Objectifs
Tandis que le nombre de factures d’achat arrivant sur les différents sites du groupe grandissait, P&O Ferrymasters avait constaté des inefficacités dans les processus et l’augmentation constante des coûts de traitement de factures, avec une croissance des besoins en termes de ressources nécessaires pour traiter ces factures.
La mise en place de preuves de livraison signées était essentielle pour éviter des retards de paiement inutiles et optimiser la trésorerie.
Ce que la solution apporte
La solution Proactis a permis de centraliser les activités de comptabilité fournisseurs et d’optimiser le processus de traitement des factures grâce à la mise en place de bonnes pratiques et de contrôles automatisés.
L’utilisation d’une solution unique pour traiter l’ensemble des documents papier, PDF, fax, e-mail et XML améliore significativement le partage d’informations dans l'entreprise. Les technologies « intelligentes » de capture de données permettent d'extraire automatiquement les informations de la facture au moment de la numérisation. La solution s’intègre de manière totalement transparente à la solution Unit4 Financials.
Les preuves de livraison sont traitées plus rapidement et efficacement grâce à ces technologies qui permettent à toute l'entreprise d’avoir plus de visibilité.
Bénéfices
Toutes les factures sont désormais traitées par un service centralisé de comptabilité fournisseurs, ce qui augmente considérablement l'efficacité, la productivité et la rapidité d'exécution. 192 000 factures sont traitées électroniquement chaque année.
Depuis l’implémentation de la solution, l'organisation a optimisé l'efficacité du traitement des factures, ce qui s'est traduit par une baisse de 35% des coûts associés.
La centralisation et l'automatisation des processus ont permis d'améliorer les contrôles internes. Grâce à Proactis, P&O Ferrymasters a mis en place une approche durable de la gestion des dépenses et du traitement des factures.