Platform Housing Group steigert Ausgaben für laufende Verträge um 20 % mit Proactis
Durch die vollständige Einführung von Proactis' Source-to-Pay konnte Platform Housing seine Einkaufsprozesse vereinheitlichen und einen besseren Überblick über die zugesagten Ausgaben gewinnen.
Sektor
Gehäuse
Verwaltete Wohnanlagen
Mehr als 48.000
Reduzierung der Maverick-Ausgaben
15%
Bestellungen bearbeitet
75.000+ pro Jahr
Systemintegration
Infor SunSystems
Die Platform Housing Group verwaltet über 48.000 Wohnungen in ganz Großbritannien und wickelt jährlich mehr als 75.000 Bestellungen bei über 1.700 Lieferanten ab – mit einem Gesamtvolumen von über 267 Millionen Pfund pro Jahr. Nach dem rasanten Wachstum durch die Fusion konnten die Einkaufs- und Finanzabteilungen der Gruppe mit diesem Tempo nicht mehr Schritt halten.
Die Lieferantendaten waren lückenhaft und oft veraltet. Eigenständige Beschaffung war üblich, die Einhaltung von Verträgen schwer durchzusetzen, und ein wachsender Rückstand an überfälligen Rechnungen schuf Risiken entlang der gesamten Lieferkette. Der Einkauf agierte weitgehend isoliert vom Finanzbereich, was bedeutete, dass Budgetverantwortliche nur begrenzten Einblick in die zugesagten Ausgaben hatten und Budgets kaum in Echtzeit verfolgen konnten.
Gleichzeitig geriet der gesamte soziale Wohnungssektor unter zunehmenden wirtschaftlichen Druck – eine Mietpreisbremse von 7 %, steigende Reparaturkosten und anhaltende Inflation machten Finanzkontrolle und effiziente Beschaffung dringlicher denn je. Platform benötigte eine einheitliche, skalierbare Source-to-Pay-Lösung, die nicht nur den aktuellen Umfang, sondern auch das angestrebte Wachstum von einer Verdopplung innerhalb von fünf Jahren ermöglichte.
Im Rahmen ihres Programms „Shaping Future Finance“ kooperierte Platform mit Proactis, um eine einheitliche Source-to-Pay-Lösung einzuführen, die in die Finanzplattform Infor Sun Systems integriert ist. Das Ergebnis: 20 % mehr Auftragseingänge, 30 % weniger überfällige Rechnungen und eine neu positionierte Einkaufsabteilung als strategischer Partner des Unternehmens.
Lösung
Platform führte eine umfassende Transformation des Source-to-Pay-Prozesses durch und implementierte Proactis Marketplace, Sourcing, Vertragsmanagement und Rechnungserfassung sowie Proactis P2P – alles integriert in die Finanzplattform Infor Sun Systems. Die Lösung wurde aufgrund ihrer ausgewogenen Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und langfristigen Skalierbarkeit ausgewählt. Sie unterstützte zudem das Technologieumstellungsprogramm, das die Migration des Wohnungsverwaltungssystems der Gruppe zu Microsoft Dynamics umfasste.
Das Programm begann mit einer Neugestaltung des Kontenplans und der Beschaffungshierarchie der Plattform. Budgetverantwortliche erhielten dadurch erstmals einen klaren Echtzeit-Überblick über Verpflichtungen und Ausgaben. Anforderung, Genehmigungen und Rechnungsabgleich wurden in einem einzigen, vernetzten Prozess – von der Erfassung bis zur Zahlung – zusammengeführt. Dadurch entfielen die manuellen Übergaben und Systemwechsel, die das Team zuvor ausgebremst hatten.
Sie erfassen nun wichtige Leistungsindikatoren wie überfällige Rechnungen, Vertragstreue und erzielte Einsparungen – und verankern so eine Kultur der datengestützten kontinuierlichen Verbesserung sowohl im Finanz- als auch im Beschaffungswesen. Dies gibt der Führungsebene die nötige Transparenz, um das Unternehmen souverän zu führen.
Wie Proactis geholfen hat
„Diese technologische Transformation hat uns die volle Kontrolle darüber gegeben, was wir kaufen und wofür wir ausgeben. Budgetverantwortliche haben nun die nötige Transparenz, um Verpflichtungen ordnungsgemäß zu verwalten, und wir verfügen über eine Plattform, die mit uns wachsen kann.“
- CFO, Platform Housing Group
Die Ausgaben für vertraglich vereinbarte Leistungen wurden um 20 % erhöht, wobei mehr Einkäufe über ausgehandelte Vereinbarungen und zugelassene Lieferanten abgewickelt wurden.
Die Ausgaben für unkontrollierte Projekte wurden um 15 % reduziert, wodurch die Einhaltung der Vorschriften verbessert und das Risiko unkontrollierter Ausgaben verringert wurde.
Reduzierung überfälliger Rechnungen um 30 %, Verbesserung der Lieferantenbeziehungen und Stärkung des Cashflow-Managements.
Über 75.000 Bestellungen wurden innerhalb eines Jahres abgewickelt; die Plattform ist so konzipiert, dass sie mit dem Wachstum der Unternehmensgruppe weiter skalieren kann.
Erstmals erhielten Budgetverantwortliche Echtzeit-Ausgabenberichte, die direkt auf ihre Budgets abgestimmt waren.
Der gesamte Rechnungsstellungsprozess – von der Erfassung bis zur Zahlung – wurde in einem einzigen, verbundenen und automatisierten Prozess optimiert.
Integrierte kontinuierliche Verbesserung durch Live-KPI-Dashboards, die Einsparungen, Compliance und Rechnungsperformance abdecken
Die Beschaffung wurde als strategischer Partner des Unternehmens neu positioniert und geht über die reine Transaktionsverarbeitung hinaus hin zu einem proaktiven Ausgabenmanagement.
Kundeneinblicke
„Wir investieren kontinuierlich in unsere Technologie, um großartige Wohnorte zu schaffen. Die Zusammenarbeit mit Proactis hat es uns ermöglicht, die Kontrolle über unsere Ausgaben und Verträge zu übernehmen, Risiken in unserer Lieferkette zu eliminieren und die Grundlagen für eine wirklich moderne Finanzfunktion zu legen – eine, die für Wachstum bereit ist.“
- CFO, Platform Housing Group
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