Te vaak is de verantwoordelijkheid voor het beheren en bewaken van leveranciersgegevens en -relaties verspreid over de hele organisatie.
Maar als de afdelingen Financiën en Inkoop het initiatief nemen en een geautomatiseerde strategie doorvoeren, zullen tal van directe en langetermijnvoordelen zich in het bedrijfsresultaat laten voelen.
Moeilijke tijden vragen om drastische kostenbeheersingsmaatregelen. Uw eerste, tweede en derde reactie is waarschijnlijk om mensen te ontslaan. Het voelt als een directe besparing en de gevolgen zijn snel zichtbaar waar de directie ze wil zien: in de winst. Maar er is wellicht een logischer startpunt voor kostenbesparing, namelijk uw leveranciersbestand.
Wie is verantwoordelijk voor de relaties met leveranciers?
Vraag wie binnen uw bedrijf de relaties met leveranciers beheert en u zult verschillende kandidaten tegen elkaar horen strijden. Denk aan de operationele medewerkers die rechtstreeks met leveranciers communiceren; de juridische afdeling, omdat die verantwoordelijk is voor contracten; de governance-afdeling, omdat zij toezicht houdt op de naleving van de regelgeving met betrekking tot de producten en diensten van leveranciers op cruciale gebieden van de bedrijfsvoering; en het verkoopteam, omdat leveranciers een essentieel onderdeel kunnen vormen van de klantenservice of het product.
De waarheid is dat ze allemaal verantwoordelijkheid dragen in belangrijke fasen van de leveranciersmanagementcyclus. Maar er is geen overkoepelende strategie om de efficiëntie- en kostenbesparende voordelen van proactief leveranciersmanagement te benutten. Uiteindelijk worden leveranciersgegevens beheerd door een commissie die nooit daadwerkelijk bevindingen vergelijkt. En dit gebrek aan transparantie is een constante belasting voor de organisatie.
Leveranciers proactief beheren
Het ontbreken van gecentraliseerde gegevens betekent dat dezelfde leverancier meerdere keren binnen het bedrijf kan voorkomen, wat onduidelijk wordt door inconsistente terminologie en verschillende spellingen. Irrelevante gegevens verstoppen systemen. Leveranciers hebben zelf geen directe toegang tot de kernsystemen van het bedrijf voor facturering of het bijhouden van bestellingen. Het bedrijf reageert voortdurend achteraf in plaats van proactief met leveranciers om te gaan. En dit drijft de inkoopkosten in elke fase op.
Hier is een radicaal idee. Waarom nemen Financiën en Inkoop niet de verantwoordelijkheid op zich voor...? leveranciersrelatieEn een geautomatiseerde, systeemgebaseerde strategie binnen de hele organisatie implementeren die de administratie stroomlijnt en een platform biedt om de kosten- en efficiëntievoordelen van verbeterd leveranciersrelatiebeheer te benutten?
Dit is de sleutel tot het opbouwen van een alomvattend, bedrijfsbreed beeld van leveranciersmanagement, wat op elk niveau een positieve impact zal hebben en direct tot besparingen zal leiden. Het zal de integriteit van één nauwkeurig leveranciersdossier waarborgen. Bovendien is het een snelle en goedkope optie in vergelijking met kostbare alternatieven: het inschakelen van dure consultants of het opzetten van een onnodig ambitieuze strategie voor leveranciersrelatiebeheer.
Het effect zou direct merkbaar zijn. Administratiekosten vormen bijvoorbeeld de grootste kostenpost voor de crediteurenadministratie en zijn een van de grootste ergernissen voor de CFO. Alleen al het stroomlijnen van de leveranciersdatabase kan de administratieve overhead met 80 procent verlagen, simpelweg door het aantal vragen over goedkeuring en betalingsstatus van facturen drastisch te verminderen. De totale uitgaven binnen de organisatie kunnen met wel 15 procent dalen.
Automatiseer het leveranciersbeheer.
Door een geautomatiseerd systeem te gebruiken voor het categoriseren van leveranciers en het indelen van goederen en diensten, kan iedereen in de inkoopketen vinden wat ze nodig hebben, op basis van de juiste koppelingen met de vereiste categorieën.
