Procure-to-Pay Software | Krijg grip op uw inkoopprocessen

Met de Inkoopsoftware en services van Proactis brengt u het operationele inkoopproces van alle producten en diensten samen in één systeem, van bestelaanvraag en goedkeuringsprocedure tot ordercreatie en ontvangstregistratie. U bent er zeker van dat uw medewerkers bestellen binnen de vastgestelde procedures, beleidsuitgangspunten en budgetten. Uw gebruikers kunnen bestelaanvragen plaatsen vanuit een online leverancierscatalogus of website, een voorgedefinieerd formulier of een vrij bestelformulier. Welke bestelvorm u ook kiest, met de software ondersteunt u uw volledige inkoopproces.

Het Proactis Dashboard is het centrale startpunt voor iedere medewerker in de organisatie om producten en diensten te bestellen. Of bijvoorbeeld een aanvraag te doen voor inhuur van tijdelijk personeel. Verbeterde features – zoals intelligente zoekfuncties – helpen de gebruiker om nog eenvoudiger de producten en diensten te vinden die hij of zij nodig heeft.

Het systeem wijst op een slimme manier de juiste stappen door het proces (guided buying), zodat zelfs incidentele gebruikers makkelijk zelf hun weg kunnen vinden. Deze manier van bestellen biedt de garantie dat medewerkers altijd bestellen bij gecontracteerde (voorkeurs) leveranciers en onder de juiste voorwaarden (compliance).

Krijg grip op de manier waarop uw organisatie echt goederen en diensten inkoopt

Na de salarisadministratie is de grootste bron van kosten in bijna alle organisaties de inkoop van de onkostenposten, externe diensten en kapitaalgoederen die nodig zijn om uw activiteiten te ondersteunen - de posten die de "kosten van het zakendoen" presenteren.

Download deze gids voor een praktische manier om aan de slag te gaan in het streven naar de besparingen die voor de meeste organisaties in de Procure-to-Pay-cyclus te vinden zijn.

Het is specifiek ontworpen om u te helpen:

Krijg grip op de manier waarop de dingen vandaag de dag echt gedaan worden.
Bepaal waar de besparingsmogelijkheden liggen.
Start een dialoog tussen de belangrijkste managers.
Ontwikkel een visie op de aanpak van de problemen en kansen.
Een algemeen beeld krijgen van hoe een goede P2P software oplossing u kan helpen om dat beter, sneller en goedkoper te doen.

Versturen

Leer de 5 belangrijkste vragen die u moet stellen over het Purchase-to-Pay-proces van uw organisatie om te kunnen besparen

De voordelen van Proactis:

Volledige controle over uw operationele inkoopproces met cloud-based software.

Snellere goedkeuringsprocedures, altijd volgens de juiste regels.

Minder risico dat leveranciers niet voldoen aan contractuele afspraken.

Iedereen in uw organisatie kan, via een gebruiksvriendelijke set-up, bestellingen plaatsen vanuit goedgekeurde leverancierscatalogi of websites.

Automatisch kosten toewijzen

Proactis wijst kosten automatisch toe aan de juiste budgetten en verwerkt de facturen automatisch, vanaf het moment dat de inkoopaanvraag wordt aangemaakt. U kunt vervolgens kostenplaatsen toewijzen aan een individuele gebruiker (bijvoorbeeld besteller, assistent of budgetmanager) of aan een afdeling.

Kostensoorten kunt u toewijzen aan individuele producten en/of categorieën binnen een inkoopcatalogus. Wanneer de besteller een product of catalogus selecteert, wordt de kostencategorie automatisch ingevuld.

Aanvragen snel en accuraat goedkeuren

U houdt de controle over de autorisatie van de bestelling, de voorraden en de budgetten. Zo kunt u ervoor zorgen dat uw medewerkers binnen de vastgestelde procedures bestellen en voorkomt u dat zij ongeoorloofde verplichtingen aangaan. Aan de hand van producttype, kostenplaats en orderbedrag legt u de fiatteringstructuur vast in het systeem.

Een flexibele workflow zorgt dat bestellingen altijd volgens de interne procuratieregels worden goedgekeurd. Het systeem zorgt ervoor dat alle gebruikers altijd inzicht hebben in de status van hun bestelaanvraag.

Eenvoudig orders creëren en boeken

Zodra de bestelaanvraag is goedgekeurd, wordt deze automatisch omgezet in een order. Vanuit één bestelaanvraag is het mogelijk om deze in meerdere orders op te splitsen, afhankelijk van het aantal leveranciers, waarvan producten in de bestelaanvraag zijn opgenomen.

Elke order krijgt een uniek ordernummer dat overeenkomt met de bestelaanvraag en is gekoppeld aan uw financiële systeem. Alle orders worden automatisch geboekt op de juiste kostensoort en kostenplaats.

Realtime budgetcontrole

Proactis Budget Management biedt u volledige functionaliteit voor budgetbeheer en -bewaking en vormt een onmisbare schakel in ons complete P2P-platform voor contractmanagement, bestellen, inhuur van extern personeel, en factuurafhandeling.

