Één verbonden proces van inkoopverzoek tot betaling
Proactis Purchase-to-Pay verbindt elke stap van het inkoopproces in één platform. Medewerkers bestellen bij goedgekeurde leveranciers, managers keuren goed binnen vastgestelde limieten, en kosten worden automatisch naar de juiste rekeningen geboekt - met volledige zichtbaarheid in elke fase.
Houd elke aankoop binnen het beleid
Proactis Purchase-to-Pay leidt medewerkers naar goedgekeurde leveranciers, gecontracteerde prijzen en conforme producten - waardoor de juiste inkooproute de gemakkelijkste wordt.
Goedkeuringsworkflows handhaven vastgestelde limieten automatisch, zodat elke bestelling is geautoriseerd voordat deze wordt geplaatst en ongeautoriseerde uitgaven worden voorkomen voordat ze plaatsvinden.
Gebouwd om te werken met uw bestaande ERP en financiële systemen
Waarom financiële teams kiezen voor Proactis Purchase-to-Pay
Proactis Purchase-to-Pay geeft financiële en inkoopteams de controle, het inzicht en de efficiëntie die ze nodig hebben - zonder het moeilijker te maken voor medewerkers om te kopen wat ze nodig hebben.
Goedkeuringsworkflows, bestedingslimieten en regels voor geprefereerde leveranciers zijn ingebed in het inkoopproces. Elk inkoopverzoek wordt automatisch doorgestuurd naar de juiste goedkeurder - zodat beleidsconformiteit standaard plaatsvindt, niet bij uitzondering.
Kostenplaatsen en rekeningcodes worden toegewezen vanaf het moment van aanvraag, op basis van de gebruiker, de productcategorie en het toepasselijke contract. Facturen komen vooraf gecodeerd aan - waardoor handmatige tussenkomst wordt verminderd en het risico dat kosten op de verkeerde plaats terechtkomen wordt beperkt.
Budgetten worden bewaakt over zowel het bestel- als het factureringsproces, waardoor financiële teams een actueel overzicht hebben van verplichtingen en resterende ruimte. Niet meer wachten op facturen om te begrijpen hoe de uitgaven zich ontwikkelen.
Medewerkers zoeken en bestellen vanuit goedgekeurde catalogi via een interface die lijkt op online winkelen. Zelfs incidentele gebruikers kunnen de juiste inkoop stappen voltooien zonder training - waardoor afwijkende uitgaven worden verminderd zonder extra wrijving te creëren.
Met Proactis Purchase-to-Pay kunt u
Inkoop controleren
Zorg ervoor dat elke aankoop uw regels volgt
Medewerkers dienen aanvragen in via een gestructureerd, begeleid proces dat hen leidt naar goedgekeurde leveranciers en gecontracteerde artikelen. Goedkeuringsworkflows leiden elk verzoek naar de juiste autorisator op basis van het uitgaventype, de kostenplaats en de orderwaarde - zodat er niets buiten het beleid wordt besteld.
Goedkeuringen automatiseren
Stuur elk verzoek automatisch naar de juiste persoon
Definieer uw goedkeuringsstructuur eenmalig op basis van producttype, kostenplaats en orderwaarde, en laat het systeem de rest afhandelen. Goedkeurders zien volledige verzoekdetails en budgetpositie in één overzicht - zodat beslissingen snel, goed onderbouwd en volledig traceerbaar zijn.
Budgetten beheren
Volg uitgaven ten opzichte van budgetten in realtime
Budgetten worden continu bewaakt over zowel inkoop als facturering - waardoor financiële teams een actueel overzicht hebben van verplichtingen, werkelijke uitgaven en resterende ruimte. Meldingen geven aan wanneer uitgaven de limieten naderen, zodat teams actie kunnen ondernemen voordat een budget wordt overschreden.
Kosten toewijzen
Zorg vanaf het begin voor correcte kostentoewijzing
Kostenplaatsen, rekeningen en budgetcodes worden automatisch toegewezen op het moment van aanvraag - op basis van de gebruiker, de productcategorie en het toepasselijke contract. Handmatige codering wordt geëlimineerd en factuurverwerking is sneller omdat het werk al gedaan is.
