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Le chaînon manquant : le rôle de la finance dans la gestion des fournisseurs
Le chaînon manquant : le rôle de la finance dans la gestion des fournisseurs
Trop souvent, la responsabilité de la gestion et du suivi des dossiers et des relations avec les fournisseurs est diluée au sein de l'organisation.
Mais si les services financiers et d'approvisionnement prennent l'initiative et mettent en œuvre une stratégie automatisée, toute une série d'avantages immédiats et à long terme se feront sentir sur les résultats financiers.
En période de crise, il faut prendre des mesures drastiques de maîtrise des coûts. Votre premier réflexe est donc probablement de licencier du personnel. On a l'impression de faire des économies immédiates, et les conséquences se font rapidement sentir là où le conseil d'administration veut en voir les effets : sur les résultats financiers. Mais il existe peut-être un point de départ plus logique pour réduire les coûts : votre base de données fournisseurs.
Qui « possède » les relations avec les fournisseurs ?
Demandez qui gère les relations fournisseurs au sein de votre entreprise et plusieurs candidats se disputeront ce rôle. Le personnel opérationnel en contact direct avec les fournisseurs ; le service juridique, responsable des contrats ; les responsables de la gouvernance, garants de la conformité des produits et services des fournisseurs dans les domaines critiques de l'entreprise ; et l'équipe commerciale, car les fournisseurs peuvent apporter une contribution essentielle au service client ou au produit.
En réalité, tous peuvent avoir une responsabilité à des étapes clés du cycle de vie de la gestion des fournisseurs. Cependant, aucune stratégie globale ne permet de tirer pleinement parti des gains d'efficacité et des économies qu'offre une gestion proactive des fournisseurs. En fin de compte, les dossiers fournisseurs sont gérés par un comité qui ne compare jamais ses pratiques. Ce manque de visibilité représente un coût constant pour l'entreprise.
Gérer proactivement les fournisseurs
L'absence de registres centralisés entraîne la duplication d'un même fournisseur au sein de l'entreprise, une duplication due à une terminologie incohérente et à des orthographes différentes. Ces enregistrements inutiles encombrent les systèmes. Les fournisseurs eux-mêmes n'ont aucun accès aux systèmes centraux de l'entreprise pour la facturation ou le suivi. L'entreprise réagit constamment après coup au lieu de gérer ses fournisseurs de manière proactive. Ce qui fait grimper les coûts d'approvisionnement à chaque étape.
Voici donc une idée radicale. Pourquoi les services Finance et Achats ne prennent-ils pas en charge… relation fournisseuret mettre en œuvre une stratégie automatisée et systémique à l'échelle de l'organisation qui permettra de rationaliser les dossiers et de fournir une plateforme pour tirer parti des avantages en termes de coûts et d'efficacité d'une meilleure gestion des relations avec les fournisseurs ?
C'est la clé pour bâtir une vision globale et transversale de la gestion des fournisseurs, ce qui aura un impact positif à tous les niveaux et se traduira directement par des économies substantielles. Cela permettra de garantir l'intégrité d'un registre unique et précis des fournisseurs. De plus, c'est une option rapide et économique comparée aux alternatives onéreuses : faire appel à des consultants coûteux ou mettre en œuvre une stratégie de gestion des relations fournisseurs inutilement ambitieuse.
L'effet serait immédiat. Les frais administratifs représentent le principal poste de dépenses pour la comptabilité fournisseurs, et constituent un véritable fléau pour le directeur financier. La rationalisation de la base de données fournisseurs à elle seule pourrait réduire les frais administratifs de 80 %, simplement en diminuant considérablement le volume des demandes de renseignements concernant l'approbation et le statut des paiements de factures. Les dépenses inter-organisationnelles pourraient être réduites jusqu'à 15 %.
Automatiser la gestion des fournisseurs
L'utilisation d'un système automatisé pour catégoriser les fournisseurs et classer les biens et services permet à tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement de trouver ce dont ils ont besoin, en fonction des interactions appropriées avec les catégories requises.
