Wetterskip Fryslân digitaliseert het volledige proces van bestellen tot betalen met Proactis
Wetterskip Fryslân bracht het aantal medewerkers dat bestellingen plaatst terug van 180 naar 35 en digitaliseerde het volledige inkoop- en factuurproces.
Sector
Waterschap
Aantal medewerkers
600+
Klant sinds
2014
Hoe Proactis heeft geholpen
"We hebben nu één systeem waar contracten, bestellingen, bijbehorende leveranciers en facturen in terug te vinden zijn. Compleet met wie waar toestemming voor heeft gegeven. Je kunt dus alles terugvinden en daarmee hebben we het inkoop- tot en met betaalproces onder controle."
Inkoopadviseur Wetterskip Fryslân
De inkooporganisatie heeft direct inzicht in de status van bestellingen, orders, contracten en facturen.
Beter grip op budgetten.
Bedrijfsbrede transparantie van het hele proces.
Een snel en efficiënt autorisatieproces.
Overzicht
Wetterskip Fryslân is het waterschap dat verantwoordelijk is voor veilig, schoon en voldoende water in de provincie Fryslân en een deel van Groningen. De organisatie beheert dijken, waterwegen en waterzuiveringsinstallaties en werkt dagelijks aan duurzaam waterbeheer voor inwoners, bedrijven en de natuur.
Om het volledige inkoop- en factuurproces te digitaliseren, implementeerde Wetterskip Fryslân Proactis Source-to-Pay, geïntegreerd met Unit4 ERPx. Het resultaat was één volledig digitaal end-to-end proces, met meer transparantie, efficiëntere samenwerking en een toekomstbestendig platform voor inkoop en crediteurenadministratie.
Uitdaging
Wetterskip Fryslân is verantwoordelijk voor het waterbeheer in de provincie Fryslân en een deel van Groningen. Om inwoners, bedrijven en de natuur optimaal te bedienen, wilde de organisatie haar inkoop- en factuurprocessen verder digitaliseren en beter laten aansluiten op de bredere modernisering van de bedrijfsvoering.
De bestaande processen waren grotendeels handmatig en verdeeld over meerdere systemen, waardoor inzicht, efficiëntie en samenwerking beperkt waren. Daarnaast werkten medewerkers volgens verschillende werkwijzen, waardoor bestellingen buiten bestaande contracten om werden geplaatst en er weinig zicht was op verplichtingen, uitgaven en leveranciersprestaties.
Het doel was om één volledig digitaal inkoop- en factuurproces te realiseren dat de administratieve lasten zou verlagen, de transparantie zou vergroten en alle bestellingen en factuurverwerking via één geïntegreerd platform zou standaardiseren.
Oplossing
Wetterskip Fryslân implementeerde Proactis als centraal platform voor inkoop, contractbeheer en factuurverwerking, geïntegreerd met het bestaande financiële systeem. De oplossing bracht het volledige inkoop- en factuurproces samen in één geïntegreerde werkomgeving.
Door processen te standaardiseren en workflows te automatiseren, werd het aantal medewerkers dat bestellingen plaatst teruggebracht van ruim 180 naar circa 35, terwijl autorisatieworkflows zorgden voor meer controle en een uniforme werkwijze binnen de organisatie. Ongeveer 30% van de inkomende facturen wordt automatisch verwerkt met scan- en herkensoftware, terwijl het merendeel van de overige facturen digitaal wordt ontvangen. Dit heeft het bestel- en betaalproces aanzienlijk versneld, fouten verminderd en de administratieve lasten verlaagd.
Dankzij de naadloze integratie met het financiële systeem beschikt Wetterskip Fryslân nu over een toekomstbestendig platform dat meer inzicht biedt in uitgaven, contracten en leveranciers, en tegelijkertijd proceskosten verlaagt en verdere digitalisering ondersteunt.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.