Bewezen resultaten van organisaties zoals de uwe
Financiële en inkoop teams in de zorg, commercieel vastgoed en de publieke sector hebben Proactis Purchase-to-Pay gebruikt om controle te krijgen over operationele uitgaven. Dit zijn drie van hun resultaten.
100% inzicht in £100 miljoen aan bedrijfsuitgaven
Een Britse politieautoriteit met 10.000 medewerkers en £100 miljoen aan jaarlijkse bedrijfsuitgaven implementeerde Proactis Purchase-to-Pay geïntegreerd met Infor SunSystems. De organisatie verkreeg volledig inzicht in inkoopverplichtingen binnen de dienst, waarbij gefragmenteerde processen werden vervangen door één enkel, gecontroleerd inkoopplatform.
Inzicht in £100 miljoen aan jaarlijkse bedrijfsuitgaven
Krijg begeleiding die is afgestemd op jouw organisatie
Of je nu opties verkent of een specifieke inkoop- of finance-uitdaging wilt aanpakken, onze experts staan klaar om je te helpen. Spreek met een Proactis-specialist om je prioriteiten te bespreken, je opties te begrijpen en te verkennen hoe onze oplossingen jouw organisatie kunnen ondersteunen.
Veelgestelde vragen
Bekijk hoe organisaties in de publieke en private sector Proactis gebruiken om de controle te verbeteren, compliance te versterken en duidelijk inzicht te krijgen in inkoop en uitgaven.
Wat is Purchase-to-Pay?
Purchase-to-Pay (P2P) is het end-to-end proces dat elke fase van operationele inkoop omvat - van het eerste inkoopverzoek en de goedkeuring, via orderplaatsing en goederenontvangst, tot factuurmatching en betaling.
Proactis Purchase-to-Pay software verbindt elk van deze stappen in één platform, zodat uitgaven binnen het beleid blijven, kosten correct worden toegewezen en financiële teams volledig inzicht hebben in verplichtingen vanaf het moment van aanvraag - niet pas wanneer facturen binnenkomen.
Welke problemen lost Purchase-to-Pay op?
De meest voorkomende P2P-problemen zijn: medewerkers die inkopen zonder de juiste autorisatie; bestellingen die worden geplaatst bij niet-geprefereerde leveranciers of tegen prijzen boven de gecontracteerde tarieven; geen inzicht in indirecte uitgavenverplichtingen totdat facturen binnenkomen; kosten die worden toegewezen aan de verkeerde rekeningen; en buitensporig veel tijd die wordt besteed aan handmatige goedkeuringen en factuurverwerking.
Proactis Purchase-to-Pay lost elk van deze problemen op via begeleide inkoop, geautomatiseerde goedkeuringsworkflows, realtime budgetbewaking en straight-through factuurverwerking.
Hoe snel kunnen we Purchase-to-Pay implementeren?
Implementatietijdlijnen zijn afhankelijk van de complexiteit van uw organisatie en het aantal vereiste integraties. Proactis hanteert een modulaire aanpak - u kunt beginnen met de gebieden die de meeste aandacht vereisen en van daaruit uitbreiden.
De meeste organisaties zien meetbare verbeteringen binnen de eerste paar maanden, waaronder snellere goedkeuringen, beter inzicht in uitgaven en minder handmatige verwerking. We spreken duidelijke mijlpalen af voordat we beginnen, zodat u altijd weet wat u kunt verwachten en wanneer.
Explore the full suite of Proactis solutions
Marketplace
Give employees a structured place to buy before raising a request. Proactis Marketplace surfaces approved suppliers, contracted pricing and compliant products - so every purchase starts in the right place.
Invoice capture
Complete the purchase cycle without manual processing. Proactis Invoice Capture automates the matching and coding of invoices against purchase orders, reducing the effort on your AP team and accelerating payment.
Supplier Management
Know who you’re buying from before they appear in your catalogue. Proactis Supplier Management keeps supplier data accurate, risk assessments current and onboarding fast.
Sourcing
Find the right suppliers before adding them to your marketplace. Proactis Sourcing gives you a structured process for qualification, competitive bidding and contract award.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.