Das fehlende Glied: Die Rolle der Finanzen im Lieferantenmanagement
Allzu oft ist die Verantwortung für die Verwaltung und Überwachung von Lieferantendaten und -beziehungen innerhalb der Organisation verstreut.
Wenn aber die Finanz- und Beschaffungsabteilung die Initiative ergreift und eine automatisierte Strategie vorantreibt, werden sich eine Reihe von unmittelbaren und langfristigen Vorteilen im Endergebnis bemerkbar machen.
In schwierigen Zeiten sind harte Kostensenkungsmaßnahmen nötig. Ihre erste, zweite und dritte Reaktion ist daher wahrscheinlich, Personal abzubauen. Das fühlt sich nach einer sofortigen Kostenersparnis an und die Auswirkungen zeigen sich schnell dort, wo der Vorstand sie sehen will: im Gewinn. Doch es gäbe einen logischeren Ansatzpunkt für Kostensenkungen: Ihre Lieferantendatenbank.
Wem gehören die Lieferantenbeziehungen?
Fragt man sich, wer in Ihrem Unternehmen für die Lieferantenbeziehungen zuständig ist, werden sich zahlreiche Kandidaten um die Führungsposition bewerben. Dazu gehören die operativen Mitarbeiter, die direkt mit den Lieferanten interagieren; die Rechtsabteilung, da sie für Verträge verantwortlich ist; die Verantwortlichen für die Einhaltung der Vorschriften, da sie die Produkte und Dienstleistungen der Lieferanten in kritischen Geschäftsbereichen überwachen; und das Vertriebsteam, da Lieferanten einen wesentlichen Beitrag zum Kundenservice oder Produkt leisten können.
Tatsächlich tragen alle Beteiligten in wichtigen Phasen des Lieferantenmanagement-Lebenszyklus Verantwortung. Doch es fehlt eine Gesamtstrategie, um die Effizienz- und Kosteneinsparungspotenziale eines proaktiven Lieferantenmanagements auszuschöpfen. Letztendlich werden die Lieferantendaten von einem Gremium verwaltet, das sich nie abstimmt. Diese mangelnde Transparenz belastet das Unternehmen kontinuierlich.
Lieferanten proaktiv managen
Das Fehlen zentralisierter Datensätze führt dazu, dass ein und derselbe Lieferant im gesamten Unternehmen mehrfach erfasst wird, was durch uneinheitliche Terminologie und unterschiedliche Schreibweisen verschleiert wird. Irrelevante Datensätze verstopfen die Systeme. Die Lieferanten selbst haben keine Schnittstelle zu den Kernsystemen des Unternehmens für Rechnungsstellung oder Nachverfolgung. Das Unternehmen reagiert ständig erst im Nachhinein, anstatt Lieferanten proaktiv zu managen. Dies treibt die Beschaffungskosten in jeder Phase in die Höhe.
Hier also ein radikaler Gedanke: Warum übernehmen Finanz- und Beschaffungsabteilung nicht die Verantwortung für … Lieferantenbeziehungund eine automatisierte, systembasierte Strategie im gesamten Unternehmen voranzutreiben, die Datensätze rationalisiert und eine Plattform zur Nutzung der Kosten- und Effizienzvorteile eines verbesserten Lieferantenbeziehungsmanagements bietet?
Dies ist der Schlüssel zu einem umfassenden, unternehmensweiten Bild des Lieferantenmanagements, das sich auf allen Ebenen positiv auswirkt und direkt zu Einsparungen führt. Es gewährleistet die Integrität eines einzigen, präzisen Lieferantenstammsatzes. Und es ist eine schnelle und kostengünstige Option im Vergleich zu kapitalintensiven Alternativen wie der Beauftragung teurer Berater oder der Initiierung einer unnötig aufwendigen Strategie für das Lieferantenbeziehungsmanagement.
