Platform Housing Group augmente ses dépenses contractuelles de 20 % avec Proactis
Grâce au déploiement complet de la solution Source-to-Pay de Proactis, Platform Housing a unifié ses processus d'achat et a bénéficié d'une meilleure visibilité sur les dépenses engagées.
Secteur
Logement
Maisons gérées
Plus de 48 000
Réduction des dépenses des indépendants
15%
Commandes traitées
Plus de 75 000 par an
Intégration de systèmes
Infor SunSystems
Platform Housing Group gère plus de 48 000 logements au Royaume-Uni et traite plus de 75 000 commandes par an auprès de plus de 1 700 fournisseurs, pour un montant total dépassant 267 millions de livres sterling. Suite à une croissance rapide due à des fusions, les services achats et finance du Groupe peinaient à suivre le rythme.
Les dossiers fournisseurs étaient fragmentés et souvent obsolètes. Les achats non autorisés étaient fréquents, le respect des contrats difficile à garantir et l'accumulation croissante de factures impayées engendrait des risques tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Le service des achats fonctionnait largement de manière isolée du service financier, ce qui limitait la visibilité des responsables budgétaires sur les dépenses engagées et leur permettait difficilement de suivre les budgets en temps réel.
Dans le même temps, le secteur du logement social dans son ensemble était confronté à des pressions économiques croissantes – plafonnement des loyers à 7 %, hausse des coûts de réparation et inflation persistante – rendant la maîtrise financière et l'efficacité des achats plus urgentes que jamais. Platform avait besoin d'une solution Source-to-Pay unique et évolutive, capable de soutenir non seulement sa taille actuelle, mais aussi son ambition de doubler de volume en cinq ans.
Dans le cadre de son programme « Façonner la finance de demain » , Platform s'est associée à Proactis pour déployer une solution Source-to-Pay unifiée, intégrée à sa plateforme financière Infor Sun Systems. Résultat : une augmentation de 20 % des dépenses contractuelles, une réduction de 30 % des factures impayées et une fonction achats repositionnée comme un véritable partenaire stratégique pour l'entreprise.
Solution
Platform a entrepris une transformation complète de son processus Source-to-Pay, en déployant Proactis Marketplace, Sourcing, Contract Management et Invoice Capture, ainsi que Proactis P2P, le tout intégré à sa plateforme financière Infor Sun Systems. La solution a été choisie pour son équilibre entre fonctionnalités, facilité d'utilisation et évolutivité à long terme. Elle a également soutenu le programme de transformation technologique, notamment la migration du système de gestion immobilière du Groupe vers Microsoft Dynamics.
Le programme a débuté par une refonte du plan comptable et de la hiérarchie des achats de la plateforme, offrant ainsi aux responsables budgétaires une vision claire et en temps réel des engagements et des dépenses. Les demandes d'achat, les approbations et le rapprochement des factures ont été intégrés dans un processus unique et intégré, de la saisie au paiement, éliminant ainsi les transferts manuels et les changements de système qui ralentissaient auparavant l'équipe.
Ils suivent désormais des indicateurs clés de performance, notamment les factures impayées, le respect des contrats et les économies réalisées, intégrant ainsi une culture d'amélioration continue axée sur les données dans les domaines de la finance et des achats, et offrant à la direction la visibilité dont elle a besoin pour gérer l'organisation en toute confiance.
Comment Proactis a aidé
« Cette transformation technologique nous a permis de maîtriser pleinement nos achats et nos dépenses. Les responsables budgétaires disposent désormais de la visibilité nécessaire pour gérer correctement les engagements, et nous avons une plateforme conçue pour évoluer avec nous. »
- Directeur financier, Platform Housing Group
Augmentation de 20 % des dépenses contractuelles, grâce à une augmentation des achats effectués par le biais d'accords négociés et de fournisseurs agréés.
Réduction de 15 % des dépenses non conformes, amélioration de la conformité et réduction du risque de dépenses incontrôlées
Réduction de 30 % des factures impayées, amélioration des relations avec les fournisseurs et renforcement de la gestion de la trésorerie
Nous avons traité plus de 75 000 transactions de bons de commande en une seule année, grâce à une plateforme conçue pour évoluer au rythme de la croissance du Groupe.
Pour la première fois, les responsables budgétaires ont bénéficié de rapports de dépenses précis et en temps réel, directement alignés sur leurs budgets.
Nous avons rationalisé l'ensemble du processus de facturation, de la saisie au paiement, au sein d'un processus unique et automatisé.
Amélioration continue intégrée grâce à des tableaux de bord d'indicateurs clés de performance (KPI) en temps réel couvrant les économies, la conformité et la performance des factures.
Repositionnement de la fonction Achats en tant que partenaire stratégique de l'entreprise, passant d'un simple traitement transactionnel à une gestion proactive des dépenses
Connaissance du client
« Nous sommes déterminés à investir continuellement dans notre technologie afin de créer des lieux de vie exceptionnels. Notre collaboration avec Proactis nous a permis de maîtriser nos dépenses et nos contrats, d'éliminer les risques liés à notre chaîne d'approvisionnement et de jeter les bases d'une fonction finance véritablement moderne et prête à accompagner notre croissance. »
- Directeur financier, Platform Housing Group