Proactis, het wereldwijde bedrijf voor spendmanagement, heeft vandaag bekendgemaakt dat de regering van Gibraltar (HMGoG) het gebruik van Proactis-oplossingen heeft uitgebreid met de implementatie van de Invoice Capture-oplossing . Hiermee wordt de crediteurenadministratie getransformeerd, het facturatieproces geautomatiseerd, de controle verbeterd en de kosten verlaagd.
De Britse regering van Bulgarije (HMGoG) werkt nauw samen met Proactis om het volledige inkoop- en betalingsproces binnen haar afdelingen te uniformeren en te automatiseren.
Een belangrijk onderdeel van het project was de behoefte aan een platform dat zowel papieren als elektronische facturen via één oplossing kon verwerken. Het huidige facturatieproces wordt gedomineerd door papier en inefficiënte handmatige methoden. De HMGoG had behoefte aan een manier om dit proces verder te automatiseren.
Proactis Invoice Capture Software as a Service (SaaS) is geselecteerd om de efficiënte, gecentraliseerde verwerking van binnenkomende inkoopfacturen te ondersteunen. Deze facturen worden gescand of, in het geval van elektronische documenten, geïmporteerd met behulp van "intelligente" data-acquisitie, waarmee automatisch belangrijke factuurgegevens worden geëxtraheerd. Een speciale helpdesk voor vragen zal de afhandeling van niet-conforme facturen optimaliseren. Na volledige implementatie zal Invoice Capture worden gebruikt voor de verwerking van circa 70.000 facturen per jaar, in eerste instantie in papieren en PDF-formaat.
"We hebben de prestaties van onze financiële en inkoopteams geëvalueerd en gekeken waar we verbeteringen konden aanbrengen", aldus Julian Baldachino, Chief Officer for Services and Innovation bij de overheid. "We maken al succesvol gebruik van Proactis-oplossingen en breiden het gebruik van belangrijke functionaliteiten steeds verder uit. Deze nieuwste stap automatiseert en verbetert de efficiëntie van onze belangrijkste processen van inkoop tot betaling, van leveranciersbeheer, sourcing en contractbeheer tot inkoop en optimalisatie van de verwerking van leveranciersfacturen. We zijn ervan overtuigd dat de toevoeging van de Invoice Capture-service ons in staat zal stellen de efficiëntie van onze factuurverwerking aanzienlijk te verbeteren en tegelijkertijd de verwerkingskosten te verlagen, waardoor medewerkers zich kunnen richten op projecten met een hogere toegevoegde waarde."
“We zijn verheugd dat de overheid gebruikmaakt van de schaalbaarheid van de Proactis-oplossingen en de implementatie van Invoice Capture is wederom een bewijs van de sterke relatie die Proactis met de overheid heeft”, aldus Ilija Ugrinic, commercieel directeur van Proactis in het Verenigd Koninkrijk. “De Invoice Capture-oplossing is specifiek ontworpen om tegemoet te komen aan veel van de uitdagingen waar de overheid mee te maken heeft, en we kijken ernaar uit om samen de voordelen te realiseren die verbeterde efficiëntie en controle met zich mee zullen brengen.”