Proactis zorgt voor bedrijfsbrede transparantie door het gehele inkoopproces bij Enexis
Enexis omvatte één gestandaardiseerd inkoopproces voor 4.300 medewerkers, met volledige transparantie over aanvragen en bestellingen en een hogere contractnaleving.
Sector
Openbare diensten
Medewerkers
8.700+
Gebruikers
800+
Geregistreerde leveranciers
18.000+
Klant sinds
2003
Hoe Proactis hielp
“We hadden al lange tijd de visie om complete inkoopprocessen en workflows te ontwikkelen voor het beheer van alle uitgaven binnen de gemeente. Proactis biedt volledig inzicht in en controle over de uitgaven en zal, in combinatie met het samenwerkingsportaal voor inkoop van Proactis, ons inkoopprogramma de komende jaren ondersteunen.”
Relatiebeheerder leveranciers, gemeenteraad van Caerphilly County Borough
Volledig inzicht verkregen in inkooporders en uitgaven binnen de circa £196 miljoen die de gemeente jaarlijks aan derden uitgeeft.
Gestandaardiseerde inkoopprocessen binnen de hele organisatie, introductie van best practices en verbetering van de naleving van regelgeving.
Dankzij de ingebouwde governance- en autorisatiecontroles kan 95% van de inkoopactiviteiten via Proactis Sourcing worden beheerd.
Uitgebreidere samenwerking met leveranciers, met meer dan 18.000 leveranciers die nu geregistreerd staan op het inkoopportaal van de gemeente.
Heeft kostenbesparingen en procesefficiëntie opgeleverd voor zowel de gemeente als haar leveranciers.
Verbeterde transparantie van contracten en toegang tot kansen voor leveranciers via het gezamenlijke inkoopportaal.
We hebben meer dan 800 gebruikers binnen de organisatie ondersteund, waarbij inkoop nu consequent als een gestandaardiseerde functie wordt toegepast.
We boden voortdurende en snelle ondersteuning, waarbij vragen steevast binnen 24 uur na de implementatie werden beantwoord.
Overzicht
De gemeenteraad van Caerphilly County Borough is een van de grootste lokale overheden in Wales en levert een breed scala aan diensten aan meer dan 171.000 inwoners. Met een langdurige visie op volledig elektronische inkoop werkt de raad sinds 2003 samen met Proactis om de inkoopfunctie geleidelijk te transformeren. Tegenwoordig wordt 95% van de inkoopprocessen van de raad beheerd via Proactis Sourcing, wat zorgt voor volledig inzicht in de uitgaven, gestandaardiseerde inkoop voor alle afdelingen en aanzienlijke kostenbesparingen en procesefficiëntie voor zowel de raad als de meer dan 18.000 geregistreerde leveranciers.
Uitdaging
De gemeenteraad van Caerphilly County Borough is een van de grootste lokale overheden in Wales, met meer dan 8.700 medewerkers en diensten op het gebied van onderwijs, sociale diensten, huisvesting, gemeenschapsontwikkeling en bedrijfsverbetering. De afdeling Inkoop van de gemeenteraad heeft volledig inzicht in de jaarlijkse uitgaven aan derden van circa £196 miljoen en beheert alle processen en contracten boven de £10.000.
Voordat de gemeente een partnerschap aanging met Proactis, kampte zij met inefficiënte bestelprocessen, problemen met de naleving van regelgeving en een gebrek aan transparantie in de inkoopactiviteiten. Het beheren van uitgaven en het volgen van bestellingen was lastig, met minimale mogelijkheden om realtime inzicht te krijgen in de reeds gemaakte uitgaven of de contractprestaties.
De Raad heeft een duidelijke, langetermijnstrategie opgesteld om een volledig elektronisch inkoopproces te ontwikkelen - met volledige transparantie over de inkoopuitgaven, kostenbesparingen, procesefficiëntie en een zo efficiënt en eenvoudig mogelijke ervaring voor leveranciers bij het zakendoen met de Raad.
Oplossing
Caerphilly CBC was een van de eerste gemeenten die e-procurement omarmde en heeft een leidende rol gespeeld in de ontwikkeling ervan binnen de Welshe publieke sector. De gemeente implementeerde Proactis Purchase-to-Pay om de bestelprocedures te stroomlijnen en de uitgaven binnen de hele organisatie vast te leggen. Alle bestellingen werden elektronisch naar leveranciers verzonden en er werd een toenemend aantal facturen elektronisch ontvangen.
In de loop der tijd heeft de Raad het gebruik van Proactis uitgebreid naar contractbeheer, leveranciersbeheer en het gezamenlijke inkoopportaal, dat draait op de Proactis Sourcing-oplossing. Dit gaf leveranciers meer inzicht in contractmogelijkheden en versterkte tegelijkertijd het bestuur, de naleving van regelgeving en de controleerbaarheid voor de Raad. Proactis werkte nauw samen met het team om gestroomlijnde, complete inkoopprocessen te ontwikkelen, van uitgavenbeheer en sourcing tot contractbeheer en relatiebeheer met leveranciers.
Tegenwoordig wordt 95% van de inkoopprocessen van de gemeente beheerd via Proactis Sourcing, met ingebouwde procedures, controles en autorisatiecriteria die zorgen voor consistente en transparante inkoopactiviteiten in alle afdelingen.
About us
Proactis has worked with finance and procurement teams for 30 years. We know what the problems look like - and what it takes to fix them.
Partners
We work with a network of trusted ERP partners who help you get Proactis running alongside your existing systems - and make sure it keeps working as your organisation evolves.
Customers
From day one through to long-term use, our team works alongside yours to make sure you get real value from the platform - not just a successful go-live.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.