorme inflatie, wat een fascinerende uitdaging vormt, aangezien de meesten van ons die in de inkoop werken nog nooit zo'n periode van extreme inflatie hebben meegemaakt. We moeten onze teams voorbereiden op deze situatie, samen met de extra uitdagingen op de arbeidsmarkt. Met de bijkomende uitdagingen van Brexit is het een zeer interessante tijd, omdat onze werkgevers steeds meer van ons verwachten dat we de zaken vooruit helpen. Het is van cruciaal belang geweest om mensen te laten wennen aan een omgeving die volatiel, onzeker, complex en vaak ambigu is.
Inkoop staat tegenwoordig centraal bij zakelijke beslissingen, en vooruitstrevende inkoopprofessionals hebben expertise, categoriekennis en een goed inzicht in de markt nodig. Het gaat dus niet alleen om budgetbeheersing en kostenbesparing, maar ook om waardecreatie en relaties.
Er is behoefte aan het identificeren van ethische toeleveringsketens met betrekking tot moderne slavernij, duurzame producten en het minimaliseren van de CO2-uitstoot. De noodzaak om zeer nauw samen te werken met leveranciers om deze ESG-agenda te beïnvloeden, is een van de belangrijkste trends die de inkoop de komende jaren zal beïnvloeden. Dit blijkt uit het aantal CFO's dat ESG bespreekt in hun kwartaalvergaderingen. Beleggers weten nu dat consumenten deze richting opgaan, dus bedrijven met sterke ESG-referenties kunnen zeer krachtige rendementen voor beleggers opleveren. De triple bottom line - mens, planeet en winst - is hieruit voortgekomen. Waar inkoop zich historisch gezien voornamelijk richtte op winst/kwaliteit, is dat niet langer voldoende.
De kunst van inkoop schuilt steeds meer in het vinden van de juiste balans tussen de drie elementen van de triple bottom line. Je moet niet alleen producten vinden die winstgevend en van hoge kwaliteit zijn, maar ook producten die goed zijn voor de planeet en een positieve impact hebben op de maatschappij als geheel.
Een paar jaar geleden gaf Vodafone aan dat 20% van hun selectiecriteria voor aanbestedingen gebaseerd zou zijn op milieubewustzijn, duurzaamheid, diversiteit en inclusie. Dit is een uitstekende ambitie, maar het is belangrijk om realistisch te blijven. Doe geen beloftes die je niet kunt nakomen. Nationwide Building Society ontwikkelde inkoop voor het algemeen belang na een interne brainstormsessie waarin ze nadachten over de gebieden waarop ze invloed konden uitoefenen. Ze besloten zich te richten op klimaatverandering en werken samen met Carbon Intelligence en Ecovadis om hun leveranciers te ondersteunen. Ze hebben al hun grotere leveranciers de opdracht gegeven om een plan voor CO2-reductie op te stellen.
Denk eraan om:
De volgende overweging is de beschikbaarheid en het veiligstellen van de levering.
Dit is een enorm probleem voor inkoop en bedrijven. Aan het begin van de pandemie besloten autofabrikanten bijvoorbeeld te stoppen met het bestellen van onderdelen omdat ze geen auto's meer verkochten. Tegelijkertijd bloeide de consumentenelektronica-industrie op, omdat mensen razendsnel laptops nodig hadden. Dit betekende dat fabrieken die voor auto's produceerden, meer geld gingen verdienen met pc's en laptops. Toen de vraag naar auto's weer aantrok, zetten fabrikanten de leveranciers onder druk met de prijzen van onderdelen, waardoor ze de benodigde onderdelen niet meer kunnen krijgen omdat de leveranciers naar een winstgevendere sector zijn overgestapt.
Maar dit stelt inkoop ook in staat om haar rol te verbreden. De focus ligt niet langer alleen op besparingen, maar op het toevoegen van waarde – te beginnen met het verkrijgen van het product – en op het beperken van inflatiestijgingen. Jarenlang hadden we zeer lage inflatiecijfers – er waren wel prijsstijgingen, maar die werden doorgaans afgevlakt voordat er prijsgerelateerde druk ontstond. Wat we nu zien, is een vicieuze cirkel die nog wel even zal aanhouden. Bovendien eisen mensen loonsverhogingen. De prijzen stijgen overal.
