Logiciel d'automatisation du traitement des factures

Grâce au logiciel de gestion de facture fournisseurs Proactis, vous pouvez automatiser le traitement de vos factures et réduire les coûts. La gestion de vos factures se retrouve grandement simplifiée, de la réception jusqu’au paiement. Vous gagnez de la visibilité en temps réel sur votre activité financière et accédez aux informations clés dont vous avez besoin pour orienter vos décisions.

En optimisant l'ensemble du processus de la réception jusqu’au paiement et grâce au rapprochement à 2 ou 3 voies, vous pouvez générer un flux de trésorerie, réduire les risques et améliorer la productivité.

Améliorez considérablement la gestion de vos factures avec les logiciels Proactis de dématérialisation et d’automatisation du traitement des factures fournisseurs et bénéficiez d’une visibilité complète sur le cycle de paiement.

Automatiser le traitement de vos factures, étape par étape

Comment faire évoluer votre organisation vers un traitement des factures automatisé et efficace ?

Afin de vous affranchir des coûts directs et indirects induits par le traitement manuel des factures, il est essentiel d’évoluer vers plus d’automatisation.

En automatisant progressivement le traitement de vos factures, vous bénéficierez d’avantages significatifs en matière de gestion des coûts et de fluidité de l’information.

Ce guide vous aidera à :

Standardiser les politiques et procédures d’entreprise,
Centraliser la gestion des factures fournisseurs,
Mieux exploiter les informations d’approvisionnement pour bénéficier d’escomptes.

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Automatiser le traitement de vos factures, étape par étape

Avec Proactis, vous pourrez :

Digitaliser et dématérialiser l’ensemble du processus de facturation.

Traiter et payer les factures plus rapidement.

Optimiser la gestion et le traitement des factures fournisseurs, la facturation électronique, la numérisation et la saisie de factures.

Accéder facilement aux factures grâce aux informations de commande et de livraison.

Invoice Capture devient encore plus intelligent

Notre solution de capture de factures la plus puissante à ce jour utilise l'IA pour améliorer l'efficacité et la précision, en réduisant encore le besoin d'intervention manuelle, ce qui optimise la capture de vos factures et permet de mieux utiliser vos ressources.

Dématérialiser et stocker chaque facture au bon endroit

La solution de gestion des factures Proactis vous aide à obtenir et à garder le contrôle sur l'ensemble du processus de facturation : enregistrement, rapprochement et paiement. Le logiciel réduit la charge administrative et vous pouvez traiter plus rapidement les écarts de facture.

Les factures sont importées électroniquement et répertoriées par fournisseur. Les factures papier qui peuvent également être reçues et traitées en toute simplicité.

Roll Group parvient à maîtriser totalement ses dépenses grâce au traitement automatisé des factures avec la solution Proactis.

Traiter rapidement les écarts de facture

Le logiciel rapproche automatiquement les factures de la demande d'achat existante (bon de commande et réception des marchandises). Il calcule ensuite le sous-total pour chaque commande, le montant de la TVA et le montant total sur la base des données de la commande. Si les documents correspondent, la facture sera automatiquement approuvée.

En cas de problème, les factures sont envoyées à l'employé responsable par le biais d'un workflow avec toutes les informations complémentaires. S’il n’y a pas de bon de commande identifié, le système envoie la facture pour approbation au gestionnaire du budget.

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Simplifier et automatiser la validation et la gestion de paiement

Une fois le rapprochement effectué, les factures approuvées peuvent être immédiatement transmises pour paiement. Le logiciel s'assurera que l’approbateur reçoit la demande de paiement et transmet les informations de facturation au système comptable existant.

Les informations financières, telles que le centre de coûts et le numéro de compte sont déjà renseignées à partir du bon de commande. Les factures bonnes à payer peuvent également être traitées dans un batch de fichiers et envoyées à la banque.

Numériser 100% de vos factures fournisseurs

La solution de dématérialisation de factures transforme vos factures papier et PDF en documents électroniques prêts à être traités. Il numérise le document, en extrait les données et les enregistre.

Il n’y a plus de saisie manuelle et la gestion des exceptions est simplifiée. Vous pouvez ensuite mettre en place des workflows de validations et/ou automatiser le rapprochement.

En savoir plus : Invoice Scan and Capture

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Optimisez votre trésorerie, contrôlez vos dépenses et transformez votre comptabilité fournisseurs en centre de profit

Tirez parti de l'optimisation du fonds de roulement pour générer des bénéfices pour vous et pour vos fournisseurs. Une gestion intelligente des paiements permet à votre équipe comptabilité fournisseurs de passer moins de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée et de se concentrer sur ce qui compte réellement.

Offrez plus de flexibilité à vos fournisseurs en matière de gestion des liquidités en leur proposant des paiements anticipés en échange d'une légère remise. Cela vous permettra de transformer votre service comptabilité fournisseurs en un véritable atout, tout en renforçant les relations avec vos fournisseurs en les aidant à améliorer leur trésorerie, au moment où ils en ont besoin.

