Procure-to-Pay | Logiciel Procure-to-Pay - Proactis

Avec Proactis Procurement, vous pouvez contrôler l'ensemble du processus d’achat de produits et services - de la demande d’achats à l’approbation, la saisie et la réception des commandes - dans un seul outil e-procurement. Vous pouvez vous assurer que vos employés respectent les procédures d’achat, les politiques et les budgets.

Le tableau de bord achat est le point central où chaque employé peut commander des produits et des services - ou même des prestations intellectuelles ou ressources temporaires. Le logiciel Proactis va plus loin en proposant des fonctions de recherche intelligente qui aident employés à trouver plus facilement les produits et services dans les catalogues. Le système e-procurement affiche chaque étape du processus (Guided Bying), de sorte que même les utilisateurs occasionnels l’utilisent facilement, et garantit que les commandes sont passées auprès de fournisseurs recommandés et dans les bonnes conditions (conformité).

Avec Proactis, vous pourrez :

Maîtriser l'ensemble de votre processus d’achats opérationnels.

Bénéficier de procédures d'approbation plus rapides et conformes aux règles et politiques d’entreprise.

Mieux exploiter les contrats négociés avec les fournisseurs.

Permettre aux employés de passer leurs commandes sur catalogues ou sur des sites fournisseurs approuvés.

Etude de cas d’un projet Procure-to-Pay (P2P)

Une démarche étape par étape pour construire son étude de rentabilité P2P

La maîtrise de la dépense est un parcours. Pour de nombreuses organisations, le déploiement d'une solution P2P constitue l'une des premières étapes majeures.

Voici les bénéfices opérationnels immédiats que vous apportera un système P2P :

Simplifier l’achat des biens et services dont votre organisation a besoin
Eviter les achats non autorisés, inutiles ou frauduleux.
Aider les chefs de service à gérer efficacement leurs budgets.
Orienter les acheteurs vers des fournisseurs privilégiés proposant des tarifs négociés contractuellement.
Fluidifier le traitement des factures tout en veillant à ce que seules les factures valides soient payées.

Ce guide vous aidera de manière simple et immédiate à réaliser votre étude de cas pour un projet P2P.

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Etude de cas d’un projet Procure-to-Pay (P2P)

Imputer la dépense automatiquement

Le logiciel de gestion des achats Proactis alloue automatiquement les coûts pour le suivi des budgets et le traitement des factures, dès la demande d'achat. Vous pouvez affecter les centres de coûts à un utilisateur (par exemple, la personne qui passe la commande ou le gestionnaire du budget) ou à un service.

Les comptes de coûts peuvent être affectés à des produits et/ou à des catalogues, de sorte que lorsque la personne qui passe commande sélectionne un produit ou un catalogue, la catégorie de coûts est automatiquement saisie.

Approuver les demandes rapidement et avec précision

Vous gérez les autorisations de commande, les stocks et les budgets et vous assurez que les employés respectent les procédures d’achat.

Vous définissez la procédure d'approbation dans le logiciel selon le type de produit, le centre de coûts et le montant de la commande et un workflow garantit que les commandes sont toujours approuvées conformément aux règles internes d'approvisionnement. Le système garantit que tous les utilisateurs ont une vue d'ensemble du statut de leur demande d’achat.

Créer et passer des commandes simplement

Une fois que la demande a été approuvée, elle est automatiquement convertie en commande. La flexibilité de la solution permet de séparer une demande en plusieurs commandes, en fonction du nombre de fournisseurs dans la demande.

Chaque commande reçoit un numéro de commande unique qui correspond à la demande d’achat et peut être reliée à votre système financier. Toutes les commandes sont saisies automatiquement sur le bon compte et rattachées au centre de coûts approprié.

Contrôle budgétaire en temps réel

Proactis apporte des fonctionnalités étendues de gestion et de suivi budgétaire et se connecte de manière transparente à notre plateforme Purchase-to-Pay pour la gestion des contrats, les commandes, le recrutement de ressources externes et la facturation.

Les budgets peuvent être suivis à partir du processus de commande et du processus de facturation, ce qui vous donne un contrôle en temps réel. Les budgets n'ont plus besoin d'être ajustés manuellement chaque fois que des modifications sont apportées.