Automatisering maakt ook handmatig bijhouden van leveranciersgegevens overbodig – nog een dagelijkse kostenpost die in één klap kan worden geëlimineerd. Sommige specialisten schatten dat de overheadkosten voor het verwerken van leveranciersgegevens in de crediteurenadministratie met 25 procent kunnen worden verlaagd en dat de data-integriteit van leveranciersgegevens die in het financiële systeem terechtkomen, met maar liefst 100 procent kan worden verbeterd. De boekhouding wordt bevrijd van de papierwinkel en kan zich richten op facturering en het innen van inkomsten.
Dit zijn snelle winsten. De voordelen op de lange termijn van uniforme leveranciersgegevens voor financiën en inkoop zijn ook van onschatbare waarde in termen van lagere overheadkosten en verhoogde efficiëntie. Volgens een rapport van strategisch adviesbureau The Hackett Group kunnen bedrijven die het aantal leveranciers verminderen, meer middelen besteden aan het beheren van relaties, hun inkoopkracht vergroten en de kosten van continue monitoring verlagen. Als een bedrijf 80 procent van zijn jaarlijkse uitgaven verdeelt over 20 procent van zijn leveranciers, aldus Hackett, vertegenwoordigt elke euro die aan inkoop wordt besteed een besparing van £ 2,10.
Automatisering heeft de potentie om dit niveau van continue besparingen te realiseren op een manier die tot in de kern van de bedrijfsvoering doordringt. Het genereert kennis die de onderhandelingen met leveranciers ondersteunt voor betere deals, waardoor prijsfluctuaties worden beperkt en kosten nauwkeuriger kunnen worden gemodelleerd. Bovendien kan het aanzienlijke verbeteringen – tot wel 65 procent – opleveren in het leveranciersaccreditatieproces. Een doorsnee bedrijf heeft bijvoorbeeld waarschijnlijk talloze leveranciers van kantoorartikelen in zijn database – zelfs met dubbele gegevens. Deze zouden kunnen worden teruggebracht en de relaties met de geselecteerde leveranciers zouden veel efficiënter kunnen worden beheerd.
Rationaliseer leveranciers
Voor inkoop biedt rationalisatie ook aanzienlijke voordelen op het gebied van risicomanagement – een steeds dringender aspect, met name voor organisaties in de publieke sector die doorgaans met duizenden leveranciers samenwerken en niet de tijd en middelen hebben om een uitgebreide, grotendeels handmatige beoordeling uit te voeren.
Een leverancier lijkt misschien een lage waarde en een laag volume te hebben, en is daardoor wellicht niet de meest voor de hand liggende keuze voor het management. Maar als deze leverancier bijvoorbeeld ogenschijnlijk alledaagse voedingsmiddelen aan een school levert, zou het potentiële risico op e-coli-besmetting nauwlettend in de gaten gehouden moeten worden. De kennis die een geautomatiseerd systeem genereert, zou helpen om dergelijke specifieke eisen te identificeren, te verwerken en te categoriseren.
De kosten van risicobeheer voorafgaand aan een evenement zijn notoir moeilijk te kwantificeren, maar in dergelijke omstandigheden is kennis van leveranciers waarschijnlijk het krachtigste middel om potentieel kostbare of rampzalige gebeurtenissen te voorkomen. Zo zou een systeem administratief personeel in één oogopslag kunnen laten zien dat er een antecedentenonderzoek is uitgevoerd naar alle chauffeurs van een taxibedrijf dat kinderen met speciale behoeften naar school vervoert. Of het zou een verantwoordelijke overheidsinstantie in staat stellen om eenvoudig te rapporteren over de CO2-uitstoot van haar leveranciers.
Commerciële organisaties staan voor andere, maar even uitdagende rationalisatievraagstukken. Ze hebben doorgaans wellicht minder leveranciers, maar de logistiek van het beheren van meerdere vestigingen en de groei die vaak wordt gerealiseerd door de overname van nieuwe bedrijven, vergroten de kans op dubbele leveranciers op potentieel wereldwijde schaal – een probleem dat een hoogwaardig systeem eenvoudig kan oplossen.
Stroomlijn het leveranciersmanagement.
Daarnaast zijn er de voordelen van gestroomlijnd leveranciersbeheer. Automatisering betekent dat het proces van identificatie, acceptatie, goedkeuring en constante en consistente actualisering van gegevens, ondersteund door een systeem dat leveranciersinformatie kan beheren ongeacht het aantal koppelingen met de financiële kernsystemen van het bedrijf, proactief kan worden beheerd.
