Mears Group verhoogt de efficiëntie van AP met 500% dankzij Proactis.
Mears Group schaalde de verwerking van crediteurenadministratie op van 20.000 naar 100.000 facturen per maand met Proactis, waardoor de efficiëntie vervijfvoudigde zonder het personeelsbestand uit te breiden.
Sector
Huisvesting
Medewerkers
16.000+
Systeemintegratie
SunSystems Finance
Verwerkte facturen
Meer dan een miljoen per jaar
Klant sinds
2005
Hoe Proactis hielp
“Voordat we Proactis gebruikten, verwerkten we met een team van 8 mensen maandelijks 20.000 facturen. Nu verwerken we er 100.000. We hebben deze groei zonder extra personeel kunnen opvangen, terwijl we de nauwkeurigheid en rapportage hebben verbeterd.”
Financieel controller van de Mears Group
De efficiëntie van de crediteurenadministratie is met 500% gestegen, waardoor hetzelfde team van acht personen maandelijks 100.000 facturen verwerkt.
Heeft aanzienlijke bedrijfsgroei opgevangen zonder extra kosten voor de crediteurenadministratie.
Verbeterde nauwkeurigheid en rapportage binnen de factuurverwerking.
Heeft gezorgd voor meer controle, inzicht en naleving van de regels binnen de crediteurenadministratie van de Groep.
Introduceerde best-practice controles die voorheen niet haalbaar waren met handmatige verwerking.
Het is nu mogelijk om papieren, PDF- en XML-facturen te verwerken via één enkel, uniform platform.
Naadloos geïntegreerd met de bestaande inkoop- en financiële systemen van de Groep.
Een schaalbaar platform voor factuurautomatisering geleverd ter ondersteuning van de voortdurende bedrijfsgroei en de toekomstige invoering van elektronische facturering.
Overzicht
Mears Group is verantwoordelijk voor het onderhoud, de reparatie en de modernisering van de woningen van honderdduizenden mensen in samenwerking met sociale woningbouworganisaties. Het bedrijf heeft meer dan 16.000 medewerkers in het Verenigd Koninkrijk. Geconfronteerd met snelle bedrijfsgroei en een handmatig, op papier gebaseerd crediteurenproces dat onhoudbaar werd, implementeerde Mears Proactis Invoice Capture, geïntegreerd met het financiële platform SunSystems. Het resultaat was een efficiëntieverhoging van 500% in de crediteurenadministratie: van 20.000 naar 100.000 facturen per maand met hetzelfde team.
Uitdaging
Mears Group is een van de toonaangevende aanbieders van diensten op het gebied van onderhoud, reparatie en verbetering van woningen in het Verenigd Koninkrijk. In samenwerking met sociale woningbouworganisaties onderhoudt het bedrijf de woningen van honderdduizenden mensen in het hele land.
De snelle groei van de groep – zowel organisch als door overnames – betekende dat de bestaande processen voor crediteurenadministratie al snel te klein werden. Met een handmatige, op papier gebaseerde aanpak voor de factuurverwerking verwerkte een team van acht medewerkers 20.000 facturen per maand. Om de stijgende volumes bij te kunnen houden, zou een ongewijzigde voortzetting van de groei een aanzienlijke uitbreiding van het personeelsbestand op de crediteurenafdeling vereisen.
Mears had behoefte aan een oplossing die de factuurverwerking kon automatiseren en schalen, naadloos kon integreren met het financiële platform van SunSystems en de ambitieuze groeistrategie van de groep kon ondersteunen zonder evenredige extra personeelskosten.
Oplossing
Na een grondige evaluatie van de behoeften van de groep heeft Proactis in twee fasen een oplossing voor factuurautomatisering geïmplementeerd met behulp van de PRINCE2-projectmanagementmethodologie. Deze aanpak introduceerde best practices om een volledige automatisering van de factuurverwerkingscyclus te garanderen.
De oplossing – een scan- en intelligent data-acquisitiesysteem – maakt het mogelijk om alle binnenkomende inkoopfacturen direct te scannen, waarbij belangrijke informatie automatisch wordt geëxtraheerd en gevalideerd met minimale handmatige invoer. Het platform ondersteunt ook elektronische facturen in zowel XML- als PDF-formaat en integreert naadloos met het interne inkoopsysteem van de Groep en de financiële oplossing van SunSystems.
Proactis adviseerde ook over best practices voor beheersmaatregelen gedurende de implementatie, waardoor de kostenbeheersing, het inzicht in de uitgaven en de naleving van de regels binnen de organisatie werden verbeterd. Zo werd een schaalbaar platform gebouwd ter ondersteuning van de voortdurende groei van Mears.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.