Les étapes de la digitalisation du Purchase-to-Pay

La dématérialisation des factures fournisseurs devient obligatoire à partir du 1er juillet 2024. Vous le savez et c’est une démarche incontournable, mais où en êtes-vous dans votre processus de digitalisation ? Vous avez peut-être déjà commencé à dématérialiser vos factures. 

En optimisant et en digitalisant vos processus, vous pouvez en faire un véritable levier de performance pour votre entreprise. Cela vous permettra également de gagner en agilité pour analyser et améliorer vos processus actuels lorsque c’est nécessaire. Un projet de digitalisation peut se déployer rapidement et par étape. Il ne s’agit pas de tout reprendre de zéro, mais de venir compléter l’existant. Afin de répondre le plus rapidement à vos besoins, et de manière la plus efficace, les systèmes doivent être interfaçables.

1. Analysez votre processus actuel.

Vous devez commencer par comprendre comment les factures sont traitées dans votre entreprise. Qui les reçoit ? Qui les traite : le gestionnaire ou l’équipe comptabilité fournisseurs ? Y a-t-il des workflows de validation ? Comment sont-ils définis ? Quelle est la durée moyenne de traitement avant le paiement ? L’objectif est d’identifier les potentiels goulots d’étranglement qui retardent les paiements et entraînent des pénalités de retard. Vous pourrez ainsi identifier les axes d’amélioration pour augmenter la productivité dans le processus de traitement des factures.

2. Harmonisez vos procédures internes.

Prenez le temps de redéfinir les règles d’approbation pour la validation des commandes et des factures. Il s’agit aussi de vérifier l’absence de doublon ou d’erreur et de favoriser le rapprochement automatique. Comment doivent être traitées les factures sans bon de commande ? Faut-il privilégier un rapprochement à 2 ou 3 voies ? Quelles sont les procédures pour la résolution des écarts, les litiges fournisseurs et les validations ? Clarifier toutes ces étapes vous aidera à redéfinir vos processus actuels.
 


3. Automatisez.

Afin de pouvoir exploiter pleinement les avantages d’un outil de gestion des factures, un travail de préparation en amont est nécessaire. Il vous faudra avant tout identifier les tâches chronophages et récurrentes qui nécessitent une intervention humaine. En dématérialisant vos factures, vous facilitez le rapprochement des factures de manière automatique, tout en réduisant le risque d’écarts et de litiges. Enfin, en réduisant les délais de traitement de vos factures, vous pourrez, lorsque vous le souhaitez, accélérer la mise en paiement auprès de vos fournisseurs référencés et sécuriser ainsi davantage votre chaîne d’approvisionnement.

Nous vous recommandons de mettre en place une procédure de gestion des commandes unique, tout en veillant à ce qu’elle soit toujours cohérente. Cela est possible en prêtant attention à plusieurs points :

  • Veiller à l’harmonisation des données entre les différentes parties prenantes : finance, achats et opérationnels
  • Partager les informations
  • Digitaliser les commandes.

Ce dernier point contribue grandement à réduire les délais de paiement de vos factures. De nombreux clients ont ainsi combiné la digitalisation des factures à un processus de digitalisation des achats pour maximiser l’efficacité et faciliter le passage à un traitement automatisé des factures.

4. Donnez plus d’autonomie à vos fournisseurs et accélérez le paiement.

Maintenant, que vous avez dématérialisé vos factures entrantes, vos fournisseurs peuvent à tout moment se tenir informés du statut de leurs factures, et vous pouvez vous concentrer davantage sur le développement de la relation fournisseur. En période de crise, il est nécessaire de sécuriser la chaîne d’approvisionnement. Vous pouvez renforcer la relation de confiance en proposant de payer vos factures de manière anticipée, lorsque c’est possible. Vous offrez ainsi à vos fournisseurs l’opportunité d’améliorer leur trésorerie et construisez une relation privilégiée en devenant le client avec lequel ils auront envie de développer l’activité.

Une fois que les procédures de traitement des factures sont maîtrisées, c’est une source non-négligeable d’économies dans la durée et/ou un soutien important envers vos fournisseurs.
 


5. Collectez les informations pour mieux sourcer.

Automatiser le traitement de vos factures aidera à améliorer la performance achats. Grâce à la saisie électronique des paiements, les Achats disposeront d’informations en temps réel pour consolider leurs données et analyser la dépense afin de pouvoir identifier les principales catégories et améliorer leur capacité de négociation avec les fournisseurs.

Notre client Bright Horizons, spécialisé dans les services de garde d’enfants au Royaume-Uni et animant un réseau de plus de 320 crèches, traitait manuellement plus de 100 000 factures entrantes par an. En digitalisant les factures fournisseurs, l’organisation a obtenu une meilleure connaissance de leurs pôles de dépense. Dès les six premières semaines d’utilisation, 60 % des 12 000 factures entrantes étaient traitées sans aucune intervention manuelle de l’équipe comptable.

De par son activité, Bright Horizons est soumis à des contrôles réglementaires importants*. Proactis a donc travaillé avec l'entreprise à la mise en place de processus et de rapports spécifiques afin de garantir leur conformité. Il était essentiel pour l’entreprise que leurs crèches n'aient pas à faire leurs commandes elles-mêmes afin de concentrer les efforts de leurs collaborateurs sur des tâches essentielles. La plateforme Proactis a également permis la centralisation des achats.

Automatiser le traitement de vos factures vous permettra de garantir la conformité de vos processus de comptabilité fournisseur tout en améliorant l’efficacité, la productivité et la maîtrise de la dépense dans votre entreprise. Pour en savoir plus, découvrez dès maintenant notre solution Purchase-to-Pay !

*la Loi Sarbanes-Oxley

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