CBRE Ltd. accroît la valeur et le contrôle des dépenses grâce à Proactis sur plus de 5 000 propriétés.
CBRE a standardisé son processus d'approvisionnement avec Proactis, obtenant ainsi une visibilité complète sur ses dépenses et un contrôle budgétaire renforcé pour ses opérations complexes au Royaume-Uni.
Secteur
Gestion immobilière
Actifs sous gestion
Plus de 38 milliards de livres sterling
Propriétés gérées
Plus de 5 000
Factures traitées
Plus de 150 000 par an
Client depuis
2016
Comment Proactis a aidé
« Gérer les processus d'approvisionnement pour plus de 5 000 propriétés différentes représente un défi de taille. Proactis nous offre la plateforme idéale pour garantir que nous restons à la pointe en matière de création de valeur à partir des achats et de contrôle des dépenses. »
Responsable des achats, de la gestion immobilière et des actifs, CBRE Ltd.
Mise en place de processus d'approvisionnement et de paiement uniformes pour l'ensemble des propriétés gérées, impliquant plus de 500 employés.
Amélioration du contrôle budgétaire pour les responsables de site, offrant une visibilité complète des dépenses réelles et prévues
A permis une croissance substantielle du volume des transactions sans augmentation des effectifs
Nous avons atteint jusqu'à 50 % de réception et de paiement de factures électroniques, réduisant ainsi considérablement le traitement papier.
Amélioration de la visibilité sur l'activité des fournisseurs : niveaux de dépenses, performances de livraison et respect des contrats
Traitement simplifié des factures et autorisation des paiements pour l'ensemble de la fonction AP
Intégré de manière transparente à 15 systèmes financiers différents au sein du portefeuille immobilier diversifié de CBRE
Renforcement de la confiance des clients et des locataires grâce à des rapports financiers précis, transparents et opportuns
Aperçu
CBRE Ltd., leader mondial des services immobiliers commerciaux, gère plus de 5 000 propriétés au Royaume-Uni. Confrontée au défi de la maîtrise des dépenses d'approvisionnement et du traitement des factures pour un portefeuille vaste et complexe, l'entreprise a déployé Proactis comme plateforme de gestion des dépenses à l'échelle de l'entreprise. Intégrée à 15 systèmes financiers différents et utilisée par plus de 500 collaborateurs, la solution a permis d'harmoniser les processus d'achat, d'assurer une visibilité complète des dépenses et d'améliorer significativement le contrôle budgétaire des responsables de site.
Défi
Le service de gestion immobilière et d'actifs de CBRE Ltd. au Royaume-Uni propose aux propriétaires des services de gestion locative, de comptabilité, de gestion des risques, de gestion des installations et d'approvisionnement pour leurs biens immobiliers commerciaux, notamment les centres commerciaux, les immeubles de bureaux et les zones industrielles. L'équipe gère plus de 5 000 propriétés, soit une surface de 209 millions de pieds carrés, et dessert 21 500 locataires.
Avec des dépenses annuelles d'approvisionnement avoisinant les 290 millions de livres sterling, plus de 8 000 fournisseurs et plus de 150 000 factures traitées chaque année, l'organisation avait besoin d'un système complet de gestion des achats et des factures à l'échelle de l'entreprise. Les propriétaires et les locataires exigeaient une comptabilisation claire, précise et rapide de toutes les charges d'exploitation, or les processus existants ne permettaient plus d'accompagner la croissance de l'activité.
L'équipe dirigeante de la gestion immobilière et d'actifs a reconnu la nécessité d'une solution capable de fournir des processus d'approvisionnement et de paiement cohérents pour l'ensemble des propriétés gérées, d'offrir une visibilité complète des dépenses et de s'adapter à la croissance continue de l'entreprise.
Solution
CBRE a collaboré avec Proactis pour mettre en œuvre une solution d'approvisionnement complète, rapidement déployable et évolutive en une véritable plateforme de gestion des dépenses pour l'ensemble des propriétés. La solution d'automatisation des comptes fournisseurs de Proactis a amélioré l'efficacité des achats tout en permettant à l'organisation d'enregistrer et de contrôler avec précision les dépenses de toutes ses entités.
Proactis, disponible en solution hébergée, a permis à l'équipe de CBRE de se concentrer pleinement sur le déploiement et l'utilisation quotidienne, Proactis assurant la gestion technique. Le déploiement complet sur l'ensemble des propriétés a été réalisé en seulement neuf mois. Le système est désormais utilisé par plus de 500 employés, du personnel du siège social aux équipes opérationnelles sur site, et est intégré à 15 systèmes financiers différents pour accompagner CBRE et ses nombreux propriétaires immobiliers.
Les règles de flux de travail et d'autorisation de Proactis garantissent que les achats dépassant les montants spécifiés ou présentant un risque de dépassement budgétaire sont automatiquement transmis à un responsable pour approbation. Jusqu'à 50 % des factures sont désormais reçues, vérifiées et payées électroniquement, ce qui réduit considérablement le traitement papier de l'ensemble du portefeuille.