Funktioniert Ihre Vertragsmanagementlösung für Sie?
Sind Sie überzeugt, dass Ihre Vertragsmanagementlösung den Nutzen für Ihr Unternehmen bietet? Verträge bilden die Grundlage jeder Lieferantenbeziehung. Doch ohne die richtigen Tools gehen oft Einsparpotenziale, Compliance-Verstöße und Effizienzsteigerungen verloren. Eine moderne Vertragsmanagementlösung hilft Ihnen, volle Transparenz zu gewinnen, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass jede Vereinbarung ihre Versprechen einlöst.
Einkäufer arbeiten intensiv daran, die besten Lieferanten zu finden und die günstigsten Konditionen auszuhandeln. Verträge sichern diese Bedingungen unternehmensweit – doch die Vorteile gehen verloren, wenn die Verträge beim Einkauf nicht einheitlich angewendet werden.
Die Lösung bietet Echtzeit-Einblicke in vertragliche Verpflichtungen, wichtige Termine und finanzielle Verbindlichkeiten. Strukturierte Prozesse und automatisierte Benachrichtigungen verhindern verpasste Verlängerungen, Kostenüberschreitungen und Vertragsverletzungen und sorgen dafür, dass die Teams jedes Detail im Griff haben.
Durch die abteilungsübergreifende Zugänglichkeit von Vertragsinformationen fördert Proactis Contract Management zudem Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Transparenz.
Die Lösung gewährleistet zudem, dass alle Beteiligten mit der jeweils aktuellsten Vertragsversion arbeiten und somit die vereinbarten Bedingungen eingehalten werden. Verknüpfte Produktkataloge steigern die Effizienz zusätzlich, indem sie Vertragsdaten direkt mit den Einkaufsaktivitäten verknüpfen, sodass jede Transaktion dem vereinbarten Wert entspricht.
Proactis unterstützt alle Vertragsarten, von Neuverträgen bis hin zu wiederkehrenden Vereinbarungen. Regelmäßige Verpflichtungen – wie Leasing-, Wartungs- oder Telekommunikationsverträge – lassen sich einfach definieren, verfolgen und überwachen. So erhalten Sie einen klaren Überblick über laufende Verpflichtungen und ermöglichen eine schnellere und intelligentere Rechnungsverarbeitung. Durch die Kombination von Transparenz, Automatisierung und Kontrolle hilft Proactis Unternehmen, transparente, regelkonforme und effiziente Vertragsmanagementprozesse zu etablieren, die den maximalen Nutzen aus jedem Vertrag ziehen.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
Was ist Vertragsmanagement ?
Vertragsmanagement ist der Prozess der Verwaltung aller Arten von Lieferantenverträgen und zugehörigen Einkäufen, um den Wert jeder Vereinbarung zu maximieren. Einkaufs- und Lieferaktivitäten werden automatisch erfasst, um die Lieferantenleistung und die Verpflichtungen des Käufers zu analysieren. Vertragsdaten und andere Kriterien werden kontinuierlich überwacht, und die zuständigen Personen werden benachrichtigt, wenn Überprüfungen oder Maßnahmen erforderlich sind.Einkäufer arbeiten intensiv daran, die besten Lieferanten zu finden und die günstigsten Konditionen auszuhandeln. Verträge sichern diese Bedingungen unternehmensweit – doch die Vorteile gehen verloren, wenn die Verträge beim Einkauf nicht einheitlich angewendet werden.
Häufige Herausforderungen im Vertragsmanagement
Viele Organisationen stehen vor Herausforderungen bei der effektiven Verwaltung von Verträgen:- Die Verträge sind an mehreren Orten gespeichert, was es schwierig macht, sie zu finden oder zusammenzuführen.
- Dezentrales Management führt zu Doppelverträgen und verpassten Möglichkeiten für mengenbasierte Einsparungen.
- Versäumte Überprüfungstermine, die zu unerwarteten Vertragsabbrüchen oder unerwünschten automatischen Verlängerungen führen.
- Begrenzte Transparenz zum Zeitpunkt des Kaufs führt zu Käufen außerhalb des Vertrags, entgangenen Einsparungen und schwächeren Lieferantenbeziehungen.
- Fehlende automatische Erfassung von Kauf- und Liefervorgängen erschwert die Messung der Compliance.
Wie Proactis Contract Management hilft
Proactis Vertragsmanagement Durch die vollständige Transparenz des gesamten Vertragslebenszyklus lässt sich die Ausgabenkontrolle verbessern. Indem alle Vereinbarungen an einem zentralen Ort gespeichert werden, können Unternehmen sicherstellen, dass die Vertragsbedingungen einheitlich angewendet werden und die Käufe dem ausgehandelten Wert entsprechen.Die Lösung bietet Echtzeit-Einblicke in vertragliche Verpflichtungen, wichtige Termine und finanzielle Verbindlichkeiten. Strukturierte Prozesse und automatisierte Benachrichtigungen verhindern verpasste Verlängerungen, Kostenüberschreitungen und Vertragsverletzungen und sorgen dafür, dass die Teams jedes Detail im Griff haben.
Durch die abteilungsübergreifende Zugänglichkeit von Vertragsinformationen fördert Proactis Contract Management zudem Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Transparenz.
Kontrolle über den gesamten Vertragslebenszyklus gewinnen
Die Verwaltung hunderter oder gar tausender Verträge muss nicht länger überfordernd sein. Mit Proactis Contract Management werden alle Vereinbarungen in einem zentralen System gespeichert. So haben Sie jederzeit Einblick in wichtige Details wie Vertragsdaten, KPIs, Kündigungsfristen und finanzielle Verbindlichkeiten. Automatisierte Benachrichtigungen stellen sicher, dass Verlängerungen, Compliance-Prüfungen und andere wichtige Ereignisse nicht verpasst werden. Ihr Team ist somit stets auf dem Laufenden und kostspielige Fehler werden vermieden.Die Lösung gewährleistet zudem, dass alle Beteiligten mit der jeweils aktuellsten Vertragsversion arbeiten und somit die vereinbarten Bedingungen eingehalten werden. Verknüpfte Produktkataloge steigern die Effizienz zusätzlich, indem sie Vertragsdaten direkt mit den Einkaufsaktivitäten verknüpfen, sodass jede Transaktion dem vereinbarten Wert entspricht.
Proactis unterstützt alle Vertragsarten, von Neuverträgen bis hin zu wiederkehrenden Vereinbarungen. Regelmäßige Verpflichtungen – wie Leasing-, Wartungs- oder Telekommunikationsverträge – lassen sich einfach definieren, verfolgen und überwachen. So erhalten Sie einen klaren Überblick über laufende Verpflichtungen und ermöglichen eine schnellere und intelligentere Rechnungsverarbeitung. Durch die Kombination von Transparenz, Automatisierung und Kontrolle hilft Proactis Unternehmen, transparente, regelkonforme und effiziente Vertragsmanagementprozesse zu etablieren, die den maximalen Nutzen aus jedem Vertrag ziehen.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
- Kontrolle und Transparenz über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg.
- Unkomplizierte Weitergabe von Vertragsinformationen innerhalb der gesamten Organisation.
- Wirksame Überwachung und Bewertung von Vereinbarungen.
- Echtzeit-Einblick in Verbindlichkeiten und Verpflichtungen.