Bekijk uw prognoses. Wat heeft u al? Wat wilt u de komende tijd inkopen? Kunt u een deel daarvan vervroegen? Zou het zinvol zijn om leveringen te vervroegen? Kunt u luchttransport gebruiken in plaats van zeetransport? Vanuit een risicoperspectief moet u het risico van uw uitgaven beoordelen vanuit het oogpunt van beschikbaarheid en inflatie. Identificeer de uitgaven met een hoog risico op beschikbaarheidsproblemen/invloed. Bekijk die risicovolle contracten: hoe groot is de kans dat leveranciers de kosten in die contracten verhogen? En kunt u afspraken maken over vooruitbestellingen, enzovoort? Bekijk historische contractverhogingen. Door deze risicovolle gebieden te identificeren, kunt u ze aanpakken voordat het te laat is. Werk samen met leveranciers aan levertijden en vooruitbestellingen. Overweeg ook om uw leveranciersbestand uit te breiden. Welke aspecten kunt u beïnvloeden? En hoe kunt u die aanpakken om uw bedrijf draaiende te houden?
Werk dus nauwer samen met je zakenpartners dan ooit tevoren – het is een geweldige kans om nauw betrokken te raken bij planning en risicobeoordelingen. Beschik je over sterke prognoses? Kun je gebruikmaken van een van de beschikbare producten voor risico- en supply chain-inzicht? Verdiep de relaties met je belangrijkste leveranciers, maar verbreed ook je leveranciersbasis. Als je namelijk afhankelijk bent van één regio of één leverancier, loop je een risico als die leverancier niet meer kan leveren.
U zult de komende tijd veel horen over digitale transformatie, als u dat nog niet gedaan heeft, want het zal een enorme impact hebben op inkoop. Technologie wordt steeds vaker toegepast in inkoopprocessen en veel taken die we uitvoeren, kunnen nu worden geautomatiseerd met behulp van bestaande technologie. Denk bijvoorbeeld aan het uitvoeren van aanbestedingsprocedures, het beoordelen van contracten, het scannen en matchen van facturen. De kracht zit hem echter in het samenbrengen van machines en mensen, zodat inkoopprofessionals meer waarde kunnen toevoegen. Zonder automatisering en digitale systemen is er een verhoogd risico op ongecontroleerde aankopen – een uitdaging vanuit kosten-, proces-, risico- en complianceperspectief! Handmatige processen creëren knelpunten en papierwerk. De systemen en tools die Proactis en andere aanbieders leveren, automatiseren en stroomlijnen veel inkooptaken.
Er is ook het aspect van datamanagement bij digitalisering. Het beheren van uitgavengegevens is zeker niet meer zo complex als vroeger. Robotica en automatisering spelen hierbij een steeds grotere rol. Technologie biedt onze stakeholders meer inzicht en stelt ons in staat om van reactief naar proactief te gaan. We kunnen datahubs creëren en het centrum worden van de data die nodig is om bijvoorbeeld inflatieproblemen, beschikbaarheidsproblemen en de duurzaamheidsagenda aan te pakken.
Als inkoopafdeling moeten we begrijpen hoe technologie waarde kan toevoegen. Tegenwoordig implementeren we technologie waarschijnlijk zelf, en we hebben de betrokkenheid van het hele team nodig, zodat gebruikers begrijpen hoe ze de systemen optimaal kunnen benutten. Bekijk daarom uw processen van begin tot eind. Wat zijn uw knelpunten? Welke problemen en tekortkomingen zitten er in uw huidige strategie? Werk samen met de financiële afdeling en andere afdelingen aan betere rapportages en analyses. U kunt ook samenwerken met experts zoals Proactis om processen te identificeren en te automatiseren. En als uw hele team digitaal vaardig is en nadenkt over het elimineren van inefficiëntie, levert u meer waarde voor uw organisatie.
Tot slot mogen we niet vergeten dat mensen en talent de basis vormen van inkoop. Zonder goede mensen zullen organisaties falen. Maar er is nu een uitdaging. We horen over de vele ontslagen, over de moeilijkheden om goede mensen te behouden en nieuwe mensen aan te trekken. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door de veranderende vaardigheden die nodig zijn voor inkoop. Hoewel we een aantal vaardigheden kunnen vaststellen die inkoopafdelingen in de toekomst nodig zullen hebben, beschikken veel mensen die momenteel in de inkoop werken niet over die vaardigheden. Zij moeten dus worden bijgeschoold of gecoacht.
Als afdeling hebben we mensen nodig die invloed kunnen uitoefenen en de nieuwe agenda kunnen uitdragen. We moeten ons team echt ondersteunen met leren en ontwikkeling, want traditionele inkoopvaardigheden, zoals het leiden van een aanbestedingsproces, zijn niet meer zo relevant. Het draait nu om data en digitalisering. We hebben mensen nodig die de data echt begrijpen en die beslissingen nemen op basis van de triple bottom line (economisch, sociaal en ecologisch).