Budgetten kunt u monitoren vanuit zowel het orderproces als het facturatieproces. Zo heeft u real-time controle op uw budgetten. De budgetten hoeven niet langer handmatig te worden aangepast bij elke wijziging.

Lees meer: Budget Management

Stroomlijn uw inhuurprocessen

Met Proactis Workforce kunt u eenvoudig inzetcontracten voor uw inhuurkrachten samenstellen en registreren, zodat u effectief gebruik maakt van eerder vastgelegde gegevens. Inhuurkrachten kunnen urenstaten invullen in het systeem. Na goedkeuring is deze klaar voor verwerking door de leverancier.

De software ondersteunt de standaard die de uitzendbranche hanteert voor het versturen van elektronische berichten, dus urenstaten hoeven niet meer door de aanbieder te worden overgetypt. Goedkeuring van urenstaten gebeurt door zowel de klant als de leverancier. Zo vermindert u de kans op onjuiste facturen en onnodige administratief werk. De oplossing maakt ook 'omgekeerde facturatie' mogelijk, waardoor factuurvoorstellen naar leveranciers kunnen worden gestuurd op basis van goedgekeurde urenstaten.

Lees meer: Workforce

Boek een demo :

Procure to Pay FAQ

What is Procure-to-Pay

Procure to pay bestaat uit een aantal stappen die het end-to-end inkoopproces beschrijven, van het aanvragen en goedkeuren van een bestelling tot het aanmaken en ontvangen van de bestelling, voor alle producten en diensten.

De klasse van softwaresystemen die de laatste jaren is ontstaan om deze belangrijke cyclus aan te pakken, wordt doorgaans Procure-to-Pay- of Purchase-to-Pay-softwaresystemen genoemd - afgekort P2P-systemen.

Downloaden: P2P - Krijg grip op hoe uw organisatie werkelijk goederen en diensten inkoopt

Welke uitdagingen kan inkoop management software oplossen?

Er zijn veel uitdagingen om uitgaven onder contract te brengen:

Werknemers doen vaak aankopen zonder de juiste toestemming.
Veel aankopen worden gedaan bij bronnen en systemen die niet de voorkeur genieten.
Er is geen zicht op de aankoopverplichtingen totdat de facturen binnenkomen.
Kosten worden toegeschreven aan de verkeerde rekeningen of afdelingen.
Productiviteit gaat verloren door te veel tijd.

Lees hoe Randstad een efficiënter P2P-proces en meer controle over de uitgaven realiseert

Waarom zou ik inkoop management software implementeren?

"Inkoop management software is intrinsiek gekoppeld aan uw inkoop, van het aanvragen van bestellingen tot de verwerking van de factuur, wat betekent dat u volledige controle heeft over uw volledige operationele inkoopproces. Het maakt de 'online winkelervaring' voor gebruikers mogelijk en garandeert dat uw medewerkers bestellen binnen de vastgestelde procedures, beleidslijnen en budgetten.

U kunt ook:

Inkoopprocessen versnellen.
Onnodige aankopen vermijden.
Zorgen voor het gebruik van onderhandelde leveranciersovereenkomsten en contracten.
De kosten van PO-afhandeling verlagen.
Financiële controle en zichtbaarheid verzekeren.
Verminderd risico op non-conformiteit en niet-naleving van leveranciersregels.
Betere gegevens voor uitgavenanalyse.

Downloaden: Volgende generatie P2P.

Hoe kan ik een doeltreffend, flexibel en geautomatiseerd inkoopproces tot stand brengen?

Een goede P2P softwareoplossing zorgt voor automatisering. Een elektronisch systeem waarmee werknemers in het hele bedrijf online kunnen zoeken in leveranciersbronnen, zoals catalogi en websites om het artikel of de dienst die ze nodig hebben te vinden. Ook is er een mogelijkheid deze vervolgens aan te schaffen of aan te vragen bij een goedgekeurde leverancier.

De inkoopaanvraag wordt vergeleken met bedrijfsregels op basis van wie de aanvraag doet, de kosten, de uitgavencategorie en andere criteria. Bij goedkeuring wordt de aanvraag elektronisch doorgestuurd naar de juiste manager. PO's worden automatisch geplaatst voor goedgekeurde aanvragen. Wanneer de factuur arriveert, wordt deze elektronisch gematcht met wat er besteld en ontvangen is en met de van toepassing zijnde contractvoorwaarden.

De beste P2P-systemen verwerken de overgrote meerderheid van de facturen "direct", terwijl uitzonderingen automatisch via de workflow worden opgelost. Zodra facturen zijn geautoriseerd, worden ze doorgestuurd naar de crediteurenadministratie voor betaling.

Lees hoe Wigan Council 66% verwerkingskosten bespaarde door de AP-functie te centraliseren en P2P te automatiseren.

Moet de implementatie van inkoop management software een enorme opgave zijn?

Het verbeteren van uw bestaande P2P-processen kan ontmoedigend lijken, maar door na te gaan waar binnen uw organisatie besparingsmogelijkheden liggen en door een modulaire aanpak van de automatisering toe te passen, kunt u uw inspanningen richten op waar u het meest direct behoefte aan hebt.

Download deze gids voor een praktische manier om aan de slag te gaan met de optimalisatie van P2P-processen.