Accounts Payable Automation Factuurverwerking

Proactis’ Accounts payable Automation oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking omvat het hele proces van ontvangst tot de betaling van facturen. U krijgt realtime inzicht in uw uitgaven en verplichtingenadministratie en u heeft toegang tot belangrijke informatie die nodig is om betere financiële beslissingen te nemen.

Neem de regie over het hele traject van registratie, controle (matching), goedkeuring betaalbaarstelling van facturen. Zo kunt u – naast de gewenste besparingen – cashflows optimaliseren, risico’s verminderen en productiviteit verbeteren. Een duidelijke audit trail ondersteunt accurate rapportage van uw financiële gegevens.

De voordelen van Proactis:

100% digitale factuurverwerking.

Snellere, elektronische factuurverwerking en betaling.

Optimaliseer het beheer en de verwerking van leveranciersfacturen, elektronische facturering, scanning en invoice capture.

Easily find invoices, with order and delivery details.

Een stapsgewijze aanpak van factuurautomatisering

Waar staat uw organisatie nu met factuurverwerking?

De eerste stappen naar geautomatiseerde factuurverwerking zijn laagdrempeliger dan u wellicht denkt. Een innovatieve en schaalbare oplossing creëert een fundament waarmee uw organisatie al snel besparing of optimalisatie van het proces kan realiseren. De technologie bewezen, is betaalbaar en eenvoudig te implementeren zonder impact op uw bestaande financiële systemen.

In deze whitepaper wordt een eenvoudig en stapsgewijs overzicht gegeven van de stappen die u helpen om ‘straight-through-processing’ te introduceren in uw organisatie. Elk van de stappen zijn bewezen, laagdrempelig en u zult geleidelijk aan steeds meer voordelen ervaren.

Versturen

Een stapsgewijze aanpak van factuurautomatisering

Elke factuur op de juiste plek

De oplossing neemt een groot deel van het administratieve werk uit handen. En zorgt voor een snelle en efficiënte afhandeling van probleemfacturen. Afhankelijk van de leverancier kunt u facturen elektronisch inlezen via OCR. Is dat niet het geval, dan kunt u facturen ook ontvangen via de leveranciers-backoffice.

Maar het handmatig invoeren van papieren facturen kan natuurlijk ook. Daarnaast is het mogelijk om een binnenboeking of prestatieverklaring te maken. Daarbij kan systeemde factuurverwerking software dan een pro forma factuur opstellen.

Snelle afhandeling van probleemfacturen

De factuurverwerking software controleert facturen automatisch met het bestaande inkoopdossier (inkooporder en prestatieverklaring). Het systeem calculeert op basis van de ordergegevens een subtotaal per order, een BTW-bedrag en een totaalbedrag.

Alle facturen worden vervolgens vergeleken met deze gegevens (´gematcht´). Komen de documenten overeen, dan wordt de factuur automatisch goedgekeurd. Probleemfacturen worden in een workflow (eventueel met aanvullende informatie) naar de verantwoordelijke medewerker gestuurd. Is er geen inkooporder vastgelegd, dan stuurt het systeem de factuur voor goedkeuring aan de juiste budgethouder.

Eenvoudig betaalbaar stellen

Nadat de (geautomatiseerde) matchingprocedure is doorlopen, kunnen alle goedgekeurde digitale facturen direct betaalbaar worden gesteld. Het systeem zorgt dat de bevoegde functionaris hiervoor de betaalinstructies krijgt en stuurt de factuurinformatie door naar uw financiële systeem.

De financiële dimensies, zoals kostenplaats en grootboekrekeningnummer, zijn al bij de order ingevuld. Het is ook mogelijk om de betaalbaargestelde facturen in een elektronische batch file te verwerken en naar de bank te sturen.

U kunt al uw facturen snel en foutloos verwerken

Proactis lost één van de grootste knelpunten op binnen Accounts Payable en maakt meer efficiëntie mogelijk verder in het proces, tot aan betaling van de factuur.

U kunt al uw facturen snel en foutloos verwerken, koppelen aan uw financiële systeem, op het juiste moment voor controle bij de juiste budgethouder afleveren, betalen en tenslotte archiveren. Alles naadloos geïntegreerd met uw Proactis Purchase-to-Pay oplossing of andere financiële-, ERP-, of inkoopsystemen.

Lees meer : Invoice Scan and Capture

Één beveiligd ontvangstpunt

Met het eFacturatie Portaal beschikt u over één beveiligd ontvangstpunt waar alle inkoopfacturen binnenkomen en waar ook validatie plaatsvindt.

