L'approvisionnement jusqu'au paiement se compose d'un certain nombre d'étapes qui décrivent le processus d'achat de bout en bout, depuis la demande et l'approbation de la commande jusqu'à la création et la réception de la commande, pour tous les produits et services.

La catégorie de logiciels qui a vu le jour ces dernières années pour traiter ce cycle important est généralement appelée systèmes logiciels Procure-to-Pay ou Purchase-to-Pay - systèmes P2P en abrégé.

Télécharger : Optimisation du cycle Procure-to-Pay (P2P)
Analyser le déroulement réel des achats de biens et services dans votre organisation

La contractualisation des dépenses pose de nombreux problèmes :

• Les employés effectuent souvent des achats sans autorisation appropriée.
• De nombreux achats sont effectués auprès de sources et de systèmes non privilégiés.
• Il n'y a pas de visibilité sur les engagements d'achat jusqu'à ce que les factures arrivent.
• Les coûts sont attribués aux mauvais comptes ou départements.
• La productivité de la société est perdue en raison du temps excessif qu'elle prend.

Découvrez comment Randstad réalise un processus P2P plus efficace et un meilleur contrôle des dépenses.

Le Procure-to-Pay est intrinsèquement lié à vos achats, depuis la demande de commande jusqu'au traitement de la facture, ce qui signifie que vous pouvez prendre le contrôle total de votre processus opérationnel d'achat. Il permet aux utilisateurs de faire leurs achats en ligne et garantit que vos employés commandent dans le respect des procédures, des politiques et des budgets définis.

Vous pouvez également

• Accélérer les processus d'achat.
• Éviter les achats inutiles.
• Garantir l'utilisation d'accords et de contrats négociés avec les fournisseurs.
• Réduire les coûts de traitement des commandes.
• Assurer le contrôle financier et la visibilité.
• Réduire le risque de non-conformité des fournisseurs.
• Améliorer les données pour l'analyse des dépenses.

Découvrer les dernières fonctionnalités du P2P

Une bonne solution P2P permet l'automatisation - un système électronique qui permet aux employés de l'entreprise de parcourir les sources des fournisseurs, telles que les catalogues et les sites web en ligne, pour trouver, puis acheter ou demander l'article ou le service dont ils ont besoin auprès d'un fournisseur approuvé.

La demande d'achat sera comparée aux règles de l'entreprise en fonction de l'auteur de la demande, du coût, de la catégorie de dépenses et d'autres critères. En cas d'approbation, la demande est transmise électroniquement au responsable concerné. Les commandes seront automatiquement passées pour les demandes approuvées. Lorsque la facture arrive, elle est comparée électroniquement à ce qui a été commandé et reçu, ainsi qu'aux conditions contractuelles applicables.

Les meilleurs systèmes P2P traitent la grande majorité des factures "directement", tout en déclenchant automatiquement la résolution des anomalies par le biais d'un flux de travail. Une fois autorisées, les factures sont transmises à votre service de comptabilité fournisseurs pour paiement.

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L'amélioration de vos processus P2P existants peut sembler décourageant, mais en identifiant les possibilités d'économies au sein de votre organisation et en employant une approche modulaire de l'automatisation, vous pouvez concentrer vos efforts sur les domaines où vous avez les besoins les plus immédiats.

Téléchargez ce guide pour obtenir un moyen pratique de commencer à optimiser les processus P2P.