Columbus s'occupe de Proactis pour les projets d'appel d'offres afin de soutenir les contrats et les leviers de centralisation
Columbus centralise l'approvisionnement, les contrats et les leviers via la plateforme, qui fournit des processus d'encre efficaces et standardisés pour plus de 20 lots d'affaires.
Secteur
Services publics
Employés
Plus de 8 700
Utilisateurs
Plus de 800
Fournisseurs agréés
Plus de 18 000
Client depuis
2003
Comment Proactis a aidé
« Nous avions depuis longtemps pour ambition de développer des processus et des flux de travail d'approvisionnement complets afin de gérer l'ensemble des dépenses du Conseil. Proactis offre une visibilité et un contrôle complets des dépenses et, associé au portail d'approvisionnement collaboratif de Proactis, contribuera à soutenir notre programme d'approvisionnement pour les années à venir. »
Chargé(e) des relations avec les fournisseurs, Conseil du comté de Caerphilly
Obtention d'une visibilité complète des bons de commande et des dépenses pour l'ensemble des dépenses annuelles du Conseil auprès de tiers, qui s'élèvent à environ 196 millions de livres sterling.
Des processus d'achat standardisés à l'échelle de l'organisation, l'introduction des meilleures pratiques et l'amélioration de la conformité
Proactis Sourcing, avec ses contrôles de gouvernance et d'autorisation intégrés, a permis de gérer 95 % des activités d'approvisionnement.
Engagement accru des fournisseurs, avec plus de 18 000 fournisseurs désormais inscrits sur le portail des achats du Conseil.
Réalisé des économies et des gains d'efficacité dans les processus, tant pour le Conseil que pour ses fournisseurs.
Visibilité accrue des contrats et accès facilité aux opportunités pour les fournisseurs via le portail d'approvisionnement collaboratif
Nous avons accompagné plus de 800 utilisateurs au sein de l'organisation, et les achats sont désormais systématiquement intégrés comme fonction standardisée.
Nous avons assuré un support continu et réactif, en répondant systématiquement aux questions dans les 24 heures suivant la mise en service.
Aperçu
Le Conseil du comté de Caerphilly est l'une des plus importantes collectivités locales du Pays de Galles, offrant une vaste gamme de services à plus de 171 000 habitants. Fort d'une vision de longue date pour une passation de marchés entièrement électronique, le Conseil collabore avec Proactis depuis 2003 afin de transformer progressivement sa fonction achats. Aujourd'hui, 95 % des processus d'achat du Conseil sont gérés par Proactis Sourcing, ce qui garantit une visibilité complète des dépenses, une standardisation des achats dans tous les services et des économies substantielles ainsi qu'une optimisation des processus, tant pour le Conseil que pour ses plus de 18 000 fournisseurs inscrits.
Défi
Le conseil du comté de Caerphilly est l'une des plus importantes collectivités locales du Pays de Galles. Il emploie plus de 8 700 personnes et propose des services dans les domaines de l'éducation, des services sociaux, du logement, des collectivités et du développement économique. Son service des achats assure un suivi complet des dépenses annuelles auprès de tiers, qui s'élèvent à environ 196 millions de livres sterling, et gère l'ensemble des processus et contrats d'un montant supérieur à 10 000 livres sterling.
Avant son partenariat avec Proactis, le Conseil était confronté à des processus de commande inefficaces, à des difficultés de conformité et à un manque de transparence dans ses activités d'approvisionnement. La gestion des dépenses et le suivi des commandes étaient complexes, et il était difficile d'obtenir une visibilité en temps réel sur les dépenses engagées ou l'exécution des contrats.
Le Conseil a défini une stratégie claire et à long terme pour développer un système d'approvisionnement électronique de bout en bout, offrant une visibilité complète sur les dépenses d'achat, des économies de coûts, une efficacité accrue des processus et une expérience commerciale avec le Conseil aussi efficace et simple que possible pour les fournisseurs.
Solution
Le Conseil de Caerphilly (Caerphilly CBC) a été parmi les premiers à adopter l'approvisionnement électronique et a joué un rôle de premier plan dans son développement au sein du secteur public gallois. Le Conseil a initialement mis en œuvre le système Proactis Purchase-to-Pay afin de centraliser les procédures de commande et de suivre les dépenses à l'échelle de l'organisation. Toutes les commandes sont désormais transmises électroniquement aux fournisseurs, et un volume croissant de factures est reçu en retour par voie électronique.
Au fil du temps, le Conseil a étendu son utilisation de Proactis à la gestion des contrats, à la gestion des fournisseurs et au portail d'approvisionnement collaboratif alimenté par la solution Proactis Sourcing. Cette extension a permis d'accroître la visibilité des opportunités contractuelles pour les fournisseurs tout en renforçant la gouvernance, la conformité et l'auditabilité pour le Conseil. Proactis a travaillé en étroite collaboration avec l'équipe pour développer des processus d'approvisionnement simplifiés et complets couvrant la gestion des dépenses, le sourcing, la gestion des contrats et la gestion des relations fournisseurs.
Aujourd'hui, 95 % des processus d'approvisionnement du Conseil sont gérés par Proactis Sourcing, grâce à des procédures, des contrôles et des critères d'autorisation intégrés qui garantissent une activité d'approvisionnement cohérente et transparente dans tous les services.