Die Stadtverwaltung von Cardiff erzielt durch die Transformation des Beschaffungswesens jährliche Einsparungen von über 550.000 Pfund.
Der Stadtrat von Cardiff modernisierte die Beschaffung von Transportdienstleistungen mit Proactis, öffnete den Zugang zu Lieferanten und erzielte jährliche Einsparungen von 588.000 £.
Sektor
Öffentliche Dienstleistungen
Personenbeförderungsverträge
28 Millionen Pfund
Tagesrouten
500+
Jährliche Einsparungen
588.000 £
Kunde seit
2007
Wie Proactis geholfen hat
„Proactis automatisiert unsere Beschaffungsprozesse von umgekehrten Auktionen bis hin zu komplexen mehrstufigen Verhandlungen und ermöglicht es uns, den besten Wert und nicht nur den besten Preis aus unserem lokalen Lieferantenstamm zu erzielen, indem Kosten-, Risiko- und Leistungsfaktoren in die Entscheidungsfindung einbezogen werden.“
Leiter der Abteilung Auftragsvergabe und Beschaffung, Stadtrat von Cardiff
Durch die Beilegung der Personenbeförderungsverträge des Stadtrats wurden jährliche Einsparungen in Höhe von 588.000 £ erzielt.
Der Markt wurde für neue Lieferanten geöffnet, und innerhalb weniger Wochen nach dem Start registrierten sich über 60 lokale Anbieter im dynamischen Einkaufssystem.
Das neue System wurde planmäßig vor Beginn des Schuljahres eingeführt, ohne dass es zu Beeinträchtigungen des Schülertransports kam.
Die vierjährige Bindungsfrist wurde aufgehoben, sodass neue Anbieter jederzeit – vorbehaltlich der Qualitäts- und Sicherheitskriterien – in den Markt eintreten können.
Durch die Technologie der umgekehrten elektronischen Auktionen wurde echter Wettbewerb eingeführt, wodurch die Preise gesenkt und gleichzeitig die Servicestandards beibehalten wurden.
Verbesserte Transparenz, Fairness und Prüfbarkeit im gesamten Beschaffungsprozess für alle Transportvertragskategorien
Dies ermöglichte es dem Rat, Kosten-, Risiko- und Leistungsfaktoren – und nicht nur den Preis – in die Vergabeentscheidungen einzubeziehen.
Es wurde ein nachhaltiges Modell etabliert, das sich dynamisch an individuelle Serviceanforderungen und eine sich ständig aktualisierende Anbieterliste anpassen kann.
Übersicht
Die Stadt Cardiff ist das führende Wirtschaftszentrum und beliebteste Reiseziel in Wales und versorgt rund 350.000 Einwohner. Angesichts deutlich reduzierter Budgets und eines vierjährigen Rahmenvertrags, der neue Verkehrsanbieter vom Markt ausschloss, arbeitete der Stadtrat mit Proactis zusammen, um die Vergabe seiner 28 Millionen Pfund schweren Personenbeförderungsverträge grundlegend zu verändern. Durch die Einführung eines dynamischen Beschaffungssystems auf Basis der eAuktionstechnologie von Proactis öffnete der Stadtrat den Markt für neue Anbieter, führte das System vor Beginn des akademischen Jahres ein und erzielte jährliche Einsparungen von 588.000 Pfund.
Herausforderung
Die Stadtverwaltung von Cardiff versorgt rund 350.000 Einwohner und ist das wichtigste Wirtschaftszentrum von Wales. Wie viele Kommunen im Vereinigten Königreich sah sich auch die Stadtverwaltung mit deutlich reduzierten Budgets konfrontiert und erkannte die Notwendigkeit, neue Wege der Leistungserbringung zu finden – mit dem Ziel, Qualität, Geschwindigkeit, Transparenz und Fairness bei der Organisation des Schülertransports zu verbessern.
Die 28 Millionen Pfund schweren Verträge des Stadtrats für den Personentransport wurden traditionell über eine Standard-Rahmenvereinbarung mit 31 externen Anbietern vergeben, die täglich über 500 Linien bedienten. Nach Inkrafttreten der Rahmenvereinbarung waren neue Anbieter für die Dauer von vier Jahren faktisch ausgeschlossen – dies schränkte den Wettbewerb ein, drückte die Preise und erschwerte es dem Stadtrat, neue Anbieter zu gewinnen oder auf veränderte Serviceanforderungen zu reagieren.
Der Rat hatte sich zum Ziel gesetzt, diesen Ansatz grundlegend zu verändern: den Markt für neue und aufstrebende Anbieter zu öffnen, echten Wettbewerb einzuführen, die Servicequalität und -zuverlässigkeit zu verbessern und nachhaltige Kosteneinsparungen zu erzielen – und zwar alles durch ein faires, transparentes und vollständig elektronisches Beschaffungsverfahren.
Lösung
In Zusammenarbeit mit Proactis führte der Rat ein dynamisches Beschaffungssystem (DPS) für den Personentransport ein – ein vollständig elektronisches Ausschreibungsverfahren, das es neuen Anbietern ermöglicht, jederzeit beizutreten, sofern sie die festgelegten Sicherheits- und Qualitätskriterien erfüllen. Das Verfahren nutzt die Reverse-eAuction-Technologie von Proactis. Anbieter geben zunächst ein Gebot ab, bevor sie an einer einstündigen, wettbewerbsorientierten Reverse-Auktion teilnehmen, in der sie aktiv auf Strecken bieten können.
Die Transportverträge wurden in vier Kategorien unterteilt: Taxis mit Stammfahrern, Fahrzeuge mit 8–17 Sitzplätzen und Fahrzeuge mit mehr als 17 Sitzplätzen wurden im Rahmen von umgekehrten Online-Auktionen vergeben; Ad-hoc-Taxifahrten wurden über ein herkömmliches Ausschreibungsverfahren abgewickelt. Das Auktionsmodell unterstützt bewährte Beschaffungspraktiken, technische Automatisierung und vollständige Nachvollziehbarkeit.
Zur Unterstützung des Starts wurde in Zusammenarbeit mit Business Wales eine Reihe von Informationsveranstaltungen konzipiert und durchgeführt, zu denen Anbieter vom kleinen lokalen Taxiunternehmen bis zum großen Busunternehmen eingeladen wurden. Über 60 lokale Anbieter registrierten sich innerhalb weniger Wochen erfolgreich beim digitalen Fahrdienstportal (DPS), das planmäßig vor Beginn des neuen Studienjahres eingeführt wurde.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
Vom ersten Tag an bis hin zur langfristigen Nutzung arbeitet unser Team eng mit Ihrem zusammen, um sicherzustellen, dass Sie echten Mehrwert aus der Plattform ziehen – und nicht nur einen erfolgreichen Go-Live.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Lassen Sie uns reden
Sie brauchen keine detaillierte Beschreibung Ihres Anliegens, um mit uns zu sprechen. Schildern Sie uns einfach, was Sie gerade frustriert, und wir besprechen offen und ehrlich, wie wir Ihnen helfen können.