L'automatisation élimine également la nécessité de tenir à jour manuellement les dossiers fournisseurs, un autre coût quotidien qui peut être supprimé d'un seul coup. Certains spécialistes estiment que les frais généraux liés à la gestion des dossiers fournisseurs dans le système de comptabilité fournisseurs peuvent être réduits de 25 % et que l'intégrité des données transmises au système financier peut être améliorée de 100 %. Le service comptable est ainsi libéré de la gestion administrative fastidieuse et peut se concentrer sur la facturation et le recouvrement des créances.
Ce sont des gains rapides. À long terme, l'unification des données fournisseurs entre les services financiers et les achats présente également des avantages inestimables en termes de réduction des frais généraux et d'amélioration de l'efficacité. Selon un rapport du cabinet de conseil stratégique The Hackett Group, les entreprises qui réduisent le nombre de leurs fournisseurs peuvent consacrer davantage de ressources à la gestion des relations, optimiser leur pouvoir de négociation et réduire les coûts du suivi continu. Si une entreprise répartit 80 % de ses dépenses annuelles entre 20 % de ses fournisseurs, indique Hackett, chaque dollar dépensé en achats représente une économie de 2,10 £.
L'automatisation a le potentiel de générer des économies continues de cette ampleur, en s'intégrant au cœur même de l'activité. Elle produit des connaissances qui éclairent les négociations avec les fournisseurs pour obtenir de meilleures conditions, contribuant ainsi à se prémunir contre les fluctuations de prix et à modéliser les coûts avec plus de précision. Elle peut également apporter des améliorations considérables – jusqu'à 65 % – au processus d'agrément des fournisseurs. Par exemple, une entreprise classique possède probablement de nombreux fournisseurs de fournitures de bureau dans sa base de données, ce qui peut parfois entraîner des doublons. Ces fournisseurs pourraient être réduits et les relations avec les quelques fournisseurs sélectionnés gérées de manière beaucoup plus efficace.
Rationaliser les fournisseurs
Pour les achats, la rationalisation offre également des avantages considérables en matière de gestion des risques – une considération de plus en plus pressante, notamment pour les organismes du secteur public qui font généralement appel à des milliers de fournisseurs et qui n’ont ni le temps ni les ressources nécessaires pour entreprendre un examen complet et largement manuel.
Un fournisseur peut sembler peu rentable et peu volumineux, et donc difficilement un choix évident pour la direction. Pourtant, s'il fournit des produits alimentaires apparemment banals à une école, par exemple, le risque potentiel de contamination par E. coli justifie une surveillance étroite. Les informations générées par un système automatisé permettraient d'identifier, de prendre en compte et de catégoriser ces exigences spécifiques.
Les coûts de la gestion des risques en amont d'un événement sont notoirement difficiles à quantifier, mais dans ce contexte, la connaissance des fournisseurs est probablement l'outil le plus efficace pour se prémunir contre des événements potentiellement coûteux, voire catastrophiques. De même, un tel système permettrait au personnel administratif de vérifier d'un coup d'œil que tous les chauffeurs d'une compagnie de taxis assurant le transport d'enfants à besoins spécifiques ont fait l'objet d'une vérification des antécédents judiciaires. Il permettrait également à une autorité publique responsable de rendre compte facilement des émissions de carbone de ses fournisseurs.
Les entreprises commerciales sont confrontées à des problématiques de rationalisation différentes, mais tout aussi complexes. Si elles ont généralement moins de fournisseurs, la logistique liée à la gestion de plusieurs sites et la croissance souvent obtenue par l'absorption de nouvelles entreprises via des fusions-acquisitions augmentent le risque de duplication des fournisseurs à l'échelle potentiellement mondiale – un problème qu'un système performant pourrait facilement résoudre.
Rationaliser la gestion des fournisseurs
S'ajoutent à cela les avantages d'une gestion simplifiée des fournisseurs. L'automatisation permet de gérer de manière proactive l'identification, l'adoption, l'approbation et la mise à jour constante et cohérente des dossiers, grâce à un système capable de gérer les informations fournisseurs quel que soit le nombre d'interfaces avec les systèmes financiers centraux de l'entreprise.