Die Wirkung wäre sofort spürbar. Verwaltungskosten stellen beispielsweise den größten Kostenfaktor in der Kreditorenbuchhaltung dar und gehören zu den größten Sorgen des Finanzchefs. Allein die Optimierung der Lieferantendatenbank birgt das Potenzial, den Verwaltungsaufwand um 80 Prozent zu senken, indem die Anzahl der Anfragen zu Genehmigungen und Zahlungsstatus von Rechnungen drastisch reduziert wird. Die organisationsübergreifenden Ausgaben lassen sich um bis zu 15 Prozent senken.
Automatisierte Lieferantenverwaltung
Durch den Einsatz eines automatisierten Systems zur Kategorisierung von Lieferanten und zur Klassifizierung von Waren und Dienstleistungen kann jeder in der Beschaffungskette das finden, was er braucht, basierend auf den richtigen Interaktionen mit den benötigten Kategorien.
Die Automatisierung macht die manuelle Pflege von Lieferantenstammdaten überflüssig – ein weiterer täglicher Kostenfaktor, der sich mit einem Schlag eliminieren lässt. Experten schätzen, dass der Aufwand für die Verwaltung von Lieferantendaten in der Kreditorenbuchhaltung um 25 Prozent gesenkt werden kann und die Datenintegrität der in das Finanzsystem einfließenden Lieferantendaten um beeindruckende 100 Prozent verbessert werden kann. Die Buchhaltung wird von der Papierarbeit entlastet und kann sich auf die Rechnungsstellung und den Umsatzerwerb konzentrieren.
Das sind schnelle Erfolge. Die langfristigen Vorteile einheitlicher Lieferantendaten in den Bereichen Finanzen und Einkauf sind ebenfalls unschätzbar wertvoll, da sie Gemeinkosten senken und die Effizienz steigern. Laut einem Bericht des Strategieberatungsunternehmens The Hackett Group können Unternehmen, die ihre Lieferantenanzahl reduzieren, mehr Ressourcen in die Pflege der Beziehungen investieren, ihre Einkaufsmacht ausbauen und die Kosten für die laufende Überwachung reduzieren. Verteilt ein Unternehmen 80 Prozent seiner jährlichen Ausgaben auf 20 Prozent seiner Lieferanten, so Hackett, entspricht jeder im Einkauf investierte Dollar einer Ausgabenreduzierung von 2,10 Pfund.
Automatisierung birgt das Potenzial, diese kontinuierlichen Einsparungen bis ins Mark des Unternehmens zu realisieren. Sie generiert Erkenntnisse, die Verhandlungen mit Lieferanten für bessere Konditionen unterstützen, Preisschwankungen entgegenwirken und Kosten präziser modellieren. Zudem kann sie den Lieferantenakkreditierungsprozess erheblich verbessern – um bis zu 65 Prozent. Beispielsweise führt ein typisches Unternehmen wahrscheinlich zahlreiche Büromateriallieferanten in seiner Datenbank – selbst wenn man doppelte Einträge berücksichtigt. Diese könnten reduziert und die Beziehungen zu den wenigen ausgewählten Lieferanten deutlich effizienter gestaltet werden.
Lieferanten rationalisieren
Für den Beschaffungswesen bringt die Rationalisierung auch erhebliche Vorteile im Bereich des Risikomanagements mit sich – ein zunehmend dringlicher Aspekt, insbesondere für Organisationen des öffentlichen Sektors, die typischerweise mit vielen Tausend Lieferanten zusammenarbeiten und nicht über die Zeit und die Ressourcen verfügen, eine umfassende, weitgehend manuelle Überprüfung durchzuführen.
Ein Lieferant mag auf den ersten Blick wenig Wert und geringe Mengen liefern und daher für das Management kaum eine naheliegende Wahl sein. Liefert er aber beispielsweise scheinbar alltägliche Lebensmittel an eine Schule, sollte das potenzielle Risiko einer E. coli-Kontamination eine genaue Überwachung erfordern. Die von einem automatisierten System generierten Daten helfen dabei, solche spezifischen Anforderungen zu identifizieren, zu berücksichtigen und zu kategorisieren.