Om een vooruitstrevende inkoopprofessional aan te trekken, zijn sterke en duidelijke carrièrepaden nodig. Dit is waar ze naar op zoek zijn: een organisatie met een maatschappelijk bewustzijn en een echt doel. Mensen werken niet voor organisaties die dat niet hebben. Je moet de juiste balans vinden tussen oude, nieuwe en toekomstgerichte werkwijzen. Zo is het bijvoorbeeld niet langer acceptabel om te eisen dat mensen naar kantoor komen, maar het kantoor moet er wel zijn voor mensen die er willen zijn. Het is een lastige evenwichtsoefening om goed te krijgen.
Je moet ook investeren in digitale technologie, want anders vertrekken je beste mensen. Mensen verwachten moderne systemen op hun werkplek en willen graag met digitale technologie werken. digitaal gestuurde inkoopteamsZe willen de handmatige inkooptaken van vroeger niet meer uitvoeren. Kijk eens naar de tekortkomingen van je huidige team. Beoordeel je team aan de hand van de vaardigheden die steeds vaker nodig zijn in de inkoop en je visie.
In de complexe en volatiele wereld waarin we leven, hebben organisaties inkoop meer dan ooit nodig. Wij zouden de gelegenheid graag aangrijpen omWe zullen dit verder met u bespreken.
Het is een uitdagende maar fascinerende tijd voor inkoop.
De aandacht is sterk gericht op de relaties met leveranciers, en de gesprekken zijn verschoven van kostenoverwegingen naar de vraag hoe organisaties daadwerkelijk aan producten kunnen komen! Er waren, en zijn nog steeds, de gevolgen van Covid, de spanningen in Oekraïne, om nog maar te zwijgen van het eerdere probleem met het Suezkanaal, waar 12% van de wereldhandel doorheen gaat.
De laatste tijd hebben we te maken gehad met enorme inflatie, wat een fascinerende uitdaging vormt, aangezien de meesten van ons die in de inkoop werken nog nooit zo'n periode van extreme inflatie hebben meegemaakt. We moeten onze teams voorbereiden op deze situatie, samen met de extra uitdagingen op de arbeidsmarkt. Met de bijkomende uitdagingen van Brexit is het een zeer interessante tijd, omdat onze werkgevers steeds meer van ons verwachten dat we de zaken vooruit helpen. Het is van cruciaal belang geweest om mensen te laten wennen aan een omgeving die volatiel, onzeker, complex en vaak ambigu is.
Inkoop staat tegenwoordig centraal bij zakelijke beslissingen, en vooruitstrevende inkoopprofessionals hebben expertise, categoriekennis en een goed inzicht in de markt nodig. Het gaat dus niet alleen om budgetbeheersing en kostenbesparing, maar ook om waardecreatie en relaties.
Trends die van invloed zijn op inkoop
Er zijn vier belangrijke trends die van invloed zijn op inkoop:
- ESG staat voor duurzaamheid, maatschappelijke waarden en de circulaire economie.
- Beschikbaarheid en leveringszekerheid
- Digitale transformatie, versnelling en automatisering
- Talent – niet alleen in termen van het behouden en ontwikkelen van eigen talent, maar ook het aantrekken van talent.
Er is behoefte aan het identificeren van ethische toeleveringsketens met betrekking tot moderne slavernij, duurzame producten en het minimaliseren van de CO2-uitstoot. De noodzaak om zeer nauw samen te werken met leveranciers om deze ESG-agenda te beïnvloeden, is een van de belangrijkste trends die de inkoop de komende jaren zal beïnvloeden. Dit blijkt uit het aantal CFO's dat ESG bespreekt in hun kwartaalvergaderingen. Beleggers weten nu dat consumenten deze richting opgaan, dus bedrijven met sterke ESG-referenties kunnen zeer krachtige rendementen voor beleggers opleveren. De triple bottom line - mens, planeet en winst - is hieruit voortgekomen. Waar inkoop zich historisch gezien voornamelijk richtte op winst/kwaliteit, is dat niet langer voldoende.
De kunst van inkoop schuilt steeds meer in het vinden van de juiste balans tussen de drie elementen van de triple bottom line. Je moet niet alleen producten vinden die winstgevend en van hoge kwaliteit zijn, maar ook producten die goed zijn voor de planeet en een positieve impact hebben op de maatschappij als geheel.