L'automatisation simplifie considérablement la demande d'informations sur les fournisseurs, qui devient ainsi partie intégrante de la gestion de la relation client. Ces informations peuvent ensuite être utilisées en interne pour qualifier et catégoriser les fournisseurs. Des questionnaires peuvent être conçus pour l'intégration de différentes catégories de fournisseurs. L'entreprise peut les classer et les évaluer en fonction de leurs réponses à des questions spécifiques. Par exemple, si un fournisseur propose des produits dangereux, possède-t-il les certifications ISO requises ?
Cela pourrait nécessiter une refonte de l'approche de votre organisation en matière de gestion des fournisseurs à tous les niveaux. Toutefois, tant que personne ne prendra le contrôle des dossiers et n'établira une politique de mise à jour, les coûts cachés d'une mauvaise gestion, voire d'une absence de gestion, continueront de grignoter les marges bénéficiaires de l'entreprise. Il est donc logique que le directeur financier, en collaboration avec le service des achats, prenne l'initiative.
Une fois le système en place, il ouvre la voie à de nombreux avantages supplémentaires. Les services disposant de compétences spécialisées, comme l'informatique, peuvent interagir directement avec le processus d'agrément des fournisseurs via le système. Ce dernier devient une plateforme permettant d'activer une gamme de services partagés qui optimisent le processus d'approvisionnement : l'autofacturation, par exemple, le renforcement du respect des bons de commande au sein de l'organisation et la maîtrise des dépenses non conformes.
Efficacegestion des contratset le meilleur rapport qualité-prixapprovisionnementDeux objectifs essentiels à la stratégie Finance et Achats reposent sur de bonnes relations avec les fournisseurs. L'automatisation permettra à terme aux fournisseurs de gérer leurs profils via des portails dédiés, et de suivre l'évolution de leurs demandes et le statut de leurs factures. Les plus petits fournisseurs pourront convertir leurs bons de commande en factures. Enfin, le processus sera optimisé à chaque étape.
Prenez le contrôle total du cycle de vie de vos fournisseurs.
Mais si les services financiers et d'approvisionnement prennent l'initiative et mettent en œuvre une stratégie automatisée, toute une série d'avantages immédiats et à long terme se feront sentir sur les résultats financiers.
En période de crise, il faut prendre des mesures drastiques de maîtrise des coûts. Votre premier réflexe est donc probablement de licencier du personnel. On a l'impression de faire des économies immédiates, et les conséquences se font rapidement sentir là où le conseil d'administration veut en voir les effets : sur les résultats financiers. Mais il existe peut-être un point de départ plus logique pour réduire les coûts : votre base de données fournisseurs.
Qui « possède » les relations avec les fournisseurs ?
Demandez qui gère les relations fournisseurs au sein de votre entreprise et plusieurs candidats se disputeront ce rôle. Le personnel opérationnel en contact direct avec les fournisseurs ; le service juridique, responsable des contrats ; les responsables de la gouvernance, garants de la conformité des produits et services des fournisseurs dans les domaines critiques de l'entreprise ; et l'équipe commerciale, car les fournisseurs peuvent apporter une contribution essentielle au service client ou au produit.
En réalité, tous peuvent avoir une responsabilité à des étapes clés du cycle de vie de la gestion des fournisseurs. Cependant, aucune stratégie globale ne permet de tirer pleinement parti des gains d'efficacité et des économies qu'offre une gestion proactive des fournisseurs. En fin de compte, les dossiers fournisseurs sont gérés par un comité qui ne compare jamais ses pratiques. Ce manque de visibilité représente un coût constant pour l'entreprise.
Gérer proactivement les fournisseurs
L'absence de registres centralisés entraîne la duplication d'un même fournisseur au sein de l'entreprise, une duplication due à une terminologie incohérente et à des orthographes différentes. Ces enregistrements inutiles encombrent les systèmes. Les fournisseurs eux-mêmes n'ont aucun accès aux systèmes centraux de l'entreprise pour la facturation ou le suivi. L'entreprise réagit constamment après coup au lieu de gérer ses fournisseurs de manière proactive. Ce qui fait grimper les coûts d'approvisionnement à chaque étape.
