Police Authority reduces processing costs and improves spend control with Proactis Purchase-to-Pay
The Police Authority streamlined AP with Proactis Purchase-to-Pay, cutting processing costs and gaining stronger spend control.
Sector
Publieke sector
Aantal medewerkers
10.000+
Aantal bestellingen
80.000 per jaar
Jaarlijkse indirecte inkoopuitgaven
Ca. €110 million
System Integration
Infor SunSystems
Hoe Proactis heeft geholpen
"Met Proactis hebben we de controle over onze cashflow verbeterd en de compliance van organisatiebudgetten verbeterd. Bovendien zijn risico's geëlimineerd. Dit zorgt voor financiële controle, corporate governance en meetbare besparingen."
Police Authority
100% inzicht gerealiseerd in de organisatiebrede uitgaven binnen alle acht divisies en 35 afdelingen.
Ongeautoriseerde uitgaven voorkomen door verplichte inkoopcontroles en goedkeuringsworkflows die in het systeem zijn ingebouwd.
Aanzienlijke vermindering van de hoeveelheid tijd en middelen die nodig zijn voor het Purchase-to-Pay proces.
Binnen 12 maanden na de volledige uitrol een adoptiegraad van 80% onder medewerkers binnen de organisatie gerealiseerd.
Schaalvoordelen en contractueel inkopen verbeterd, waardoor risico’s zijn beperkt en de onderhandelingspositie tegenover leveranciers is versterkt.
Gecentraliseerd factuurbeheer gerealiseerd, waarbij geautomatiseerde factuurmatching de handmatige gegevensinvoer in SunSystems heeft vervangen.
Het beheer van bedrijfswinkels gestroomlijnd, met autorisatiecontroles die overbestellingen van uniformen en apparatuur voorkomen.
Het inkoopteam in staat gesteld om uitgaven per categorie en leverancier te analyseren, waardoor strategische leveranciersconsolidatie mogelijk werd gemaakt.
Overzicht
Een van de grootste politieorganisaties in Engeland en Wales, met ongeveer 10.000 medewerkers verspreid over acht divisies en 35 afdelingen, besteedt de organisatie jaarlijks circa £100 miljoen aan een breed scala aan indirecte goederen en diensten.
Zonder geautomatiseerd aanvraagproces en met beperkte inzichtelijkheid in uitgaven implementeerde de organisatie Proactis Purchase-to-Pay, geïntegreerd met Infor SunSystems. Dit zorgde binnen 12 maanden voor 100% inzicht in de organisatiebrede uitgaven, gestroomlijnde end-to-end inkoopprocessen en een robuust controlekader binnen de gehele organisatie.
Uitdaging
De organisatie is een van de grootste politieorganisaties in Engeland en Wales, met ongeveer 10.000 medewerkers verspreid over acht divisies en 35 afdelingen, waarbij elke afdeling haar eigen budget beheert. De jaarlijkse uitgaven aan indirecte goederen en diensten — van tolken en kantoorbenodigdheden tot uniformen en contracten ter waarde van meerdere miljoenen ponden — bedragen circa £100 miljoen.
Voor de implementatie van Proactis beschikte de organisatie niet over een geautomatiseerd aanvraagproces. Met 15 verschillende manieren om bestellingen te plaatsen — van post-itnotities en telefoongesprekken tot e-mails en mondelinge verzoeken — was de controleerbaarheid beperkt en was er weinig inzicht in vastgelegde uitgaven. Facturen werden handmatig ingevoerd in het financiële systeem Infor SunSystems, zonder automatische routering of goedkeuringsworkflows, waardoor het proces traag en arbeidsintensief was.
De organisatie had behoefte aan een end-to-end oplossing voor uitgavenbeheer die essentiële inkoopcontroles zou invoeren, volledig inzicht in de kostenbasis zou bieden, inefficiënte processen zou automatiseren en geïntegreerd zou zijn met SunSystems — terwijl de oplossing toegankelijk en gebruiksvriendelijk moest zijn voor 10.000 medewerkers zonder inkoopfunctie, verspreid over 35 afdelingen.
Oplossing
Na een proefimplementatie binnen één divisie werd Proactis P2P uitgebreid naar alle acht divisies en 35 afdelingen, waarbij binnen 12 maanden 80% van de medewerkers het systeem gebruikte. Het zeer configureerbare platform werd aangepast met op maat gemaakte besteltemplates en goedkeuringsworkflows om aan te sluiten op de verschillende bestel- en autorisatievereisten van elke afdeling.
Medewerkers hebben rechtstreeks vanaf hun werkplek toegang tot interne, gecategoriseerde leverancierscatalogi en koppelingen naar leverancierswebsites. Het systeem leidt elke transactie automatisch door de juiste goedkeuringsworkflow. Goederen en diensten worden bij levering geregistreerd in Proactis, waardoor automatische factuurmatching mogelijk wordt en de handmatige inspanning binnen de crediteurenadministratie aanzienlijk wordt verminderd. Ook declaraties van medewerkers worden elektronisch via het platform verwerkt.
Daarnaast werd een centrale magazijnfunctie geïmplementeerd voor het beheer van uniformbestellingen, die voorheen via een afzonderlijk systeem zonder koppeling met de financiële administratie werden verwerkt. Proactis houdt nu de aanspraken van iedere medewerker bij en voorkomt overbestellingen, terwijl het volledige auditspoor zorgt voor duidelijke verantwoordingsplicht binnen de magazijnfunctie.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.