Inzicht in uitgaven is een begin. Nauwkeurigheid is het doel.

Het is belangrijk om uitgaven vroegtijdig in kaart te brengen. Het helpt organisaties de controle te behouden voordat geld wordt uitgegeven. Maar vroegtijdig inzicht is alleen nuttig als de informatie accuraat is. Als het gebaseerd is op schattingen, komen de problemen later in het proces aan het licht.

Als mensen niet weten welke leverancier ze moeten kiezen, wat iets zou moeten kosten of hoe ze het moeten omschrijven, vullen ze die gaten zelf in. Dat heeft gevolgen voor alles wat volgt. In veel gevallen wordt het ware beeld pas duidelijk als de factuur wordt gecontroleerd.

Daarom is begeleid inkopen zo belangrijk. Het helpt inkopers de juiste leverancier te kiezen, de juiste artikelen en prijzen te bekijken en bestellingen te plaatsen op basis van accurate informatie in plaats van vrije tekst en aannames.

De meeste organisaties denken dat ze een probleem hebben met de beheersing van hun uitgaven.

De CFO ziet de uitgaven het budget overschrijden, het hoofd Inkoop ziet ongecontroleerde uitgaven die het inkoopteam belasten met nieuwe leveranciersaanmeldingen, en de crediteurenadministratie besteedt talloze uren aan het nabellen van leveranciers, terwijl interne afdelingen worstelen met het oplossen van discrepanties tussen facturen en bestellingen.

Dit zijn reële problemen. Maar ze vormen niet de kern van het probleem.

Het kernprobleem is dat de gegevens die de organisatie probeert te controleren al onjuist waren voordat ze bij deze mensen terechtkwamen. Tegen de tijd dat een probleem zich voordoet in de financiële afdeling, pakt men alleen de symptomen aan, niet de oorzaak.

Dit artikel gaat over waar de oorzaak zich daadwerkelijk bevindt - in de aanvraagfase - en wat er verandert als je die daar aanpakt.

Het is alsof je bij Argos koopt, maar dan zonder catalogus.

Als je in de jaren negentig wel eens bij Argos hebt gewinkeld, dan herinner je je vast nog hoe het ging. Je liep naar binnen, pakte de catalogus, zocht op wat je wilde hebben, schreef de artikelcode op een bonnetje en gaf het af. Totale tijd: negentig seconden. De kassier las het bonnetje, de administratie had wat je besteld had en wat je kreeg, kwam overeen met wat je had opgeschreven.

Stel je nu dezelfde winkel voor, maar dan zonder catalogus. Je zou de namen van de artikelen gokken. Je zou de prijzen gokken. Je zou een omschrijving verzinnen die wel klopt. De kassier zou naar achteren lopen om een collega te raadplegen. Onvermijdelijk zouden alle bonnen gecorrigeerd moeten worden en zouden de gegevens die de kassa registreerde niet overeenkomen met wat de winkel verliet.

Dat is precies wat de meeste organisaties hun medewerkers dagelijks vragen te doen bij de aankoop. We noemen het handmatig bestellen, of bestellen met vrije tekst. Het label is niet het belangrijkste. Het praktische effect is hetzelfde: mensen vullen een blanco formulier in zonder de catalogus.

Ze bestellen misschien A4-papier. De organisatie heeft mogelijk al tien leveranciers van kantoorartikelen in het bestand staan, maar geen van deze leveranciers is duidelijk herkenbaar voor de inkoper. Dus kiezen ze een naam die ze herkennen of verzinnen ze een nieuwe. Ze kennen de afgesproken prijs niet. Ze kennen de juiste code niet. Dus typen ze iets in wat redelijk lijkt: €5, een leveranciersnaam die ze zich herinneren, een omschrijving die later wel duidelijk genoeg zal zijn.

Het verzoek is ingediend. Maar de informatie in dat verzoek, hoewel met de beste bedoelingen verstrekt, is niet bruikbaar.

