Warum Unternehmen immer noch Millionen für Beschaffung ausgeben und was man dagegen tun kann

In einer Zeit, in der die Budgets knapper werden, die Lieferketten unter Druck stehen und Agilität entscheidend ist, verlieren Unternehmen immer noch Millionen durch eines der ältesten Probleme überhaupt: Sie kaufen, was sie bereits haben.

Ob es sich um doppelte Softwarelizenzen, Büromöbel oder Wartungsverträge handelt, übermäßige Ausgaben sind weit verbreitet, insbesondere in Organisationen, in denen Informationen fragmentiert und die Kaufkraft verteilt sind.

Warum das passiert:

Wenn Daten über verschiedene Abteilungen, Systeme oder Tabellenkalkulationen verstreut sind – und wenn die Teams aus Finanzen, Beschaffung und Betrieb nicht aufeinander abgestimmt sind – verliert man leicht den Überblick darüber, was gekauft, was verwendet und was ungenutzt herumliegt.

Die Folge? Teams bestellen Artikel unnötigerweise nach, zahlen für sich überschneidende Leistungen oder versäumen es, Ausgaben mit strategischen Lieferanten zu konsolidieren. Selbst im digitalen Zeitalter haben zu viele Organisationen Schwierigkeiten, grundlegende Fragen zu beantworten, wie zum Beispiel:

• Wie viel geben wir unternehmensweit für Produkt A aus?
• Welche Lieferanten liefern pünktlich und erfüllen unsere Qualitätsstandards?
• Wo sind wir Risiken, Nichteinhaltung von Vorschriften oder Ineffizienz ausgesetzt?

Was jetzt benötigt wird:

Das heutige wirtschaftliche Umfeld erfordert eine diszipliniertere und vernetztere Beschaffung.

Das heisst:

• Zentralisierung der Beschaffungsprozesse zur Gewährleistung von Transparenz und Kontrolle.
• Vernetzung der Finanz- und Beschaffungsteams hinsichtlich gemeinsamer Ziele und Daten.
• Leiten der Mitarbeiter zu zugelassenen Lieferanten und vorab ausgehandelten Verträgen durch intuitive, benutzerfreundliche Beschaffungssysteme.

Und ganz entscheidend ist, dass all dies geschehen muss, ohne administrative Hürden zu schaffen, die die Menschen ausbremsen oder sie dazu verleiten, das System zu umgehen.

Fazit:

Übermäßige Ausgaben sind ein Symptom für unzusammenhängende Entscheidungsprozesse. Um dem entgegenzuwirken, benötigen Unternehmen bessere Daten, bessere Systeme und eine bessere Zusammenarbeit.

Ob Sie ein schnell wachsendes Unternehmen sind, das dem Problem zuvorkommen möchte, oder eine Organisation, die ihre Kostenstruktur überdenkt, der erste Schritt ist derselbe: Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, was Sie bereits haben und was Sie tatsächlich benötigen.