En savoir plus : Budget Management

Rationaliser vos processus d'embauche

Avec Proactis, vous pouvez facilement définir et enregistrer des contrats d'embauche pour votre employé externe sans avoir à re-saisir des données déjà présentes dans le système. Les travailleurs peuvent saisir leurs temps de travail électroniquement et, une fois approuvés, les déclarations sont prêtes à être traitées.

Le logiciel prend en charge toutes les normes utilisées par l'agence pour l'envoi de messages électroniques, de sorte que les feuilles de temps n'ont pas besoin d'être saisies de nouveau par le fournisseur. Les feuilles de temps sont approuvées à la fois par vous et par l'agence, ce qui réduit le risque d’erreurs de factures dans le système. La solution permet également la « facturation inversée », vous pouvez alors envoyer des propositions de factures aux fournisseurs sur la base de feuilles de temps validées.

En savoir plus : Workforce

Demandez une présentation personnalisée :

Logiciel Procure-to-Pay FAQ

Qu'est-ce que le Procure-to-Pay ?

L'approvisionnement jusqu'au paiement se compose d'un certain nombre d'étapes qui décrivent le processus d'achat de bout en bout, depuis la demande et l'approbation de la commande jusqu'à la création et la réception de la commande, pour tous les produits et services.

La catégorie de logiciels qui a vu le jour ces dernières années pour traiter ce cycle important est généralement appelée systèmes logiciels Purchase-to-Pay ou Procure-to-Pay - systèmes P2P en abrégé.

Quels sont les défis que le P2P peut résoudre ?

La contractualisation des dépenses pose de nombreux problèmes :

Les employés effectuent souvent des achats sans autorisation appropriée.
De nombreux achats sont effectués auprès de sources et de systèmes non privilégiés.
Il n'y a pas de visibilité sur les engagements d'achat jusqu'à ce que les factures arrivent.
Les coûts sont attribués aux mauvais comptes ou départements.
La productivité de la société est perdue en raison du temps excessif qu'elle prend.

Pourquoi devrais-je mettre en place un système P2P ?

Le Procure-to-Pay est intrinsèquement lié à vos achats, depuis la demande de commande jusqu'au traitement de la facture, ce qui signifie que vous pouvez prendre le contrôle total de votre processus opérationnel d'achat. Il permet aux utilisateurs de faire leurs achats en ligne et garantit que vos employés commandent dans le respect des procédures, des politiques et des budgets définis.

Vous pouvez également

Accélérer les processus d'achat.
Éviter les achats inutiles.
Garantir l'utilisation d'accords et de contrats négociés avec les fournisseurs.
Réduire les coûts de traitement des commandes.
Assurer le contrôle financier et la visibilité.
Réduire le risque de non-conformité des fournisseurs.
Améliorer les données pour l'analyse des dépenses.

Comment mettre en place un processus P2P efficace, agile et automatisé ?

Une bonne solution P2P permet l'automatisation - un système électronique qui permet aux employés de l'entreprise de parcourir les sources des fournisseurs, telles que les catalogues et les sites web en ligne, pour trouver, puis acheter ou demander l'article ou le service dont ils ont besoin auprès d'un fournisseur approuvé.

La demande d'achat sera comparée aux règles de l'entreprise en fonction de l'auteur de la demande, du coût, de la catégorie de dépenses et d'autres critères. En cas d'approbation, la demande est transmise électroniquement au responsable concerné. Les commandes seront automatiquement passées pour les demandes approuvées. Lorsque la facture arrive, elle est comparée électroniquement à ce qui a été commandé et reçu, ainsi qu'aux conditions contractuelles applicables.

Les meilleurs systèmes P2P traitent la grande majorité des factures "directement", tout en déclenchant automatiquement la résolution des anomalies par le biais d'un flux de travail. Une fois autorisées, les factures sont transmises à votre service de comptabilité fournisseurs pour paiement.

La mise en œuvre d'une solution P2P doit-elle être une tâche gigantesque ?

L'amélioration de vos processus P2P existants peut sembler décourageant, mais en identifiant les possibilités d'économies au sein de votre organisation et en employant une approche modulaire de l'automatisation, vous pouvez concentrer vos efforts sur les domaines où vous avez les besoins les plus immédiats.