Als de informatie vanaf het begin onjuist is en onjuist blijft

De werkelijke prijs kan £2 of £10 zijn. De leverancier kan zich net buiten de aanbestedingsprocedure bevinden. De categorie kan aan de verkeerde afdeling zijn toegewezen. Niets daarvan is opzettelijk. Het heeft allemaal invloed op wat de organisatie denkt uit te geven.

Handmatige inkoop wordt meestal besproken als een probleem met de crediteurenadministratie, omdat de symptomen pas later aan het licht komen: facturen die niet kloppen, codes die gecorrigeerd moeten worden, financiële teams die handmatig ingrijpen. Dit zijn echter gevolgen achteraf, niet de onderliggende oorzaak.

De hoofdoorzaak is dat de organisatie de bestedingsintentie vastlegt op basis van schattingen in plaats van nauwkeurige, gestructureerde gegevens.

Als werknemers waarden moeten gokken om het werk gaande te houden, dan zijn de zichtbare uitgaven in werkelijkheid helemaal niet zichtbaar. Het lijkt dan alleen maar controle.

Een fout die zich verergert

Er is één fout in het bijzonder die aparte aandacht verdient, vanwege de manier waarop deze ongemerkt schade aanricht: de codering van kostenplaatsen.

Wanneer een medewerker een concept-inkooporder opstelt, wordt de code die op dat moment wordt toegepast – de afdeling, het kostenplaatsnummer, de categorie – meestal zonder verdere controle doorgevoerd tot aan de betaling. De reden hiervoor is structureel: de codering wordt aan het begin van het proces bepaald en de mensen verderop in het proces hebben noch de context, noch de tijd om deze te bevragen. Zij controleren facturen, niet de intentie.

Als bijvoorbeeld een bestelling wordt toegewezen aan het kostenplaats Marketing terwijl het in werkelijkheid een inkooporder voor Operations betreft, wordt die fout officieel vastgelegd op het moment dat de inkooporder wordt aangemaakt. Zelfs als de factuur overeenkomt met de inkooporder en de inkooporder met de aankoop, lijkt alles in orde. De toewijzing is echter onjuist, waardoor het lastiger wordt om de fout later te ontdekken en te corrigeren.

Dit is niet zomaar een hoofdpijn door spreadsheets; echte beslissingen die voortvloeien uit deze cijfers – budgetcontroles, goedkeuringen voor aanwervingen, projectbezuinigingen – worden nu allemaal genomen op basis van gegevens die niet accuraat zijn.

Dit is de stille manier waarop budgetten worden verstoord. Niet doordat iemand het systeem misbruikt, maar door een programmeerbeslissing die in twaalf seconden wordt genomen door iemand die niet naar het juiste antwoord wordt geleid.

Gissen kan erger zijn dan geen inzicht.

Op het eerste gezicht lijkt een handmatige aankoop beter dan een aankoop buiten het systeem, omdat er tenminste iets is vastgelegd. Maar als de leverancier, de prijs en de code allemaal schattingen zijn, neemt de organisatie beslissingen op basis van gegevens die compleet lijken, maar in werkelijkheid niet kloppen.

Dat kan schadelijker zijn dan een overduidelijke discrepantie, omdat vals vertrouwen moeilijk te herkennen is. Prognoses lijken onderbouwd. Rapporten lijken compleet. Goedkeuringsprocessen lijken conform de regels. Maar het onderliggende beeld van de vraag, het gebruik door leveranciers en de daadwerkelijke uitgaven klopt nog steeds niet.

Daarom kan het probleem niet simpelweg worden opgelost door gebruikers te vragen voorzichtiger te zijn. Niemand kan immers goedgekeurde leveranciers, onderhandelde prijzen en codeerstructuren uit het hoofd onthouden. Als het systeem ervan afhangt dat ze dat allemaal weten, dan is het systeem zelf het probleem.

