Logiciel de Gestion des contrats

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Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des contrats ?

La gestion des contrats fournit un référentiel électronique central pour tous les types de contrats fournisseurs, avec des liens vers les systèmes d'achat qui les rendent pleinement visibles pour les acheteurs.

Les activités d'achat et de livraison sont automatiquement collectées pour l'analyse des performances du fournisseur et des engagements de l'acheteur, et les dates des contrats et autres critères sont continuellement contrôlés, alertant les personnes appropriées lorsque des révisions ou des actions sont nécessaires.
 

 

La contractualisation des dépenses pose de nombreux problèmes :

  • Les contrats sont souvent classés à différents endroits, ce qui fait qu'il est difficile de savoir où trouver un contrat particulier (et pratiquement impossible d'obtenir une vue consolidée des engagements).
  • La gestion dispersée des contrats conduit à des accords en double et à des opportunités manquées d'économies basées sur le volume.
  • Les dates de révision des contrats ne sont souvent pas respectées, ce qui entraîne des déchéances inattendues et des renouvellements automatiques non désirés.
  • Les acheteurs n'ont aucune visibilité sur les contrats au moment de l'achat, ce qui conduit à des achats hors contrat, d'où des économies manquées et de mauvaises relations avec les fournisseurs.
  • Sans la saisie automatique des activités d'achat et de livraison, il est très difficile de mesurer la conformité des contrats.

Gestion des contrats en quelques clics

  • Clic 1 : Vue d'ensemble des contrats
  • Clic 2 : Documents associés aux contrats
  • Clic 3 : Accès aux contrats
  • Clic 4 : Définir le responsable du contrat
  • Clic 5 : Dates et événements du contrat
  • Clic 6 : Statut des contrats
  • Clic 7 : Listes de prix
  • Clic 8 : Catégorisation
  • Clic 9 : Paiements
  • Clic 10 : Enregistrer des notes et des modifications 
  • Clic 11 : Évaluation des fournisseurs
Téléchargez maintenant!
Gestion des contrats en quelques clics
La gestion des contrats permet d'augmenter les dépenses " sous gestion " et " sur contrat " en améliorant la visibilité et le contrôle des contrats tout au long de leur cycle de vie :
Améliorer la visibilité et la maîtrise de l'ensemble du cycle de vie du contrat.
Améliorer la visibilité et la maîtrise de l'ensemble du cycle de vie du contrat.


Simplifier la diffusion des informations contractuelles au sein de votre organisation.
Simplifier la diffusion des informations contractuelles au sein de votre organisation.


Surveiller et évaluer efficacement les accords contractuels.
Surveiller et évaluer efficacement les accords contractuels.


Avoir un aperçu en temps réel de vos engagements d’achats.
Avoir un aperçu en temps réel de vos engagements d’achats.
 

L'Université du Sussex réalise des gains d'efficacité de bout en bout, du sourcing au contrat, dans le cadre de sa transformation digitale

La solution Proactis a permis de simplifier et d'automatiser les processus de gestion de la relation fournisseur (SRM), de gestion des contrats et d’e-procurement.

En savoir plus

 
L'Université du Sussex réalise des gains d'efficacité de bout en bout, du sourcing au contrat, dans le cadre de sa transformation digitale
Avec Proactis, vous pouvez augmenter la part des dépenses gérées et sur contrat en améliorant la visibilité et le contrôle des contrats tout au long de leur cycle de vie et en vous assurant que l'organisation les utilise de manière cohérente lors de ses achats de biens et services.

Tous les contrats peuvent être enregistrés et stockés de manière centralisée, ce qui vous permet d'avoir une visibilité complète de toutes les informations requises dans les contrats. De plus, vous aurez toujours un aperçu en temps réel de vos engagements financiers et vous disposerez d'un moyen fiable de gérer votre portefeuille de contrats.

Résolution des problèmes de gestion des contrats

Il est très important d’avoir un processus clair et structuré:

  • Passez-vous à côté d’opportunités d’économies ?
  • Passez-vous à côté d’opportunités de renégociation, d’annulation ou de re-sourcing de contrats ?
  • Êtes-vous préoccupé par l’absence de visibilité sur les risques ?
  • Faites-vous face à des coûts administratifs élevés pour la gestion des contrats fournisseurs ?
  • La mauvaise visibilité des contrats constitue-t-elle un obstacle pour vous ?
Téléchargez le guide!
Résolution des problèmes de gestion des contrats
Logiciel de Gestion des contrats FAQ
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des contrats ?
Les professionnels des achats travaillent dur pour identifier les meilleurs fournisseurs et négocier des accords a " valeur ajoutée ". Les contrats "verrouillent" ces conditions pour l'organisation. Mais ces avantages sont perdus lorsque les contrats ne sont pas appliqués lors des achats - peut-être parce que les contrats ne sont pas disponibles ou apparents au moment de l'achat. En outre, les deux organisations peuvent courir un risque si les contrats expirent ou si l'une des parties ne respecte pas les dispositions contractuelles.

La gestion des contrats fournit un référentiel électronique central pour tous les types de contrats fournisseurs, avec des liens vers les systèmes d'achat qui les rendent pleinement visibles pour les acheteurs. Les activités d'achat et de livraison sont automatiquement collectées pour l'analyse des performances du fournisseur et des engagements de l'acheteur, et les dates des contrats et autres critères sont continuellement contrôlés, alertant les personnes appropriées lorsque des révisions ou des actions sont nécessaires".