Die Kosten des Risikomanagements vor einem Ereignis sind bekanntermaßen schwer zu beziffern, doch in solchen Fällen ist das Wissen über die Lieferanten wahrscheinlich das wirksamste Mittel, um potenziell kostspielige oder gar katastrophale Ereignisse zu verhindern. Ebenso würde ein System es Verwaltungsmitarbeitern ermöglichen, auf einen Blick zu erkennen, ob bei allen Fahrern eines Taxiunternehmens, das Kinder mit besonderen Bedürfnissen zur Schule befördert, polizeiliche Führungszeugnisse eingeholt wurden. Oder es würde einer verantwortlichen Behörde des öffentlichen Sektors ermöglichen, die CO₂-Emissionen ihrer Lieferanten einfach zu erfassen.
Kommerzielle Organisationen stehen vor anderen, aber gleichermaßen herausfordernden Rationalisierungsproblemen. Sie haben zwar typischerweise weniger Lieferanten, doch die Logistik des Betriebs mehrerer Standorte und das Wachstum, das oft durch die Übernahme neuer Unternehmen im Wege von Fusionen und Akquisitionen erzielt wird, erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Lieferantenüberschneidungen auf potenziell globaler Ebene – ein Problem, das ein erstklassiges System problemlos lösen könnte.
Lieferantenmanagement optimieren
Hinzu kommen die Vorteile eines optimierten Lieferantenmanagements. Automatisierung bedeutet, dass die Prozesse der Identifizierung, Aufnahme, Genehmigung und kontinuierlichen Aktualisierung der Datensätze – unterstützt durch ein System, das Lieferanteninformationen unabhängig von der Anzahl der Schnittstellen zu den zentralen Finanzsystemen des Unternehmens verwalten kann – proaktiv gesteuert werden können.
Die Automatisierung vereinfacht die Anforderung von Lieferanteninformationen als integralen Bestandteil des Beziehungsmanagements erheblich. Diese Informationen können intern zur Qualifizierung und Kategorisierung der Lieferanten genutzt werden. Für die Aufnahme verschiedener Lieferantenkategorien lassen sich Fragebögen erstellen. Das Unternehmen kann die Lieferanten anhand ihrer Antworten auf spezifische Fragen bewerten und einstufen. Verfügen sie beispielsweise über die erforderlichen ISO-Zertifizierungen, wenn sie Gefahrstoffe liefern?
Dies erfordert möglicherweise eine grundlegende Änderung des Lieferantenmanagements in Ihrem Unternehmen auf allen Ebenen. Solange jedoch niemand die Bestandsaufzeichnungen in den Griff bekommt und eine Richtlinie für deren Bereinigung festlegt, werden die versteckten Kosten mangelhaften oder fehlenden Managements weiterhin die Gewinnmargen des Unternehmens schmälern. Es ist daher sinnvoll, dass der Finanzvorstand gemeinsam mit dem Einkauf die Initiative ergreift.
Sobald das System implementiert ist, eröffnet es zahlreiche weitere Vorteile. Fachabteilungen, wie beispielsweise die IT, können sich über das System direkt in den Lieferantengenehmigungsprozess einbringen. Es dient als Plattform für die Aktivierung verschiedener Shared Services, die den Beschaffungsprozess optimieren: beispielsweise die Selbstabrechnung, die Sicherstellung der Einhaltung von Bestellrichtlinien im gesamten Unternehmen und die Kontrolle unkontrollierter Ausgaben.
WirksamVertragsmanagementund bestes Preis-Leistungs-VerhältnisBeschaffungZwei zentrale Ziele der Finanz- und Beschaffungsstrategie hängen von guten Lieferantenbeziehungen ab. Die Automatisierung wird es Lieferanten ermöglichen, ihre Profile über exklusive Portale selbst zu verwalten und den Bearbeitungsstatus von Anfragen und Rechnungen zu verfolgen. Kleinere Lieferanten profitieren davon, Bestellungen direkt in Rechnungen umwandeln zu können. Und unnötige Prozesse werden in jeder Phase optimiert.
