De gemeente Cardiff realiseert een jaarlijkse besparing van meer dan £550.000 op inkoopkosten dankzij een transformatie van het inkoopproces.
De gemeente Cardiff heeft haar inkoop van transportmateriaal gemoderniseerd met Proactis, waardoor de toegang tot leveranciers is verbeterd en een jaarlijkse besparing van £588.000 is gerealiseerd.
Sector
Openbare diensten
Passagiersvervoercontracten
£28 miljoen
Dagelijkse routes
500+
Jaarlijkse besparingen
£588.000
Klant sinds
2007
Hoe Proactis hielp
"Proactis automatiseert onze inkoopprocessen, van omgekeerde veilingen tot complexe meerfasenonderhandelingen, en stelt ons in staat om de beste waarde, en niet alleen de beste prijs, te realiseren bij onze lokale leveranciers door kosten, risico's en prestatiefactoren mee te wegen in de besluitvorming."
Hoofd Inkoop en Aanbesteding, Gemeente Cardiff
Heeft een jaarlijkse besparing van £588.000 opgeleverd voor de contracten voor personenvervoer van de gemeente.
De markt werd opengesteld voor nieuwe leveranciers, met meer dan 60 lokale aanbieders die zich binnen enkele weken na de lancering registreerden op het dynamische inkoopsysteem.
Het nieuwe systeem is volgens planning en vóór de start van het schooljaar in gebruik genomen, zonder verstoring van het schoolvervoer.
De vierjarige raamovereenkomst is afgeschaft, waardoor nieuwe aanbieders op elk moment tot de markt kunnen toetreden, mits ze voldoen aan de kwaliteits- en veiligheidscriteria.
We hebben echte concurrentie geïntroduceerd door middel van omgekeerde e-veilingtechnologie, waardoor de prijzen zijn gedaald met behoud van de servicenormen.
Verbeterde transparantie, eerlijkheid en controleerbaarheid in het gehele aanbestedingsproces voor alle categorieën transportcontracten.
Het stelde de raad in staat om kosten, risico's en prestatiefactoren mee te wegen in de toekenningsbeslissingen - en niet alleen de prijs.
We hebben een duurzaam model ontwikkeld dat zich dynamisch kan aanpassen aan specifieke servicebehoeften en een steeds bijgewerkte leverancierslijst.
Overzicht
De stad Cardiff is het belangrijkste commerciële centrum en de populairste toeristische bestemming van Wales, met een bevolking van ongeveer 350.000 inwoners. Geconfronteerd met aanzienlijk lagere budgetten en een vierjarige raamovereenkomst die nieuwe vervoersaanbieders de toegang tot de markt ontzegde, werkte de gemeente samen met Proactis om de aanbesteding van haar contracten voor personenvervoer ter waarde van £ 28 miljoen te transformeren. Door de introductie van een dynamisch inkoopsysteem, aangedreven door Proactis eAuction-technologie, opende de gemeente de markt voor nieuwe leveranciers, lanceerde het systeem vóór de start van het academisch jaar en realiseerde een jaarlijkse besparing van £ 588.000.
Uitdaging
De gemeenteraad van Cardiff levert diensten aan een bevolking van ongeveer 350.000 mensen en is het belangrijkste commerciële centrum van Wales. Net als andere gemeenten in het Verenigd Koninkrijk werd de gemeenteraad geconfronteerd met aanzienlijk lagere budgetten en zag de noodzaak in om nieuwe methoden te ontwikkelen voor de dienstverlening. Het ging daarbij om het verbeteren van de kwaliteit, snelheid, transparantie en eerlijkheid van het schoolvervoer.
De contracten voor personenvervoer van de gemeente, ter waarde van £28 miljoen, werden traditioneel toegewezen via een standaard raamovereenkomst met 31 externe aanbieders die meer dan 500 dagelijkse routes exploiteerden. Zodra de raamovereenkomst was vastgesteld, werden nieuwe leveranciers in feite voor een contractperiode van vier jaar buitengesloten. Dit beperkte de concurrentie, drukte de prijzen en beperkte de mogelijkheden van de gemeente om nieuwe aanbieders te introduceren of in te spelen op veranderingen in de dienstverlening.
De Raad wilde deze aanpak veranderen: de markt openstellen voor nieuwe en opkomende aanbieders, echte concurrentie introduceren, de kwaliteit en betrouwbaarheid van de dienstverlening verbeteren en duurzame kostenbesparingen realiseren – dit alles via een eerlijk, transparant en volledig elektronisch aanbestedingsproces.
Oplossing
In samenwerking met Proactis introduceerde de gemeente een dynamisch inkoopsysteem voor personenvervoer (Dynamic Purchasing System, DPS) - een volledig elektronisch aanbestedingsproces waarmee nieuwe leveranciers op elk moment kunnen deelnemen, mits ze voldoen aan vastgestelde veiligheids- en kwaliteitscriteria. Het proces maakt gebruik van de omgekeerde e-veilingtechnologie van Proactis, waarbij leveranciers een eerste bod indienen voordat ze deelnemen aan een competitieve omgekeerde veiling van een uur, waarin ze actief kunnen bieden op routes.
Vervoerscontracten werden opgedeeld in vier categorieën: taxi's met vaste chauffeurs, voertuigen met 8 tot 17 zitplaatsen en voertuigen met meer dan 17 zitplaatsen werden via een omgekeerde e-veiling aanbesteed; ad-hoc taxiritten werden beheerd via een conventionele aanbestedingsprocedure. Het veilingmodel ondersteunt de beste inkooppraktijken, technische automatisering en volledige traceerbaarheid.
Ter ondersteuning van de lancering werd in samenwerking met Business Wales een reeks evenementen georganiseerd en gefaciliteerd, waarbij aanbieders van uiteenlopende aard werden uitgenodigd, van kleine lokale taxibedrijven tot grote touringcarbedrijven. Binnen enkele weken registreerden meer dan 60 lokale aanbieders zich succesvol op het DPS-systeem, dat volgens planning en vóór de start van het nieuwe academische jaar werd gelanceerd.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.