Die Regierung Ihrer Majestät von Gibraltar führt Proactis Invoice Capture ein, um den Source-to-Pay-Prozess zu vereinheitlichen.

Proactis, das weltweit tätige Unternehmen für Ausgabenmanagement, gab heute bekannt, dass die Regierung Ihrer Majestät von Gibraltar (HMGoG) den Einsatz von Proactis-Lösungen durch die Einführung der Lösung Invoice Capture erweitert hat, um die Kreditorenbuchhaltung zu transformieren, den Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren, die Kontrollen zu verbessern und die Kosten zu senken.

HMGoG arbeitet eng mit Proactis zusammen, um den gesamten Source-to-Pay-Prozess abteilungsübergreifend zu vereinheitlichen und zu automatisieren.

Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die Erkenntnis, dass eine Plattform benötigt wird, die die Verarbeitung von Papier- und elektronischen Rechnungen über eine einzige Lösung ermöglicht. Der aktuelle Rechnungsstellungsprozess ist stark papierbasiert und ineffizient und manuell. Die HMGoG benötigte daher eine Möglichkeit zur weiteren Automatisierung dieses Prozesses.

Die Proactis Invoice Capture Software as a Service (SaaS) wurde ausgewählt, um die effiziente, zentrale Verarbeitung eingehender Eingangsrechnungen zu unterstützen. Diese werden gescannt oder, im Falle elektronischer Dokumente, importiert. Die intelligente Datenerfassung extrahiert automatisch alle wichtigen Rechnungsinformationen. Ein dedizierter Support optimiert die Bearbeitung fehlerhafter Rechnungen. Nach der vollständigen Implementierung werden mit Invoice Capture jährlich rund 70.000 Rechnungen verarbeitet, zunächst in Papierform und als PDF.

„Wir haben die Leistung unserer Finanz- und Beschaffungsteams überprüft und Verbesserungspotenziale identifiziert“, erklärte Julian Baldachino, Chief Officer für Services und Innovation der Regierung. „Wir setzen Proactis-Lösungen bereits erfolgreich ein und erweitern die Nutzung wichtiger Funktionen kontinuierlich. Dieser jüngste Schritt wird unsere zentralen Source-to-Pay-Prozesse automatisieren und effizienter gestalten – vom Lieferantenmanagement über Beschaffung und Vertragsmanagement bis hin zum Einkauf und der Optimierung unserer Lieferantenrechnungsverarbeitung. Wir sind überzeugt, dass wir durch die Einführung des Rechnungserfassungsdienstes unsere Rechnungsverarbeitungseffizienz deutlich steigern und gleichzeitig die Verarbeitungskosten senken können. So können sich unsere Mitarbeiter auf wertschöpfendere Projekte konzentrieren.“

„Wir freuen uns sehr, dass die Regierung die Skalierbarkeit der Proactis-Lösungen nutzt. Die Einführung der Rechnungserfassung unterstreicht die Stärke der Partnerschaft zwischen Proactis und der Regierung“, ergänzte Ilija Ugrinic, UK Commercial Director von Proactis. „Die Rechnungserfassungslösung wurde speziell für die Herausforderungen der Regierung entwickelt, und wir freuen uns darauf, gemeinsam die Vorteile verbesserter Effizienz und Kontrolle zu realisieren.“