Repensez vos processus achats et comptabilité fournisseurs
Quels sont les défis que la gestion des contrats peut résoudre ?
La contractualisation des dépenses pose de nombreux problèmes :
  • Les contrats sont souvent classés à différents endroits, ce qui fait qu'il est difficile de savoir où trouver un contrat particulier (et pratiquement impossible d'obtenir une vue consolidée des engagements).
  • La gestion dispersée des contrats conduit à des accords en double et à des opportunités manquées d'économies basées sur le volume.
  • Les dates de révision des contrats ne sont souvent pas respectées, ce qui entraîne des déchéances inattendues et des renouvellements automatiques non désirés.
  • Les acheteurs n'ont aucune visibilité sur les contrats au moment de l'achat, ce qui conduit à des achats hors contrat, d'où des économies manquées et de mauvaises relations avec les fournisseurs.
  • Sans la saisie automatique des activités d'achat et de livraison, il est très difficile de mesurer la conformité des contrats.

Lire : La gestion des contrats en un clic

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un système de gestion des contrats ?
"La gestion des contrats permet d'augmenter les dépenses " sous gestion " et " sur contrat " en améliorant la visibilité et le contrôle des contrats tout au long de leur cycle de vie, et en garantissant que l'organisation utilise systématiquement les contrats établis lors de l'achat de biens et de services. La gestion des contrats permet
  • Contrôle et visibilité tout au long du cycle de vie du contrat.
  • Un partage simple des informations sur les contrats au sein de l'organisation.
  • Un contrôle et une évaluation efficaces des accords contractuels.
  • Une vision en temps réel de vos obligations.
Glossaire
Spend Control
L'objectif de toute organisation est de maîtriser ses achats et d'optimiser ses dépenses et sa chaîne d'approvisionnement afin d'atteindre son plein potentiel. Le contrôle des dépenses permet de réaliser des économies et de gagner en efficacité, tout en améliorant la conformité et en réduisant les risques.

Source-to-Pay (S2P)
Une solution d'externalisation complète de bout en bout, généralement composée de deux composantes : Source-to-Contract (S2C) ou Procure-to-Pay (P2P).

Source-to-Contract (S2C)
Une partie du processus de gestion des dépenses de bout en bout qui accompagne l'équipe Achats dans ses activités visant à mettre à disposition de l'organisation des fournisseurs qualifiés et des accords négociés au meilleur prix, afin qu'elle puisse les utiliser en cas de besoin.

Procure-to-Pay (P2P)
Également appelé Purchase-to-Pay, il s'agit de la partie d'un système d'achats de bout en bout qui permet et gère les achats courants de biens et de services par le personnel d'une organisation.

Visibilité des dépenses
Permet aux responsables d'accéder facilement aux dépenses passées, en cours et potentielles (demandes soumises mais non encore approuvées) relevant de leur domaine de responsabilité.

Dépenses sous gestion
Part des dépenses influencée par l'équipe Achats et ses processus.


Procurement / eProcurement
L'e-approvisionnement et tous ses termes, tels que l'approvisionnement électronique, les enchères électroniques, les factures électroniques, les comptes fournisseurs électroniques, etc., impliquent tous l'utilisation des technologies de l'information et des communications en ligne pour soutenir le processus de contrôle des dépenses, y compris tous les aspects liés aux achats et au contrôle financier.

Chaîne d'approvisionnement
Dans sa forme la plus simple, une chaîne d'approvisionnement désigne l'ensemble des activités nécessaires à la livraison de biens ou de services au consommateur. Lorsqu'on parle de service, ces services sont regroupés pour offrir un service client global, par opposition à un produit fini.

Supply Chain Management
La gestion de la chaîne d'approvisionnement est le processus de gestion des flux de biens et de services entrants et sortants d'une entreprise, incluant chaque étape de la transformation des composants bruts en services/produits finaux et de leur livraison au client.

Purchasing
Acquisition de biens et de services pour le compte d'une entité acheteuse.

eInvoice
En termes généraux, une facture électronique est toute facture envoyée par un fournisseur à l'acheteur sous forme électronique plutôt que sous forme papier.


Logiciel De Gestion Des Fournisseurs
La gestion des relations fournisseurs (SRM) permet de constituer et de maintenir une base de fournisseurs solide en structurant et en simplifiant l'ensemble du cycle de vie des fournisseurs : de l'identification initiale à l'adoption, l'approbation, la transaction et l'analyse.

Logiciel De Gestion Des Contrats
Dans le domaine des achats, la gestion des contrats consiste à gérer les accords avec les fournisseurs afin d'optimiser les performances financières et opérationnelles. L'objectif est de garantir la conformité, de limiter les risques et d'optimiser les relations avec les fournisseurs

Marketplace
Parfois appelée « place de marché électronique », une place de marché des achats est une plateforme qui met en relation les employés avec les fournisseurs approuvés et les contrats lors de l'achat de produits et de services.

Comptabilite Fournisseurs
Une fonction de comptabilité fournisseurs efficace et performante soutient la trésorerie d'une organisation et contribue à établir des relations fournisseurs saines. Il s'agit de capturer toutes les factures entrantes et de les transformer efficacement en factures électroniques optimisées, permettant ainsi un rapprochement et une approbation efficaces des factures dans le système financier.