Automatisering maakt het veel eenvoudiger om leveranciersinformatie op te vragen als integraal onderdeel van het relatiebeheer, en om deze informatie intern te gebruiken om de leverancier te kwalificeren en te categoriseren. Er kunnen vragenlijsten worden ontworpen voor het onboarden van verschillende categorieën leveranciers. Het bedrijf kan ze rangschikken en beoordelen op basis van hun antwoorden op specifieke vragen. Als ze bijvoorbeeld gevaarlijke producten leveren, hebben ze dan de benodigde ISO-certificeringen?
Dit vereist mogelijk een verandering in de aanpak van uw organisatie op het gebied van leveranciersmanagement op elk niveau, maar tenzij iemand de administratie op orde brengt en een beleid opstelt om deze te zuiveren, zullen de verborgen kosten van slecht of geen management de winstmarges van het bedrijf blijven aantasten. Het is verstandig dat de CFO, in samenwerking met de inkoopafdeling, het initiatief neemt.
En zodra het systeem operationeel is, biedt het de mogelijkheid voor tal van verdere voordelen. Afdelingen met specialistische kennis, zoals IT, kunnen via het systeem rechtstreeks betrokken raken bij het goedkeuringsproces voor leveranciers. Het wordt een platform voor het activeren van diverse gedeelde diensten die het inkoopproces verbeteren: bijvoorbeeld zelffacturering, het bevorderen van de naleving van inkooporders binnen de hele organisatie en het beheersen van ongecontroleerde uitgaven.
Effectiefcontractbeheeren de beste prijs-kwaliteitverhoudingsourcingTwee kerndoelen van de financiële en inkoopstrategie zijn afhankelijk van goede relaties met leveranciers. Automatisering zal leveranciers uiteindelijk in staat stellen hun eigen profielen te beheren via exclusieve portals, de voortgang van vragen te volgen en de factuurstatus te monitoren. Kleinere leveranciers zullen profiteren van de mogelijkheid om inkooporders direct om te zetten in facturen. En overbodige processen zullen in elke fase worden geëlimineerd.
Krijg volledige controle over de gehele leverancierslevenscyclus.
Maar als de afdelingen Financiën en Inkoop het initiatief nemen en een geautomatiseerde strategie doorvoeren, zullen tal van directe en langetermijnvoordelen zich in het bedrijfsresultaat laten voelen.
Moeilijke tijden vragen om drastische kostenbeheersingsmaatregelen. Uw eerste, tweede en derde reactie is waarschijnlijk om mensen te ontslaan. Het voelt als een directe besparing en de gevolgen zijn snel zichtbaar waar de directie ze wil zien: in de winst. Maar er is wellicht een logischer startpunt voor kostenbesparing, namelijk uw leveranciersbestand.
Wie is verantwoordelijk voor de relaties met leveranciers?
Vraag wie binnen uw bedrijf de relaties met leveranciers beheert en u zult verschillende kandidaten tegen elkaar horen strijden. Denk aan de operationele medewerkers die rechtstreeks met leveranciers communiceren; de juridische afdeling, omdat die verantwoordelijk is voor contracten; de governance-afdeling, omdat zij toezicht houdt op de naleving van de regelgeving met betrekking tot de producten en diensten van leveranciers op cruciale gebieden van de bedrijfsvoering; en het verkoopteam, omdat leveranciers een essentieel onderdeel kunnen vormen van de klantenservice of het product.
De waarheid is dat ze allemaal verantwoordelijkheid dragen in belangrijke fasen van de leveranciersmanagementcyclus. Maar er is geen overkoepelende strategie om de efficiëntie- en kostenbesparende voordelen van proactief leveranciersmanagement te benutten. Uiteindelijk worden leveranciersgegevens beheerd door een commissie die nooit daadwerkelijk bevindingen vergelijkt. En dit gebrek aan transparantie is een constante belasting voor de organisatie.
Leveranciers proactief beheren
Het ontbreken van gecentraliseerde gegevens betekent dat dezelfde leverancier meerdere keren binnen het bedrijf kan voorkomen, wat onduidelijk wordt door inconsistente terminologie en verschillende spellingen. Irrelevante gegevens verstoppen systemen. Leveranciers hebben zelf geen directe toegang tot de kernsystemen van het bedrijf voor facturering of het bijhouden van bestellingen. Het bedrijf reageert voortdurend achteraf in plaats van proactief met leveranciers om te gaan. En dit drijft de inkoopkosten in elke fase op.