Voici donc une idée radicale. Pourquoi les services Finance et Achats ne prennent-ils pas en charge… relation fournisseuret mettre en œuvre une stratégie automatisée et systémique à l'échelle de l'organisation qui permettra de rationaliser les dossiers et de fournir une plateforme pour tirer parti des avantages en termes de coûts et d'efficacité d'une meilleure gestion des relations avec les fournisseurs ?
C'est la clé pour bâtir une vision globale et transversale de la gestion des fournisseurs, ce qui aura un impact positif à tous les niveaux et se traduira directement par des économies substantielles. Cela permettra de garantir l'intégrité d'un registre unique et précis des fournisseurs. De plus, c'est une option rapide et économique comparée aux alternatives onéreuses : faire appel à des consultants coûteux ou mettre en œuvre une stratégie de gestion des relations fournisseurs inutilement ambitieuse.
L'effet serait immédiat. Les frais administratifs représentent le principal poste de dépenses pour la comptabilité fournisseurs, et constituent un véritable fléau pour le directeur financier. La rationalisation de la base de données fournisseurs à elle seule pourrait réduire les frais administratifs de 80 %, simplement en diminuant considérablement le volume des demandes de renseignements concernant l'approbation et le statut des paiements de factures. Les dépenses inter-organisationnelles pourraient être réduites jusqu'à 15 %.
Automatiser la gestion des fournisseurs
L'utilisation d'un système automatisé pour catégoriser les fournisseurs et classer les biens et services permet à tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement de trouver ce dont ils ont besoin, en fonction des interactions appropriées avec les catégories requises.
L'automatisation élimine également la nécessité de tenir à jour manuellement les dossiers fournisseurs, un autre coût quotidien qui peut être supprimé d'un seul coup. Certains spécialistes estiment que les frais généraux liés à la gestion des dossiers fournisseurs dans le système de comptabilité fournisseurs peuvent être réduits de 25 % et que l'intégrité des données transmises au système financier peut être améliorée de 100 %. Le service comptable est ainsi libéré de la gestion administrative fastidieuse et peut se concentrer sur la facturation et le recouvrement des créances.
Ce sont des gains rapides. À long terme, l'unification des données fournisseurs entre les services financiers et les achats présente également des avantages inestimables en termes de réduction des frais généraux et d'amélioration de l'efficacité. Selon un rapport du cabinet de conseil stratégique The Hackett Group, les entreprises qui réduisent le nombre de leurs fournisseurs peuvent consacrer davantage de ressources à la gestion des relations, optimiser leur pouvoir de négociation et réduire les coûts du suivi continu. Si une entreprise répartit 80 % de ses dépenses annuelles entre 20 % de ses fournisseurs, indique Hackett, chaque dollar dépensé en achats représente une économie de 2,10 £.
L'automatisation a le potentiel de générer des économies continues de cette ampleur, en s'intégrant au cœur même de l'activité. Elle produit des connaissances qui éclairent les négociations avec les fournisseurs pour obtenir de meilleures conditions, contribuant ainsi à se prémunir contre les fluctuations de prix et à modéliser les coûts avec plus de précision. Elle peut également apporter des améliorations considérables – jusqu'à 65 % – au processus d'agrément des fournisseurs. Par exemple, une entreprise classique possède probablement de nombreux fournisseurs de fournitures de bureau dans sa base de données, ce qui peut parfois entraîner des doublons. Ces fournisseurs pourraient être réduits et les relations avec les quelques fournisseurs sélectionnés gérées de manière beaucoup plus efficace.
Rationaliser les fournisseurs
Pour les achats, la rationalisation offre également des avantages considérables en matière de gestion des risques – une considération de plus en plus pressante, notamment pour les organismes du secteur public qui font généralement appel à des milliers de fournisseurs et qui n’ont ni le temps ni les ressources nécessaires pour entreprendre un examen complet et largement manuel.
