Objectifs
Roll Group voulait améliorer son Spend Management dans toute l’entreprise. C’est pour cette raison que l’entreprise a choisi une solution unique de traitement des factures et de gestion des approbations pour tous les services dans l’organisation. Le nouvel outil devait remplacer le traitement manuel d’une grande quantité de factures papier qui passait d’une personne à l’autre. En raison du manque de transparence de l’audit trail, il devenait plus difficile de savoir si une facture avait été autorisée ou pas par un responsable. Il arrivait que les factures soient égarées et échues au moment où elles refaisaient surface.
Le service financier n’avait pas de moyen efficace pour suivre le statut des factures de toutes les implantations mondiales ni de demander l’autorisation auprès du manager en charge. Roll Group voulait obtenir plus de contrôle sur ses dépenses et une vue d’ensemble claire de ses engagements financiers. L’entreprise espérait pouvoir atteindre cet objectif grâce à l’optimisation du traitement des factures et de la gestion des approbations.
Ce que la solution apporte
Grâce à la nouvelle solution, Roll Group dispose d’une seule plateforme qui permet de gérer la totalité du processus de traitement des factures, y compris la gestion des approbations. Les factures entrantes sont désormais numérisées grâce au module « scan & capture » et saisies dans l‘outil. Les autorisations sont rattachées au centre de coût et les factures directement envoyées au manager grâce aux flux d’approbation automatiques. Grâce à la parfaite intégration avec le système Procure-to-Pay, les factures validées sont automatiquement transférées dans l’outil comptable.
Afin d’obtenir une vision claire des engagements financiers, Roll Group utilise également le module « Contract Management » pour l’enregistrement et le suivi des contrats longue durée (leasing). Le fait que les accords long-terme n’aient besoin d’être saisis qu’une seule fois tout au long du processus réduit la charge administrative et améliore l’efficacité.
Bénéfices
La nouvelle solution cloud permet un traitement des factures transparent et plus de contrôle au service financier. En quelques clics, il est désormais possible de consulter le statut d’une facture et de connaître les personnes en charge. Toutes les factures sont disponibles électroniquement ce qui exclut quasiment tout risque d’erreur. L’intégration des processus de validations dans des workflows automatiques améliore non seulement l’efficacité, mais aussi la conformité.
En fin de mois ou d’année, le service financier dispose d’une vision claire, complète et détaillée des dépenses, des factures entrantes et des demandes d’engagement. La charge de travail administrative et le temps passé au traitement des factures a considérablement réduit. Les factures peuvent désormais être scannées et soumises au responsable en 2 jours, cela va même souvent encore plus vite. Et comme l’outil est accessible en ligne, les factures peuvent être approuvées de n’importe où dans le monde.