Hier is een radicaal idee. Waarom nemen Financiën en Inkoop niet de verantwoordelijkheid op zich voor...? leveranciersrelatieEn een geautomatiseerde, systeemgebaseerde strategie binnen de hele organisatie implementeren die de administratie stroomlijnt en een platform biedt om de kosten- en efficiëntievoordelen van verbeterd leveranciersrelatiebeheer te benutten?
Dit is de sleutel tot het opbouwen van een alomvattend, bedrijfsbreed beeld van leveranciersmanagement, wat op elk niveau een positieve impact zal hebben en direct tot besparingen zal leiden. Het zal de integriteit van één nauwkeurig leveranciersdossier waarborgen. Bovendien is het een snelle en goedkope optie in vergelijking met kostbare alternatieven: het inschakelen van dure consultants of het opzetten van een onnodig ambitieuze strategie voor leveranciersrelatiebeheer.
Het effect zou direct merkbaar zijn. Administratiekosten vormen bijvoorbeeld de grootste kostenpost voor de crediteurenadministratie en zijn een van de grootste ergernissen voor de CFO. Alleen al het stroomlijnen van de leveranciersdatabase kan de administratieve overhead met 80 procent verlagen, simpelweg door het aantal vragen over goedkeuring en betalingsstatus van facturen drastisch te verminderen. De totale uitgaven binnen de organisatie kunnen met wel 15 procent dalen.
Automatiseer het leveranciersbeheer.
Door een geautomatiseerd systeem te gebruiken voor het categoriseren van leveranciers en het indelen van goederen en diensten, kan iedereen in de inkoopketen vinden wat ze nodig hebben, op basis van de juiste koppelingen met de vereiste categorieën.
Automatisering maakt ook handmatig bijhouden van leveranciersgegevens overbodig – nog een dagelijkse kostenpost die in één klap kan worden geëlimineerd. Sommige specialisten schatten dat de overheadkosten voor het verwerken van leveranciersgegevens in de crediteurenadministratie met 25 procent kunnen worden verlaagd en dat de data-integriteit van leveranciersgegevens die in het financiële systeem terechtkomen, met maar liefst 100 procent kan worden verbeterd. De boekhouding wordt bevrijd van de papierwinkel en kan zich richten op facturering en het innen van inkomsten.
Dit zijn snelle winsten. De voordelen op de lange termijn van uniforme leveranciersgegevens voor financiën en inkoop zijn ook van onschatbare waarde in termen van lagere overheadkosten en verhoogde efficiëntie. Volgens een rapport van strategisch adviesbureau The Hackett Group kunnen bedrijven die het aantal leveranciers verminderen, meer middelen besteden aan het beheren van relaties, hun inkoopkracht vergroten en de kosten van continue monitoring verlagen. Als een bedrijf 80 procent van zijn jaarlijkse uitgaven verdeelt over 20 procent van zijn leveranciers, aldus Hackett, vertegenwoordigt elke euro die aan inkoop wordt besteed een besparing van £ 2,10.
Automatisering heeft de potentie om dit niveau van continue besparingen te realiseren op een manier die tot in de kern van de bedrijfsvoering doordringt. Het genereert kennis die de onderhandelingen met leveranciers ondersteunt voor betere deals, waardoor prijsfluctuaties worden beperkt en kosten nauwkeuriger kunnen worden gemodelleerd. Bovendien kan het aanzienlijke verbeteringen – tot wel 65 procent – opleveren in het leveranciersaccreditatieproces. Een doorsnee bedrijf heeft bijvoorbeeld waarschijnlijk talloze leveranciers van kantoorartikelen in zijn database – zelfs met dubbele gegevens. Deze zouden kunnen worden teruggebracht en de relaties met de geselecteerde leveranciers zouden veel efficiënter kunnen worden beheerd.
Rationaliseer leveranciers
Voor inkoop biedt rationalisatie ook aanzienlijke voordelen op het gebied van risicomanagement – een steeds dringender aspect, met name voor organisaties in de publieke sector die doorgaans met duizenden leveranciers samenwerken en niet de tijd en middelen hebben om een uitgebreide, grotendeels handmatige beoordeling uit te voeren.
