Derbyshire Support and Facilities Services reduceert handmatige factuurinvoer met 96% dankzij Proactis Invoice Capture.
Derbyshire Support and Facilities Services (DSFS), een volledige dochteronderneming van Chesterfield Royal Hospital NHS Foundation Trust, heeft de efficiëntie van haar crediteurenadministratie aanzienlijk verbeterd door de implementatie van Proactis Invoice Capture, geïntegreerd met haar bestaande Unit4 ERP-oplossing.
Sector
Openbare diensten
Verwerkte documenten
Meer dan 30.000 in de eerste zes maanden na de lancering.
Handmatige invoerreductie
96%
Implementatietijd
7 weken, start van de livegang
Systeemintegratie
Unit4 ERP
Hoe Proactis hielp
"De implementatie van Proactis Invoice Capture heeft onze verwachtingen overtroffen en de oplossing integreert naadloos met onze Unit4 ERP-oplossing. Doordat we zo snel zulke lage handmatige invoerpercentages hebben bereikt, hebben we de waarde van de oplossing snel kunnen inzien."
- Daniel Owen, Hoofd Financiële Systemen, Derbyshire Support and Facilities Services
Het handmatig invoeren van facturen is met 96% verminderd.
Binnen de eerste zes maanden na de ingebruikname hebben we meer dan 30.000 documenten verwerkt via Invoice Capture.
De Query Desk-functionaliteit is geïntroduceerd om het 'Geen inkooporder, geen betaling'-beleid elektronisch te ondersteunen.
Een snelle implementatie gerealiseerd, afgerond binnen een projectperiode van zeven weken.
Niet-conforme facturen werden elektronisch teruggestuurd naar leveranciers, waardoor vertragingen werden verminderd en de financiële controle werd versterkt.
Vroegtijdig meetbare, tastbare voordelen behaald, waardoor de waarde van de oplossing sneller werd gerealiseerd.
Het gebruik van de bestaande Unit4 ERP-investering is versterkt door naadloze integratie.
Er zijn verdere mogelijkheden geïdentificeerd om uit te breiden naar andere gebieden van het modulaire Source-to-Pay-platform van Proactis.
Overzicht
Na een snelle implementatie van zeven weken heeft DSFS meer dan 30.000 documenten verwerkt via de oplossing, waarbij gebruik is gemaakt van een combinatie van de nieuwste technologieën voor documentverwerking, waaronder kunstmatige intelligentie, om de handmatige verwerking van facturen snel en aanzienlijk te verminderen.
Uitdaging
Als dochteronderneming die faciliteiten en ondersteunende diensten levert namens een NHS Foundation Trust, had DSFS een crediteurenadministratieproces nodig dat een aanzienlijk en groeiend volume aan leveranciersfacturen kon verwerken zonder de financiële afdeling extra administratieve lasten te bezorgen. Het handmatig invoeren van factuurwaarden was tijdrovend en bracht het team in gevaar voor verwerkingsvertragingen en inconsistente handhaving van inkoopcontroles.
DSFS moest ook consequent vasthouden aan het 'Geen inkooporder, geen betaling'-beleid. Facturen zonder geldig inkoopordernummer moesten worden geïdentificeerd en teruggestuurd naar de leveranciers, in plaats van handmatig te worden verwerkt. De organisatie had behoefte aan een oplossing die naadloos kon worden geïntegreerd met het bestaande Unit4 ERP-systeem, snel kon worden geïmplementeerd en al in een vroeg stadium meetbare waarde kon leveren.
Oplossing
DSFS implementeerde Proactis Invoice Capture en integreerde dit direct met de bestaande Unit4 ERP-oplossing. Het project werd binnen zeven weken afgerond, van begin tot ingebruikname, wat getuigt van een snelle en soepele implementatie.
De oplossing combineert de nieuwste technologieën voor factuurverwerking, waaronder kunstmatige intelligentie, om het handmatig invoeren van factuurwaarden aanzienlijk te verminderen. Een belangrijk onderdeel van de implementatie was de introductie van de Query Desk-functionaliteit binnen Factuurverwerking. Hiermee kan DSFS het 'Geen inkooporder, geen betaling'-beleid elektronisch ondersteunen. Factuurafwijkingen, zoals facturen zonder geldig inkoopordernummer, worden nu elektronisch teruggestuurd naar de leverancier. Dit stelt DSFS in staat om consistent financiële controles uit te voeren, vertragingen te verminderen en ervoor te zorgen dat leveranciers op tijd worden betaald.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.