Gewinnen Sie die volle Kontrolle über den Lieferantenlebenszyklus.
Wenn aber die Finanz- und Beschaffungsabteilung die Initiative ergreift und eine automatisierte Strategie vorantreibt, werden sich eine Reihe von unmittelbaren und langfristigen Vorteilen im Endergebnis bemerkbar machen.
In schwierigen Zeiten sind harte Kostensenkungsmaßnahmen nötig. Ihre erste, zweite und dritte Reaktion ist daher wahrscheinlich, Personal abzubauen. Das fühlt sich nach einer sofortigen Kostenersparnis an und die Auswirkungen zeigen sich schnell dort, wo der Vorstand sie sehen will: im Gewinn. Doch es gäbe einen logischeren Ansatzpunkt für Kostensenkungen: Ihre Lieferantendatenbank.
Wem gehören die Lieferantenbeziehungen?
Fragt man sich, wer in Ihrem Unternehmen für die Lieferantenbeziehungen zuständig ist, werden sich zahlreiche Kandidaten um die Führungsposition bewerben. Dazu gehören die operativen Mitarbeiter, die direkt mit den Lieferanten interagieren; die Rechtsabteilung, da sie für Verträge verantwortlich ist; die Verantwortlichen für die Einhaltung der Vorschriften, da sie die Produkte und Dienstleistungen der Lieferanten in kritischen Geschäftsbereichen überwachen; und das Vertriebsteam, da Lieferanten einen wesentlichen Beitrag zum Kundenservice oder Produkt leisten können.
Tatsächlich tragen alle Beteiligten in wichtigen Phasen des Lieferantenmanagement-Lebenszyklus Verantwortung. Doch es fehlt eine Gesamtstrategie, um die Effizienz- und Kosteneinsparungspotenziale eines proaktiven Lieferantenmanagements auszuschöpfen. Letztendlich werden die Lieferantendaten von einem Gremium verwaltet, das sich nie abstimmt. Diese mangelnde Transparenz belastet das Unternehmen kontinuierlich.
Lieferanten proaktiv managen
Das Fehlen zentralisierter Datensätze führt dazu, dass ein und derselbe Lieferant im gesamten Unternehmen mehrfach erfasst wird, was durch uneinheitliche Terminologie und unterschiedliche Schreibweisen verschleiert wird. Irrelevante Datensätze verstopfen die Systeme. Die Lieferanten selbst haben keine Schnittstelle zu den Kernsystemen des Unternehmens für Rechnungsstellung oder Nachverfolgung. Das Unternehmen reagiert ständig erst im Nachhinein, anstatt Lieferanten proaktiv zu managen. Dies treibt die Beschaffungskosten in jeder Phase in die Höhe.
Hier also ein radikaler Gedanke: Warum übernehmen Finanz- und Beschaffungsabteilung nicht die Verantwortung für … Lieferantenbeziehungund eine automatisierte, systembasierte Strategie im gesamten Unternehmen voranzutreiben, die Datensätze rationalisiert und eine Plattform zur Nutzung der Kosten- und Effizienzvorteile eines verbesserten Lieferantenbeziehungsmanagements bietet?
Dies ist der Schlüssel zu einem umfassenden, unternehmensweiten Bild des Lieferantenmanagements, das sich auf allen Ebenen positiv auswirkt und direkt zu Einsparungen führt. Es gewährleistet die Integrität eines einzigen, präzisen Lieferantenstammsatzes. Und es ist eine schnelle und kostengünstige Option im Vergleich zu kapitalintensiven Alternativen wie der Beauftragung teurer Berater oder der Initiierung einer unnötig aufwendigen Strategie für das Lieferantenbeziehungsmanagement.
