Le Avon and Wiltshire Mental Health Partnership NHS Trust étend les capacités d'Unit4 avec Proactis Invoice Capture.
L'Avon and Wiltshire Mental Health Partnership NHS Trust établit de nouvelles normes pour le paiement et le traitement des factures.
Secteur
Services publics
Intégration de systèmes
Unité 4 Monde des affaires
Fournisseurs
Plus de 2 600
Factures traitées
Plus de 95 000 par an
Client depuis
2018
Comment Proactis a aidé
« Grâce à Proactis, nous avons atteint un taux de paiement de 99,5 % pour le NHS et de 99,6 % pour les autres prestataires dans le délai imparti de 30 jours. Ce résultat constitue une véritable référence et nous place parmi les établissements les plus performants du sud de l'Angleterre. »
Sam Mitchell, responsable des systèmes financiers
Solution automatisée permettant la numérisation des factures avec capture de données.
99,5 % des factures du NHS et 99,6 % des factures hors NHS sont payées dans les 30 jours.
Intégration transparente avec Unit4 Business World.
Réduit les coûts et les délais de traitement des factures.
Permet de gagner du temps en améliorant l'efficacité du processus de facturation.
Toutes les factures ont été réglées lors du cycle de paiement précédant leur date d'échéance.
Aperçu
L’Avon and Wiltshire Mental Health Partnership NHS Trust (AWP) est un prestataire de premier plan de services spécialisés en santé mentale, troubles de l’apprentissage et autisme dans le sud-ouest de l’Angleterre. Confronté au défi de traiter efficacement un volume important de factures tout en respectant les normes de paiement du NHS, le Trust a mis en œuvre le logiciel Proactis Invoice Capture en 2018.
Intégrée de manière transparente à Unit4 Business World, la solution a transformé les processus de comptes fournisseurs du Trust, atteignant des taux de conformité des paiements exceptionnels et faisant d'AWP l'un des trusts du NHS les plus performants du sud de l'Angleterre.
Défi
L’Avon and Wiltshire Mental Health Partnership NHS Trust offre des soins de qualité et empreints de compassion aux personnes souffrant de troubles mentaux, d’autisme et de difficultés d’apprentissage. L’établissement emploie plus de 2 600 personnes qui dispensent des services communautaires et hospitaliers dans tout le sud-ouest de l’Angleterre.
Face à un volume important et croissant de factures fournisseurs à gérer (entre 6 000 et 7 000 par mois), l’organisme avait besoin d’une solution plus efficace et automatisée, compatible avec son système financier Unit4 Business World. L’objectif principal était d’améliorer les délais de traitement, de garantir la conformité au Code des bonnes pratiques de paiement et d’alléger la charge administrative de l’équipe financière.
L’organisme recherchait un outil de traitement des factures qui automatiserait les tâches routinières, éliminerait la numérisation manuelle et soutiendrait le personnel travaillant hors site, tout en garantissant que les fournisseurs soient payés avec précision et à temps.
Solution
En 2018, l'organisme a mis en place Proactis Invoice Capture, un service géré qui s'intègre parfaitement à Unit4 Business World. Cette solution permet de numériser, de saisir les données, de valider et d'importer directement dans Unit4, sans intervention manuelle, toutes les factures entrantes, qu'elles soient au format papier ou PDF.
La capture intelligente des données extrait et valide les informations clés des factures, garantissant ainsi leur exactitude avant leur rapprochement et leur intégration directe dans le système financier. Grâce à son architecture cloud, cette solution permet aux membres de l'équipe financière d'accéder aux factures et de les traiter à distance, facilitant ainsi le travail hybride au sein de l'établissement.
L'introduction d'un flux de travail dédié à la résolution des requêtes garantit que les factures non conformes sont traitées de manière efficace et transparente, réduisant ainsi les écarts et permettant au personnel de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée telles que le rapprochement des comptes et la gestion des relations avec les fournisseurs.
« Proactis Invoice Capture a considérablement amélioré notre efficacité. Non seulement il a automatisé et optimisé le traitement des factures, mais il a également réduit significativement les coûts et les délais, ce qui a permis d'atteindre une efficacité de processus exceptionnelle. De plus, nous avons l'assurance que l'équipe Proactis est là pour nous aider et nous soutenir chaque fois que nous en avons besoin. »
Sam Mitchell, responsable des systèmes financiers, Avon and Wiltshire Mental Health Partnership NHS Trust