Een leverancier lijkt misschien een lage waarde en een laag volume te hebben, en is daardoor wellicht niet de meest voor de hand liggende keuze voor het management. Maar als deze leverancier bijvoorbeeld ogenschijnlijk alledaagse voedingsmiddelen aan een school levert, zou het potentiële risico op e-coli-besmetting nauwlettend in de gaten gehouden moeten worden. De kennis die een geautomatiseerd systeem genereert, zou helpen om dergelijke specifieke eisen te identificeren, te verwerken en te categoriseren.
De kosten van risicobeheer voorafgaand aan een evenement zijn notoir moeilijk te kwantificeren, maar in dergelijke omstandigheden is kennis van leveranciers waarschijnlijk het krachtigste middel om potentieel kostbare of rampzalige gebeurtenissen te voorkomen. Zo zou een systeem administratief personeel in één oogopslag kunnen laten zien dat er een antecedentenonderzoek is uitgevoerd naar alle chauffeurs van een taxibedrijf dat kinderen met speciale behoeften naar school vervoert. Of het zou een verantwoordelijke overheidsinstantie in staat stellen om eenvoudig te rapporteren over de CO2-uitstoot van haar leveranciers.
Commerciële organisaties staan voor andere, maar even uitdagende rationalisatievraagstukken. Ze hebben doorgaans wellicht minder leveranciers, maar de logistiek van het beheren van meerdere vestigingen en de groei die vaak wordt gerealiseerd door de overname van nieuwe bedrijven, vergroten de kans op dubbele leveranciers op potentieel wereldwijde schaal – een probleem dat een hoogwaardig systeem eenvoudig kan oplossen.
Stroomlijn het leveranciersmanagement.
Daarnaast zijn er de voordelen van gestroomlijnd leveranciersbeheer. Automatisering betekent dat het proces van identificatie, acceptatie, goedkeuring en constante en consistente actualisering van gegevens, ondersteund door een systeem dat leveranciersinformatie kan beheren ongeacht het aantal koppelingen met de financiële kernsystemen van het bedrijf, proactief kan worden beheerd.
Automatisering maakt het veel eenvoudiger om leveranciersinformatie op te vragen als integraal onderdeel van het relatiebeheer, en om deze informatie intern te gebruiken om de leverancier te kwalificeren en te categoriseren. Er kunnen vragenlijsten worden ontworpen voor het onboarden van verschillende categorieën leveranciers. Het bedrijf kan ze rangschikken en beoordelen op basis van hun antwoorden op specifieke vragen. Als ze bijvoorbeeld gevaarlijke producten leveren, hebben ze dan de benodigde ISO-certificeringen?
Dit vereist mogelijk een verandering in de aanpak van uw organisatie op het gebied van leveranciersmanagement op elk niveau, maar tenzij iemand de administratie op orde brengt en een beleid opstelt om deze te zuiveren, zullen de verborgen kosten van slecht of geen management de winstmarges van het bedrijf blijven aantasten. Het is verstandig dat de CFO, in samenwerking met de inkoopafdeling, het initiatief neemt.
En zodra het systeem operationeel is, biedt het de mogelijkheid voor tal van verdere voordelen. Afdelingen met specialistische kennis, zoals IT, kunnen via het systeem rechtstreeks betrokken raken bij het goedkeuringsproces voor leveranciers. Het wordt een platform voor het activeren van diverse gedeelde diensten die het inkoopproces verbeteren: bijvoorbeeld zelffacturering, het bevorderen van de naleving van inkooporders binnen de hele organisatie en het beheersen van ongecontroleerde uitgaven.
Effectiefcontractbeheeren de beste prijs-kwaliteitverhoudingsourcingTwee kerndoelen van de financiële en inkoopstrategie zijn afhankelijk van goede relaties met leveranciers. Automatisering zal leveranciers uiteindelijk in staat stellen hun eigen profielen te beheren via exclusieve portals, de voortgang van vragen te volgen en de factuurstatus te monitoren. Kleinere leveranciers zullen profiteren van de mogelijkheid om inkooporders direct om te zetten in facturen. En overbodige processen zullen in elke fase worden geëlimineerd.
Krijg volledige controle over de gehele leverancierslevenscyclus.