Hoyer Group realiseert kostenbesparingen bij de inkoop dankzij haar Source-to-Contract-processen.

Uitdaging

Hoyer Group is een wereldleider in het leveren van gespecialiseerde bulklogistiek voor de chemische, aardolie-, voedingsmiddelen- en gasindustrie. Het bedrijf, opgericht in 1946 als een onafhankelijk familiebedrijf, heeft 6.100 medewerkers in meer dan 115 landen en realiseert een jaarlijkse omzet van 1,2 miljard dollar.

De inkoop wordt beheerd door een centraal inkoopteam, maar er liepen talloze projecten van verschillende omvang en complexiteit binnen de groep, met beperkt inzicht. Er was geen consistent, herhaalbaar proces voor de inkoop van materialen. Dit betekende dat verschillende projecten op verschillende manieren werden uitgevoerd, met uiteenlopende vragen aan leveranciers, verschillende beoordelingscriteria en geen systematische manier om goedkeuringen, beslissingen of historische documenten te volgen.

Het team had behoefte aan een oplossing die transparantie en consistentie zou brengen in inkoopprojecten binnen de hele groep, naleving van de regelgeving zou garanderen en het mogelijk zou maken om prestatiegegevens te volgen en te vergelijken tussen categorieën en leveranciers.

Oplossing

Hoyer koos voor Proactis Source-to-Contract – een oplossing die leveranciersbeheer, inkoop en contractbeheer omvat – om haar digitale transformatiedoelstellingen te bereiken en consistente, transparante en conforme inkoopprocessen te creëren. Proactis werkte nauw samen met het team door middel van gestructureerde workshops, waarbij complexe interne workflows werden vertaald naar flexibele, door het systeem ondersteunde processen.

Er zijn systematische en gestandaardiseerde inkoopsjablonen geïmplementeerd, inclusief functionaliteiten voor scoren, wegen en goedkeuren, om ervoor te zorgen dat elk inkoopproject hetzelfde conforme traject volgt – ongeacht categorie of schaal. Medewerkers kopen nu in bij geautoriseerde leveranciers tegen overeengekomen tarieven, met volledig inzicht in de prestaties van de leveranciers via het platform.

De oplossing heeft de projectdoorlooptijden aanzienlijk verkort. Inkoopprocessen die voorheen maanden en veel handmatige inspanning vergden, kunnen nu in twee weken worden afgerond, met volledige controle en inzicht van begin tot eind.

“De oplossingen van Proactis hebben veel van onze projecten gestroomlijnd. Het uitvoeren van een van onze inkoopprocessen voor apparatuur duurt normaal gesproken maanden en kost vele manuren, maar met Proactis kunnen we dat in twee weken doen en hebben we van begin tot eind volledige controle.”  

Philipp Rathgeber, Senior Procurement Manager, Hoyer Group