Een paar jaar geleden gaf Vodafone aan dat 20% van hun selectiecriteria voor aanbestedingen gebaseerd zou zijn op milieubewustzijn, duurzaamheid, diversiteit en inclusie. Dit is een uitstekende ambitie, maar het is belangrijk om realistisch te blijven. Doe geen beloftes die je niet kunt nakomen. Nationwide Building Society ontwikkelde inkoop voor het algemeen belang na een interne brainstormsessie waarin ze nadachten over de gebieden waarop ze invloed konden uitoefenen. Ze besloten zich te richten op klimaatverandering en werken samen met Carbon Intelligence en Ecovadis om hun leveranciers te ondersteunen. Ze hebben al hun grotere leveranciers de opdracht gegeven om een plan voor CO2-reductie op te stellen.
Denk eraan om:
- Schets de situatie - bekijk het jaarverslag van uw bedrijf. Wordt duurzaamheid daarin genoemd? Heeft het zich gecommitteerd aan een doelstelling van CO2-neutraliteit binnen een bepaalde tijd? Heeft het zich gecommitteerd aan bepaalde maatschappelijke waardemaatstaven? Ontwikkel de visie en de ambities hiervoor - identificeer snel te behalen, zichtbare resultaten. Begin met iets dat haalbaar is.
- Prioriteer en plan – organiseer een brainstormsessie met je team en belangrijke stakeholders. Richt je op acties die met de minste inspanning de grootste impact hebben op de duurzaamheidsagenda. Stel succesindicatoren op.
- Begin er nu mee – voordat uw interne stakeholders erom vragen! Loop voorop, want dit is een van de belangrijkste trends die de inkoop in de toekomst verder zullen ontwikkelen.
De volgende overweging is de beschikbaarheid en het veiligstellen van de levering.
Dit is een enorm probleem voor inkoop en bedrijven. Aan het begin van de pandemie besloten autofabrikanten bijvoorbeeld te stoppen met het bestellen van onderdelen omdat ze geen auto's meer verkochten. Tegelijkertijd bloeide de consumentenelektronica-industrie op, omdat mensen razendsnel laptops nodig hadden. Dit betekende dat fabrieken die voor auto's produceerden, meer geld gingen verdienen met pc's en laptops. Toen de vraag naar auto's weer aantrok, zetten fabrikanten de leveranciers onder druk met de prijzen van onderdelen, waardoor ze de benodigde onderdelen niet meer kunnen krijgen omdat de leveranciers naar een winstgevendere sector zijn overgestapt.
Maar dit stelt inkoop ook in staat om haar rol te verbreden. De focus ligt niet langer alleen op besparingen, maar op het toevoegen van waarde – te beginnen met het verkrijgen van het product – en op het beperken van inflatiestijgingen. Jarenlang hadden we zeer lage inflatiecijfers – er waren wel prijsstijgingen, maar die werden doorgaans afgevlakt voordat er prijsgerelateerde druk ontstond. Wat we nu zien, is een vicieuze cirkel die nog wel even zal aanhouden. Bovendien eisen mensen loonsverhogingen. De prijzen stijgen overal.
Bekijk uw prognoses. Wat heeft u al? Wat wilt u de komende tijd inkopen? Kunt u een deel daarvan vervroegen? Zou het zinvol zijn om leveringen te vervroegen? Kunt u luchttransport gebruiken in plaats van zeetransport? Vanuit een risicoperspectief moet u het risico van uw uitgaven beoordelen vanuit het oogpunt van beschikbaarheid en inflatie. Identificeer de uitgaven met een hoog risico op beschikbaarheidsproblemen/invloed. Bekijk die risicovolle contracten: hoe groot is de kans dat leveranciers de kosten in die contracten verhogen? En kunt u afspraken maken over vooruitbestellingen, enzovoort? Bekijk historische contractverhogingen. Door deze risicovolle gebieden te identificeren, kunt u ze aanpakken voordat het te laat is. Werk samen met leveranciers aan levertijden en vooruitbestellingen. Overweeg ook om uw leveranciersbestand uit te breiden. Welke aspecten kunt u beïnvloeden? En hoe kunt u die aanpakken om uw bedrijf draaiende te houden?
Werk dus nauwer samen met je zakenpartners dan ooit tevoren – het is een geweldige kans om nauw betrokken te raken bij planning en risicobeoordelingen. Beschik je over sterke prognoses? Kun je gebruikmaken van een van de beschikbare producten voor risico- en supply chain-inzicht? Verdiep de relaties met je belangrijkste leveranciers, maar verbreed ook je leveranciersbasis. Als je namelijk afhankelijk bent van één regio of één leverancier, loop je een risico als die leverancier niet meer kan leveren.