De oplossing is niet om gebruikers harder te trainen, maar om de juiste route de gemakkelijkste te maken.

Begeleid inkopen pakt het probleem bij de bron aan.

Het antwoord is niet meer handmatige inspanning. Het is begeleid kopen.

Begeleid inkopen verandert het punt waarop de controle plaatsvindt. In plaats van gebruikers te vragen inkoopgegevens te verzinnen of te schatten, presenteert het goedgekeurde leveranciers, contractprijzen en gestructureerde artikelinformatie binnen het aankoopproces zelf. De catalogus is met andere woorden weer overbodig.

De gebruiker die A4-papier bestelt, hoeft niet langer te gissen of de juiste prijs €2, €5 of €10 is. Hij of zij kan kiezen uit de reeds goedgekeurde opties. De leverancier heeft gelijk. De prijs is de overeengekomen prijs. De categoriecode wordt automatisch toegepast. De aanvraag komt in het proces terecht met informatie waarop de financiële en inkoopafdeling kunnen vertrouwen.

Met Proactis Marketplace kunnen gebruikers zoeken bij vooraf goedgekeurde leveranciers, onderhandelde prijzen bekijken en aanvragen indienen met gestructureerde gegevens die direct kunnen worden geïmporteerd in Unit4 Financials by Coda (Unit4 FbC).

Het resultaat is niet alleen een betere gebruikerservaring of minder uitzonderingen op de crediteurenadministratie. Het geeft een nauwkeuriger beeld van de daadwerkelijke uitgaven vanaf het moment dat de vraag ontstaat.

De waarde van een inkoop wordt pas gerealiseerd wanneer overeengekomen afspraken zich vertalen in daadwerkelijk koopgedrag. Als de aanvraagfase nog gebaseerd is op gissingen, gaat die waarde verloren nog voordat de inkooporder is aangemaakt.

Waarom dit belangrijker is in een AI-tijdperk

Er is nog een reden om de aanvraagfase nu te verbeteren, en die heeft niets te maken met het huidige AP-team.

In ons aankomende opinieartikel over AI in het inkoop- en betalingsproces, bespreken we dat AI slechts zo goed is als de data waarmee het wordt gevoed. Zelfs de meest bekwame chef-kok ter wereld kan geen heerlijke maaltijd bereiden met bedorven bouillon, verkeerd gelabelde stukken vlees en een halflege voorraadkast. Hetzelfde geldt voor AI in inkoop en financiën. Het leert van de gegevens die uw processen vastleggen en neemt vervolgens beslissingen of doet aanbevelingen op basis van die kennis.

Als de huidige bestellingen vol staan met geschatte leveranciers, placeholder-prijzen en verkeerde afdelingscodes, zal de AI die je over twee jaar inzet, die chaos als normaal beschouwen. Het zal de verkeerde leveranciers aanbevelen. Het zal de verkeerde afwijkingen signaleren. Het zal de juiste missen. Sneller en op grote schaal, maar nog steeds fout.

Het verbeteren van de aanvraagfase is niet alleen een verbetering voor de crediteurenadministratie. Het is de basis voor de AI die je in de toekomst wilt gebruiken. De organisaties die over drie jaar echt profijt hebben van AI, zijn de organisaties die nu al gedisciplineerde en accurate uitgavengegevens verzamelen.

De betere vraag om te stellen

Als teams nog steeds handmatig inkoopordergegevens corrigeren, is de vraag niet alleen waarom facturen niet overeenkomen. Een betere vraag is of de oorspronkelijke aanvraag überhaupt wel de werkelijke aankoop weerspiegelde.

Daarom is begeleid inkopen zo belangrijk. Het lost niet alleen een administratief symptoom op, maar pakt het onderliggende probleem aan door vanaf het begin giswerk te vervangen door nauwkeurige, gestructureerde inkoopgegevens.

Zichtbaarheid is een begin. Nauwkeurigheid is het doel.