Un fournisseur peut sembler peu rentable et peu volumineux, et donc difficilement un choix évident pour la direction. Pourtant, s'il fournit des produits alimentaires apparemment banals à une école, par exemple, le risque potentiel de contamination par E. coli justifie une surveillance étroite. Les informations générées par un système automatisé permettraient d'identifier, de prendre en compte et de catégoriser ces exigences spécifiques.
Les coûts de la gestion des risques en amont d'un événement sont notoirement difficiles à quantifier, mais dans ce contexte, la connaissance des fournisseurs est probablement l'outil le plus efficace pour se prémunir contre des événements potentiellement coûteux, voire catastrophiques. De même, un tel système permettrait au personnel administratif de vérifier d'un coup d'œil que tous les chauffeurs d'une compagnie de taxis assurant le transport d'enfants à besoins spécifiques ont fait l'objet d'une vérification des antécédents judiciaires. Il permettrait également à une autorité publique responsable de rendre compte facilement des émissions de carbone de ses fournisseurs.
Les entreprises commerciales sont confrontées à des problématiques de rationalisation différentes, mais tout aussi complexes. Si elles ont généralement moins de fournisseurs, la logistique liée à la gestion de plusieurs sites et la croissance souvent obtenue par l'absorption de nouvelles entreprises via des fusions-acquisitions augmentent le risque de duplication des fournisseurs à l'échelle potentiellement mondiale – un problème qu'un système performant pourrait facilement résoudre.
Rationaliser la gestion des fournisseurs
S'ajoutent à cela les avantages d'une gestion simplifiée des fournisseurs. L'automatisation permet de gérer de manière proactive l'identification, l'adoption, l'approbation et la mise à jour constante et cohérente des dossiers, grâce à un système capable de gérer les informations fournisseurs quel que soit le nombre d'interfaces avec les systèmes financiers centraux de l'entreprise.
L'automatisation simplifie considérablement la demande d'informations sur les fournisseurs, qui devient ainsi partie intégrante de la gestion de la relation client. Ces informations peuvent ensuite être utilisées en interne pour qualifier et catégoriser les fournisseurs. Des questionnaires peuvent être conçus pour l'intégration de différentes catégories de fournisseurs. L'entreprise peut les classer et les évaluer en fonction de leurs réponses à des questions spécifiques. Par exemple, si un fournisseur propose des produits dangereux, possède-t-il les certifications ISO requises ?
Cela pourrait nécessiter une refonte de l'approche de votre organisation en matière de gestion des fournisseurs à tous les niveaux. Toutefois, tant que personne ne prendra le contrôle des dossiers et n'établira une politique de mise à jour, les coûts cachés d'une mauvaise gestion, voire d'une absence de gestion, continueront de grignoter les marges bénéficiaires de l'entreprise. Il est donc logique que le directeur financier, en collaboration avec le service des achats, prenne l'initiative.
Une fois le système en place, il ouvre la voie à de nombreux avantages supplémentaires. Les services disposant de compétences spécialisées, comme l'informatique, peuvent interagir directement avec le processus d'agrément des fournisseurs via le système. Ce dernier devient une plateforme permettant d'activer une gamme de services partagés qui optimisent le processus d'approvisionnement : l'autofacturation, par exemple, le renforcement du respect des bons de commande au sein de l'organisation et la maîtrise des dépenses non conformes.
Efficacegestion des contratset le meilleur rapport qualité-prixapprovisionnementDeux objectifs essentiels à la stratégie Finance et Achats reposent sur de bonnes relations avec les fournisseurs. L'automatisation permettra à terme aux fournisseurs de gérer leurs profils via des portails dédiés, et de suivre l'évolution de leurs demandes et le statut de leurs factures. Les plus petits fournisseurs pourront convertir leurs bons de commande en factures. Enfin, le processus sera optimisé à chaque étape.
Prenez le contrôle total du cycle de vie de vos fournisseurs.