Die Wirkung wäre sofort spürbar. Verwaltungskosten stellen beispielsweise den größten Kostenfaktor in der Kreditorenbuchhaltung dar und gehören zu den größten Sorgen des Finanzchefs. Allein die Optimierung der Lieferantendatenbank birgt das Potenzial, den Verwaltungsaufwand um 80 Prozent zu senken, indem die Anzahl der Anfragen zu Genehmigungen und Zahlungsstatus von Rechnungen drastisch reduziert wird. Die organisationsübergreifenden Ausgaben lassen sich um bis zu 15 Prozent senken.
Automatisierte Lieferantenverwaltung
Durch den Einsatz eines automatisierten Systems zur Kategorisierung von Lieferanten und zur Klassifizierung von Waren und Dienstleistungen kann jeder in der Beschaffungskette das finden, was er braucht, basierend auf den richtigen Interaktionen mit den benötigten Kategorien.
Die Automatisierung macht die manuelle Pflege von Lieferantenstammdaten überflüssig – ein weiterer täglicher Kostenfaktor, der sich mit einem Schlag eliminieren lässt. Experten schätzen, dass der Aufwand für die Verwaltung von Lieferantendaten in der Kreditorenbuchhaltung um 25 Prozent gesenkt werden kann und die Datenintegrität der in das Finanzsystem einfließenden Lieferantendaten um beeindruckende 100 Prozent verbessert werden kann. Die Buchhaltung wird von der Papierarbeit entlastet und kann sich auf die Rechnungsstellung und den Umsatzerwerb konzentrieren.
Das sind schnelle Erfolge. Die langfristigen Vorteile einheitlicher Lieferantendaten in den Bereichen Finanzen und Einkauf sind ebenfalls unschätzbar wertvoll, da sie Gemeinkosten senken und die Effizienz steigern. Laut einem Bericht des Strategieberatungsunternehmens The Hackett Group können Unternehmen, die ihre Lieferantenanzahl reduzieren, mehr Ressourcen in die Pflege der Beziehungen investieren, ihre Einkaufsmacht ausbauen und die Kosten für die laufende Überwachung reduzieren. Verteilt ein Unternehmen 80 Prozent seiner jährlichen Ausgaben auf 20 Prozent seiner Lieferanten, so Hackett, entspricht jeder im Einkauf investierte Dollar einer Ausgabenreduzierung von 2,10 Pfund.
Automatisierung birgt das Potenzial, diese kontinuierlichen Einsparungen bis ins Mark des Unternehmens zu realisieren. Sie generiert Erkenntnisse, die Verhandlungen mit Lieferanten für bessere Konditionen unterstützen, Preisschwankungen entgegenwirken und Kosten präziser modellieren. Zudem kann sie den Lieferantenakkreditierungsprozess erheblich verbessern – um bis zu 65 Prozent. Beispielsweise führt ein typisches Unternehmen wahrscheinlich zahlreiche Büromateriallieferanten in seiner Datenbank – selbst wenn man doppelte Einträge berücksichtigt. Diese könnten reduziert und die Beziehungen zu den wenigen ausgewählten Lieferanten deutlich effizienter gestaltet werden.
Lieferanten rationalisieren
Für den Beschaffungswesen bringt die Rationalisierung auch erhebliche Vorteile im Bereich des Risikomanagements mit sich – ein zunehmend dringlicher Aspekt, insbesondere für Organisationen des öffentlichen Sektors, die typischerweise mit vielen Tausend Lieferanten zusammenarbeiten und nicht über die Zeit und die Ressourcen verfügen, eine umfassende, weitgehend manuelle Überprüfung durchzuführen.
Ein Lieferant mag auf den ersten Blick wenig Wert und geringe Mengen liefern und daher für das Management kaum eine naheliegende Wahl sein. Liefert er aber beispielsweise scheinbar alltägliche Lebensmittel an eine Schule, sollte das potenzielle Risiko einer E. coli-Kontamination eine genaue Überwachung erfordern. Die von einem automatisierten System generierten Daten helfen dabei, solche spezifischen Anforderungen zu identifizieren, zu berücksichtigen und zu kategorisieren.