De oplossing ondersteunt uw organisatie in het ontvangen van facturen via Simplerinvoicing en via een eigen PEPPOL Access Point. Wij nemen de handmatige processen die nodig zijn om de documentstructuur, informatie en formaten in kaart te brengen uit handen.

Lees meer : eFacturatie Portaal

Boek een demo :

Accounts Payable Automation FAQ

Hoe helpt scan en herken software bij e-facturatie?

Scan en herken (OCR) software leest gegevens automatisch af van facturen. Denk aan gegevens, zoals factuurnummer, Iban-nummer, bedragen, datum. Na het scannen van gegevens stelt de software automatisch een boeking voor. Je controleert of het voorstel valide.

Papieren facturen verdwijnen uit uw factureringsproces, ongeacht het type en de omvang van uw leveranciers. Het maakt niet uit of het grote of kleine leveranciers zijn - voor iedereen is er een geschikte factureringsmethode. AP-software kan niet alleen papieren facturen vastleggen, maar ook gangbare e-factuurformaten zoals XML of UBL 2.0 en deze in het gewenste formaat overbrengen naar uw doelsysteem.

wat is automatische factuurverwerking?

Bij automatische factuurverwerking worden facturen met één handeling verwerkt. Medewerkers hoeven deze zo niet meer te controleren, accorderen en archiveren. Een sterk geautomatiseerd, goedkoper proces stroomlijnt de verwerking van alle facturen, van ontvangst tot betaling, en biedt real-time inzicht in wat er gebeurt in uw financiële operatie, waardoor u de belangrijke informatie krijgt die u nodig hebt voor een betere financiële besluitvorming.

Downloaden: Accounts Payable - Hoe u kosten kunt besparen en de efficiëntie van factuurverwerking kunt verbeteren.

Welke uitdagingen kan automatische factuur verwerkingssoftware voor de Crediteurenadministratie oplossen?

Het omgaan met alle soorten facturen (die geen gemeenschappelijk formaat hebben) in de hele toeleveringsketen is een uitdaging met veel problemen. Papieren en PDF-facturen leiden tot uitgebreide handmatige invoer en bijbehorende invoerfouten, evenals misplaatste papieren documenten. Deze handmatige, foutgevoelige taken leiden tot niet-conforme facturen, te hoge kosten, onnauwkeurige betalingen en het risico van fraude. Gebrek aan efficiëntie maakt het onmogelijk om te profiteren van inkomsten uit vroegtijdige betaling. De kans op een bredere financiële transformatie is lastig zolang de crediteurenadministratie niet verbeterd en geautomatiseerd is.

Lees hoe Bauer Media de kosten van de crediteurenadministratie verlaagde en tegelijkertijd de ervaring van leveranciers verbeterde.

Waarom automatische factuur verwerkingssoftware implementeren?

Automatische factuur verwerkingssoftware biedt efficiënt factuurbeheer waarmee facturen kunnen worden vastgelegd en verwerkt tot e-facturen, door de juistheid ervan te valideren door te controleren op een PO, duplicaten en een geldige leverancier, en ze vervolgens door te sturen naar uw financiële systeem voor matching en goedkeuring van de betaling.

100% vastlegging van alle facturen vanaf de eerste dag.
Minder fouten en snellere afstemming en goedkeuring van facturen.
Minder kosten voor Accounts Payable.
Betere, geautomatiseerde cashflow.
Minder frauduleuze activiteiten.
Volledige selfservice voor leveranciers.
Sterkere relaties met leveranciers.
Beter zicht op audits.
Betere gegevens voor uitgavenanalyse.
Volledig zicht op audits en betere naleving.
Snelle oplossing van vragen

Downloaden: Een stapsgewijze aanpak voor factuurautomatisering.

Kan ik automatische factuur verwerkingssoftware integreren met mijn andere systemen?

U kunt alle e-facturen in uw gekozen financiële systeem invoeren voor matching en goedkeuring. Onze oplossingen zijn systeemonafhankelijk en kunnen worden geïntegreerd met alle ERP- en financiële systemen, waaronder: Unit4, Infor, MRI, Deltek, SAP, Oracle, Microsoft Business Central, TechnologyOne, Epicor, JD Edwards, Peoplesoft, Netsuite en Workday.

Downloaden: Een stapsgewijze aanpak voor factuurautomatisering.