U zult de komende tijd veel horen over digitale transformatie, als u dat nog niet gedaan heeft, want het zal een enorme impact hebben op inkoop. Technologie wordt steeds vaker toegepast in inkoopprocessen en veel taken die we uitvoeren, kunnen nu worden geautomatiseerd met behulp van bestaande technologie. Denk bijvoorbeeld aan het uitvoeren van aanbestedingsprocedures, het beoordelen van contracten, het scannen en matchen van facturen. De kracht zit hem echter in het samenbrengen van machines en mensen, zodat inkoopprofessionals meer waarde kunnen toevoegen. Zonder automatisering en digitale systemen is er een verhoogd risico op ongecontroleerde aankopen – een uitdaging vanuit kosten-, proces-, risico- en complianceperspectief! Handmatige processen creëren knelpunten en papierwerk. De systemen en tools die Proactis en andere aanbieders leveren, automatiseren en stroomlijnen veel inkooptaken.
Er is ook het aspect van datamanagement bij digitalisering. Het beheren van uitgavengegevens is zeker niet meer zo complex als vroeger. Robotica en automatisering spelen hierbij een steeds grotere rol. Technologie biedt onze stakeholders meer inzicht en stelt ons in staat om van reactief naar proactief te gaan. We kunnen datahubs creëren en het centrum worden van de data die nodig is om bijvoorbeeld inflatieproblemen, beschikbaarheidsproblemen en de duurzaamheidsagenda aan te pakken.
Als inkoopafdeling moeten we begrijpen hoe technologie waarde kan toevoegen. Tegenwoordig implementeren we technologie waarschijnlijk zelf, en we hebben de betrokkenheid van het hele team nodig, zodat gebruikers begrijpen hoe ze de systemen optimaal kunnen benutten. Bekijk daarom uw processen van begin tot eind. Wat zijn uw knelpunten? Welke problemen en tekortkomingen zitten er in uw huidige strategie? Werk samen met de financiële afdeling en andere afdelingen aan betere rapportages en analyses. U kunt ook samenwerken met experts zoals Proactis om processen te identificeren en te automatiseren. En als uw hele team digitaal vaardig is en nadenkt over het elimineren van inefficiëntie, levert u meer waarde voor uw organisatie.
Tot slot mogen we niet vergeten dat mensen en talent de basis vormen van inkoop. Zonder goede mensen zullen organisaties falen. Maar er is nu een uitdaging. We horen over de vele ontslagen, over de moeilijkheden om goede mensen te behouden en nieuwe mensen aan te trekken. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door de veranderende vaardigheden die nodig zijn voor inkoop. Hoewel we een aantal vaardigheden kunnen vaststellen die inkoopafdelingen in de toekomst nodig zullen hebben, beschikken veel mensen die momenteel in de inkoop werken niet over die vaardigheden. Zij moeten dus worden bijgeschoold of gecoacht.
Als afdeling hebben we mensen nodig die invloed kunnen uitoefenen en de nieuwe agenda kunnen uitdragen. We moeten ons team echt ondersteunen met leren en ontwikkeling, want traditionele inkoopvaardigheden, zoals het leiden van een aanbestedingsproces, zijn niet meer zo relevant. Het draait nu om data en digitalisering. We hebben mensen nodig die de data echt begrijpen en die beslissingen nemen op basis van de triple bottom line (economisch, sociaal en ecologisch).
Om een vooruitstrevende inkoopprofessional aan te trekken, zijn sterke en duidelijke carrièrepaden nodig. Dit is waar ze naar op zoek zijn: een organisatie met een maatschappelijk bewustzijn en een echt doel. Mensen werken niet voor organisaties die dat niet hebben. Je moet de juiste balans vinden tussen oude, nieuwe en toekomstgerichte werkwijzen. Zo is het bijvoorbeeld niet langer acceptabel om te eisen dat mensen naar kantoor komen, maar het kantoor moet er wel zijn voor mensen die er willen zijn. Het is een lastige evenwichtsoefening om goed te krijgen.
Je moet ook investeren in digitale technologie, want anders vertrekken je beste mensen. Mensen verwachten moderne systemen op hun werkplek en willen graag met digitale technologie werken. digitaal gestuurde inkoopteamsZe willen de handmatige inkooptaken van vroeger niet meer uitvoeren. Kijk eens naar de tekortkomingen van je huidige team. Beoordeel je team aan de hand van de vaardigheden die steeds vaker nodig zijn in de inkoop en je visie.
In de complexe en volatiele wereld waarin we leven, hebben organisaties inkoop meer dan ooit nodig. Wij zouden de gelegenheid graag aangrijpen omWe zullen dit verder met u bespreken.