Platform Housing Group verhoogt de contractuitgaven met 20% dankzij Proactis.
Dankzij de volledige implementatie van Proactis' Source-to-Pay-oplossing heeft Platform Housing hun inkoopprocessen gestroomlijnd en meer inzicht gekregen in de vastgestelde uitgaven.
Sector
Huisvesting
Woningen beheerd
48.000+
Vermindering van de uitgaven aan Mavericks
15%
Verwerkte inkooporders
75.000+ per jaar
Systeemintegratie
Infor SunSystems
Platform Housing Group beheert meer dan 48.000 woningen in het Verenigd Koninkrijk en verwerkt jaarlijks meer dan 75.000 inkooporders bij meer dan 1.700 leveranciers, met een totale jaarlijkse uitgave van meer dan £ 267 miljoen. Na een snelle groei door fusies hadden de inkoop- en financiële afdelingen van de groep moeite om gelijke tred te houden.
Leveranciersgegevens waren gefragmenteerd en vaak verouderd. Ongecontroleerde aankopen kwamen veel voor, naleving van contracten was moeilijk af te dwingen en een groeiende achterstand aan openstaande facturen zorgde voor risico's in de hele toeleveringsketen. De inkoopafdeling opereerde grotendeels geïsoleerd van de financiële afdeling, waardoor budgethouders beperkt inzicht hadden in de vastgelegde uitgaven en budgetten nauwelijks in realtime konden volgen.
Tegelijkertijd werd de sociale woningbouwsector geconfronteerd met toenemende economische druk – een huurplafond van 7%, stijgende reparatiekosten en aanhoudende inflatie – waardoor financiële controle en inkoopefficiëntie urgenter dan ooit werden. Platform had behoefte aan één schaalbare Source-to-Pay-oplossing die niet alleen de huidige schaal aankon, maar ook de ambitie om binnen vijf jaar in omvang te verdubbelen.
Als onderdeel van het programma 'Shaping Future Finance' werkte Platform samen met Proactis aan de implementatie van een uniforme Source-to-Pay-oplossing, geïntegreerd met het financiële platform Infor Sun Systems. Het resultaat: een stijging van 20% in de contractuele uitgaven, een daling van 30% in achterstallige facturen en een herpositionering van de inkoopafdeling als een volwaardige strategische partner voor de organisatie.
Oplossing
Platform heeft een complete Source-to-Pay-transformatie doorgevoerd, waarbij Proactis Marketplace, Sourcing, Contract Management en Invoice Capture zijn geïmplementeerd in combinatie met Proactis P2P – allemaal geïntegreerd met het financiële platform van Infor Sun Systems. De oplossing werd gekozen vanwege de balans tussen functionaliteit, gebruiksgemak en schaalbaarheid op lange termijn. Het ondersteunde tevens het technologieveranderingsprogramma, dat onder meer de migratie van het woningbeheersysteem van de groep naar Microsoft Dynamics omvatte.
Het programma begon met een herziening van het rekeningschema en de inkoophiërarchie van Platform, waardoor budgethouders voor het eerst een duidelijk en realtime overzicht kregen van verplichtingen en uitgaven. Aanvragen, goedkeuringen en factuurafstemming werden samengevoegd tot één geïntegreerd proces – van registratie tot betaling – waardoor de handmatige overdrachten en systeemwisselingen die het team voorheen vertraagden, werden geëlimineerd.
Ze houden nu belangrijke prestatie-indicatoren bij, zoals achterstallige facturen, naleving van contracten en gerealiseerde besparingen. Dit verankert een cultuur van datagestuurde continue verbetering binnen zowel Financiën als Inkoop en geeft het management het inzicht dat nodig is om de organisatie met vertrouwen te leiden.
Hoe Proactis hielp
“Deze technologische transformatie heeft ons daadwerkelijke controle gegeven over wat we kopen en waaraan we ons geld uitgeven. Budgethouders hebben nu het inzicht dat ze nodig hebben om hun verplichtingen goed te beheren, en we beschikken over een platform dat met ons meegroeit.”
- CFO, Platform Housing Group
De contractuitgaven zijn met 20% gestegen, doordat er meer aankopen via onderhandelde overeenkomsten en goedgekeurde leveranciers plaatsvinden.
De uitgaven buiten de gebaande paden zijn met 15% gedaald, waardoor de naleving is verbeterd en het risico op ongecontroleerde uitgaven is verkleind.
Het aantal openstaande facturen is met 30% gedaald, waardoor de relaties met leveranciers zijn verbeterd en het cashflowbeheer is versterkt.
In één jaar tijd hebben we meer dan 75.000 inkoopordertransacties verwerkt, met een platform dat is ontworpen om mee te groeien met de groep.
Voor het eerst kregen budgethouders realtime en nauwkeurige uitgavenrapportages die direct waren afgestemd op hun budgetten.
Het volledige factuurproces – van vastlegging tot betaling – is gestroomlijnd binnen één geïntegreerd, geautomatiseerd proces.
Geïntegreerde continue verbetering via realtime KPI-dashboards met betrekking tot besparingen, naleving en factuurprestaties.
De inkoopafdeling is opnieuw gepositioneerd als strategische partner van de organisatie, waarbij de focus verschuift van louter transactionele verwerking naar proactief uitgavenbeheer.
Klantinzicht
“We blijven investeren in onze technologie om geweldige leefomgevingen te creëren. Dankzij de samenwerking met Proactis hebben we onze uitgaven en contracten beter onder controle gekregen, risico's in onze toeleveringsketen kunnen elimineren en de basis kunnen leggen voor een echt moderne financiële afdeling – een afdeling die klaar is voor groei.”
- CFO, Platform Housing Group
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.