La nouvelle expérience Source-to-Pay - intuitive et optimisée

La nouvelle interface intuitive de Proactis a été conçue pour améliorer la productivité, l'intégration des utilisateurs et l'adoption des processus afin de soutenir le contrôle des dépenses et des risques liés à la chaîne d'approvisionnement.

La navigation a été améliorée pour permettre aux utilisateurs de trouver rapidement des produits, des informations et de suivre les processus. L'interface très intuitive se caractérise par des écrans épurés, des mises en page familières et des exigences minimales en matière de saisie, ce qui signifie que les employés peuvent plus facilement commander ce dont ils ont besoin, que les responsables peuvent examiner les demandes et que les chefs de service peuvent suivre les dépenses.

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Demandez une présentation personnalisée :

Automatisation du traitement des factures fournisseurs FAQ

Comment l'automatisation de la comptabilité fournisseurs contribue-t-elle à la facturation électronique ?

Vous pouvez transformer des factures papier et PDF en factures électroniques prêtes à être traitées. Une image numérisée du document est créée, toutes les informations nécessaires sont extraites, l'enregistrement et l'image électronique de la facture sont créés. Le traitement manuel des factures est éliminé, la gestion des irrégularités est réduite et l'enregistrement électronique de la facture qui en résulte peut être automatiquement apparié et approuvé.

Les factures papier sont éliminées de votre processus de facturation, quels que soient le type et la taille de vos fournisseurs. Peu importe qu'il s'agisse de fournisseurs à volume élevé ou faible - il existe une méthode de facturation adaptée à chacun. Le logiciel de comptabilité fournisseurs peut capturer non seulement les factures papier, mais aussi les formats de factures électroniques courants tels que XML ou UBL 2.0, et les transférer vers votre système de destination dans le format souhaité.

Consulter notre page dédiée à la loi de finance 2024 sur la dématérialisation de la facture éléctronique.

Qu'est-ce que l'automatisation de la comptabilité fournisseurs

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs, consiste à traiter les processus ces de manière numérique, en utilisant la technologie, plutôt que manuellement. Un processus hautement automatisé et moins coûteux simplifie considérablement le traitement de toutes les factures, de la réception au paiement, et offre une visibilité en temps réel de ce qui se passe dans vos opérations financières, débloquant ainsi les informations clés dont vous avez besoin pour une meilleure prise de décision sur le plan financier.

Télécharger : Comptes fournisseurs - Comment réduire les coûts et améliorer l'efficacité du traitement des factures.

Quels sont les défis que l'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut résoudre ?

Factures non structurées - la gestion de tous les types de factures (qui n'ont pas de format commun) à travers la chaîne d'approvisionnement est un défi qui pose de nombreux problèmes.
Les factures papier et PDF entraînent une saisie manuelle importante et les erreurs de saisie qui en découlent, ainsi que l'égarement des documents papier.

Ces tâches manuelles intensives et sujettes aux erreurs entraînent des factures non conformes, des coûts excessifs, des paiements inexacts et un risque de fraude.

Le manque d'efficacité élimine la possibilité de tirer profit des revenus liés aux paiements anticipés.
L'opportunité d'une transformation financière plus large est difficile à obtenir tant que les processus de comptabilité fournisseurs ne sont pas améliorés et automatisés.

Découvrez comment Bauer Media a réduit ses coûts de comptabilité fournisseurs tout en améliorant l'expérience de ses fournisseurs.

Pourquoi devrais-je mettre en œuvre l'automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

Le logiciel de comptabilité fournisseurs offre une gestion efficace des factures qui permet de les enregistrer et de les traiter dans eInvoices, en validant leur exactitude par la recherche d'un bon de commande, de doublons et d'un fournisseur valide, puis en les transférant dans votre système financier pour qu'elles soient rapprochées et approuvées pour le paiement.

Saisie à 100 % de toutes les factures dès le premier jour.
Réduction des erreurs et accélération du rapprochement et de l'approbation des factures.
Réduction du coût de la comptabilité fournisseurs.
Amélioration et automatisation des flux de trésorerie.
Réduction des activités frauduleuses.
Libre-service complet pour les fournisseurs.
Renforcement des relations avec les fournisseurs.
Amélioration de la visibilité des audits.
Meilleures données pour l'analyse des dépenses.
Visibilité complète des audits et renforcement de la conformité.
Résolution rapide des requêtes

Télécharger : Une approche pas à pas de l'automatisation des factures

Puis-je intégrer l'automatisation de la comptabilité fournisseurs à mes autres systèmes ?

Vous pouvez intégrer toutes les factures électroniques dans le système financier de votre choix pour qu'elles soient comparées et approuvées. Nos solutions ne dépendent d'aucun système et peuvent s'intégrer à tous les systèmes financiers et ERP, y compris : Unit4, Infor, MRI, Deltek, SAP, Oracle, Microsoft Business Central, TechnologyOne, Epicor, JD Edwards, Peoplesoft, Netsuite et Workday.

En savoir plus sur l'intégration du système d'automatisation de la comptabilité fournisseurs