Die Kosten des Risikomanagements vor einem Ereignis sind bekanntermaßen schwer zu beziffern, doch in solchen Fällen ist das Wissen über die Lieferanten wahrscheinlich das wirksamste Mittel, um potenziell kostspielige oder gar katastrophale Ereignisse zu verhindern. Ebenso würde ein System es Verwaltungsmitarbeitern ermöglichen, auf einen Blick zu erkennen, ob bei allen Fahrern eines Taxiunternehmens, das Kinder mit besonderen Bedürfnissen zur Schule befördert, polizeiliche Führungszeugnisse eingeholt wurden. Oder es würde einer verantwortlichen Behörde des öffentlichen Sektors ermöglichen, die CO₂-Emissionen ihrer Lieferanten einfach zu erfassen.
Kommerzielle Organisationen stehen vor anderen, aber gleichermaßen herausfordernden Rationalisierungsproblemen. Sie haben zwar typischerweise weniger Lieferanten, doch die Logistik des Betriebs mehrerer Standorte und das Wachstum, das oft durch die Übernahme neuer Unternehmen im Wege von Fusionen und Akquisitionen erzielt wird, erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Lieferantenüberschneidungen auf potenziell globaler Ebene – ein Problem, das ein erstklassiges System problemlos lösen könnte.
Lieferantenmanagement optimieren
Hinzu kommen die Vorteile eines optimierten Lieferantenmanagements. Automatisierung bedeutet, dass die Prozesse der Identifizierung, Aufnahme, Genehmigung und kontinuierlichen Aktualisierung der Datensätze – unterstützt durch ein System, das Lieferanteninformationen unabhängig von der Anzahl der Schnittstellen zu den zentralen Finanzsystemen des Unternehmens verwalten kann – proaktiv gesteuert werden können.
Die Automatisierung vereinfacht die Anforderung von Lieferanteninformationen als integralen Bestandteil des Beziehungsmanagements erheblich. Diese Informationen können intern zur Qualifizierung und Kategorisierung der Lieferanten genutzt werden. Für die Aufnahme verschiedener Lieferantenkategorien lassen sich Fragebögen erstellen. Das Unternehmen kann die Lieferanten anhand ihrer Antworten auf spezifische Fragen bewerten und einstufen. Verfügen sie beispielsweise über die erforderlichen ISO-Zertifizierungen, wenn sie Gefahrstoffe liefern?
Dies erfordert möglicherweise eine grundlegende Änderung des Lieferantenmanagements in Ihrem Unternehmen auf allen Ebenen. Solange jedoch niemand die Bestandsaufzeichnungen in den Griff bekommt und eine Richtlinie für deren Bereinigung festlegt, werden die versteckten Kosten mangelhaften oder fehlenden Managements weiterhin die Gewinnmargen des Unternehmens schmälern. Es ist daher sinnvoll, dass der Finanzvorstand gemeinsam mit dem Einkauf die Initiative ergreift.
Sobald das System implementiert ist, eröffnet es zahlreiche weitere Vorteile. Fachabteilungen, wie beispielsweise die IT, können sich über das System direkt in den Lieferantengenehmigungsprozess einbringen. Es dient als Plattform für die Aktivierung verschiedener Shared Services, die den Beschaffungsprozess optimieren: beispielsweise die Selbstabrechnung, die Sicherstellung der Einhaltung von Bestellrichtlinien im gesamten Unternehmen und die Kontrolle unkontrollierter Ausgaben.
WirksamVertragsmanagementund bestes Preis-Leistungs-VerhältnisBeschaffungZwei zentrale Ziele der Finanz- und Beschaffungsstrategie hängen von guten Lieferantenbeziehungen ab. Die Automatisierung wird es Lieferanten ermöglichen, ihre Profile über exklusive Portale selbst zu verwalten und den Bearbeitungsstatus von Anfragen und Rechnungen zu verfolgen. Kleinere Lieferanten profitieren davon, Bestellungen direkt in Rechnungen umwandeln zu können. Und unnötige Prozesse werden in jeder Phase optimiert.
Gewinnen Sie die volle Kontrolle über den Lieferantenlebenszyklus.