Zukunftssicherheit und mobiles Arbeiten? Es ist Zeit für beides…
Unternehmen und ihre Finanz- und Einkaufsabteilungen weltweit müssen sich anpassen und agil sein – in Bezug auf Planung, Prozesse und Arbeitsweisen, um nur einige Beispiele zu nennen. Dann bricht eine Pandemie aus, und die Agilität des Unternehmens wird auf die Probe gestellt, während die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten.
Das Konzept des Homeoffice hat sich verändert. McKinsey stellte fest, dass die Pandemie kulturelle und technologische Barrieren durchbrochen hat, die das Arbeiten aus der Ferne in der Vergangenheit verhinderten, und einen strukturellen Wandel in Gang gesetzt hat, um dies zu ermöglichen.
Eine aktuelle Gartner-Umfrage unter Finanzvorständen ergab, dass 74 % der Befragten beabsichtigen, ihre Mitarbeiter dauerhaft ins Homeoffice zu verlegen. Und in einerPwC-Umfrage unter 669 CEOs stimmten 78 % zu, dass die ortsunabhängige Zusammenarbeit langfristig etabliert sein wird. Dies macht Prozessautomatisierung und das Arbeiten in Cloud-Umgebungen unerlässlich.
Zum Glück gibt es viele Lösungen, die schnell implementiert werden können und bereits im operativen Geschäft weit verbreitet sind. Beispielsweise ermöglicht der Einsatz eines cloudbasierten Rechnungsmanagement-Tools zur Automatisierung des Rechnungsprozesses unter Einhaltung aller Richtlinien, dass Ihr Unternehmen Rechnungen unabhängig vom Arbeitsort der Mitarbeiter und ohne Unterbrechungen empfangen, genehmigen, verarbeiten und bezahlen kann.
Wir haben festgestellt, dass Unternehmen, die auf papierbasierte, manuelle Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung angewiesen sind, vor großen Herausforderungen stehen – beispielsweise beim Empfang von Rechnungen, der Auftragserteilung und -genehmigung sowie der Bezahlung von Lieferanten. Im besten Fall war dies umständlich, im schlimmsten Fall führte es zu Zahlungsausfällen bei den Lieferanten und einer Unterbrechung der gesamten Lieferkette. Doch die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist problemlos verfügbar und kommt mit minimalem oder gar keinem menschlichen Eingriff aus.
90 % der Arbeitgeber geben an, dass die Produktivität durch mobiles Arbeiten nicht beeinträchtigt wurde. Viele Unternehmen sind sogar überzeugt, dass ein Team im Homeoffice effizienter arbeitet, da weniger Reisezeit anfällt und bei Bedarf Überstunden geleistet werden können. Doch vielen fehlen noch die passenden Lösungen, um dies zu ermöglichen.
Das Konzept des Homeoffice hat sich verändert. McKinsey stellte fest, dass die Pandemie kulturelle und technologische Barrieren durchbrochen hat, die das Arbeiten aus der Ferne in der Vergangenheit verhinderten, und einen strukturellen Wandel in Gang gesetzt hat, um dies zu ermöglichen.
Eine aktuelle Gartner-Umfrage unter Finanzvorständen ergab, dass 74 % der Befragten beabsichtigen, ihre Mitarbeiter dauerhaft ins Homeoffice zu verlegen. Und in einerPwC-Umfrage unter 669 CEOs stimmten 78 % zu, dass die ortsunabhängige Zusammenarbeit langfristig etabliert sein wird. Dies macht Prozessautomatisierung und das Arbeiten in Cloud-Umgebungen unerlässlich.
Zum Glück gibt es viele Lösungen, die schnell implementiert werden können und bereits im operativen Geschäft weit verbreitet sind. Beispielsweise ermöglicht der Einsatz eines cloudbasierten Rechnungsmanagement-Tools zur Automatisierung des Rechnungsprozesses unter Einhaltung aller Richtlinien, dass Ihr Unternehmen Rechnungen unabhängig vom Arbeitsort der Mitarbeiter und ohne Unterbrechungen empfangen, genehmigen, verarbeiten und bezahlen kann.
Wir haben festgestellt, dass Unternehmen, die auf papierbasierte, manuelle Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung angewiesen sind, vor großen Herausforderungen stehen – beispielsweise beim Empfang von Rechnungen, der Auftragserteilung und -genehmigung sowie der Bezahlung von Lieferanten. Im besten Fall war dies umständlich, im schlimmsten Fall führte es zu Zahlungsausfällen bei den Lieferanten und einer Unterbrechung der gesamten Lieferkette. Doch die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist problemlos verfügbar und kommt mit minimalem oder gar keinem menschlichen Eingriff aus.
90 % der Arbeitgeber geben an, dass die Produktivität durch mobiles Arbeiten nicht beeinträchtigt wurde. Viele Unternehmen sind sogar überzeugt, dass ein Team im Homeoffice effizienter arbeitet, da weniger Reisezeit anfällt und bei Bedarf Überstunden geleistet werden können. Doch vielen fehlen noch die passenden Lösungen, um dies zu ermöglichen.
Können Mitarbeiter beispielsweise bestimmte Artikel und Dienstleistungen einfach online bei autorisierten Lieferanten erwerben? Wenn Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit zum Suchen und Kaufen geboten wird, wird der Kaufprozess optimiert undführt zu höheren Vertragsausgaben.
Sind Einkaufsteams in der Lage, Risiken im Homeoffice zu managen und darauf zu reagieren? Lieferanten mit hohem Risiko müssen sorgfältig analysiert werden. Kann der Lieferant die fortlaufende Lieferung der benötigten Waren und Dienstleistungen garantieren? Welches Risiko besteht für Sie, wenn der Lieferant plötzlich nicht mehr verfügbar ist? Die Minimierung der Auswirkungen der aktuellen Situation und der Herausforderungen für die Lieferkette hängt maßgeblich von den implementierten Prozessen und Lieferantenmanagementlösungen ab.
Durch den Einsatz eines automatisierten Systems zur Kategorisierung von Lieferanten und zur Klassifizierung von Waren und Dienstleistungen kann jedes Mitglied des Einkaufsteams die benötigten Produkte und Dienstleistungen anhand der richtigen Kontakte in den jeweiligen Kategorien finden. Die Automatisierung macht zudem die manuelle Pflege der Lieferantenstammdaten überflüssig – eine weitere tägliche Kostenersparnis.
Unternehmen sollten gemeinsam mit ihren Lieferanten an der Kostenreduzierung arbeiten und Kostenstrukturen besser verstehen. Dazu gehört auch, mit den Lieferanten Alternativen wie unterschiedliche Zahlungs- und Lagerverwaltungsmodelle zu prüfen. Es ist wichtig, nicht einfach immer dasselbe zu tun, nur weil es schon immer so gemacht wurde. Die heutige Zeit erfordert innovative Ansätze.
Die Pandemie hat die mangelnde Reaktionsfähigkeit vieler Unternehmen auf veränderte Anforderungen offengelegt. Gleichzeitig hat sie aber auch gezeigt, dass viele Prozesse nun remote und deutlich schneller erledigt werden können. Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen steigert nicht nur Effizienz, Kostenkontrolle und Transparenz, sondern maximiert auch die Resilienz und minimiert Risiken. Letztendlich sichert die Implementierung der richtigen Lösungen für Ihre Remote-Mitarbeiter die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.