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Politique de confidentialité


Updated Janvier 2019
Proactis s’engage à protéger vos données personnelles et votre confidentialité. 

Nous avons établi et mis à jour notre politique de confidentialité pour que vous sachiez exactement comment nous utilisons vos informations. Nous respectons les lois sur la confidentialité des données (tel que le règlement général sur la protection de données (RGPD) dans les pays de l’UE et le RU à partir du 25 mai 2018). 

Dans notre Politique de confidentialité, les mentions « Proactis », « nous », « notre » ou « nos » désignent les sociétés filiales de Proactis Holdings Plc (incluant Proactis, Due North, Millstream, Intelligent Capture, EGS, Perfect Commerce et Hubwoo, parmi d’autres). WCe document est conçu pour être facile à lire et à utiliser. Les visiteurs de notre site Web ou les utilisateurs de notre logiciel sont désignés par les termes « vous », « vos » ou « votre » pour rendre cette page claire et plus facile à lire et à comprendre.

Cette page est divisée en sections spécifiques. Veuillez cliquer sur le lien de la rubrique qui vous intéresse, ou faites défiler vers le bas:
Informations générales
Vos droits
Vous avez les droits suivants, en plus de ceux indiqués ci-dessous:
  1. Le droit de nous demander à tout moment quelles données personnelles vous concernant sont enregistrées sur nos systèmes;
  2. Le droit de nous demander de mettre à jour et corriger des données personnelles périmées ou incorrectes vous concernant;
  3. Le droit de nous demander de supprimer toutes les données personnelles que nous détenons vous concernant et qui ne sont pas exigibles par d’autres lois;
  4. Le droit de vous désinscrire de toute communication de marketing provenant de nos services.
Si vous souhaitez nous contacter à ce sujet, veuillez consulter la sectionComment nous contacter ci-dessous.

Dans chacune de nos notifications envoyées par e-mail, une option vous permet de changer ou d’actualiser les communications que vous recevez. Nos produits permettent aussi d’annuler certaines communications. Consultez la section;Informations sur les produits Proactis pour en savoir plus.

Si vous n’avez pas un e-mail de Proactis présentant nos options de communication et que vous souhaitez modifier ou actualiser vos préférences, vous pouvez le faire en utilisant ce lien. Vous pouvez aussi contacter l’équipe Marketing en utilisant les options présentées dans la section « Comment nous contacter ».

Modifications de la politique
Nous pouvons occasionnellement réviser cette politique de confidentialité en mettant à jour cette page. Nous diffusons une notification ou autre forme de communication lorsque nous apportons des modifications importantes à cette politique. Aucune des modifications ne doit faire obstacle ou être contraire à la loi en vigueur. En plus des communications envoyées, vous pouvez consulter périodiquement cette page. Elle porte la date de la dernière modification apportée et vous permet donc de savoir quand nous l’avons actualisée ou modifiée pour la dernière fois.
 
Comment nous contacter
Pour en savoir plus sur l’usage que nous faisons de vos informations personnelles conservées dans nos systèmes, sur leur protection et vos droits d’accès, veuillez contacter:

Par e-mail: compliance@proactis.com

Par courrier:

The Data Protection Officer
Proactis Limited
Riverview Court
1 Castle Gate
Wetherby
LS22 6LE

Si vous souhaitez exercer vos droits applicables à vos données, veuillez utiliser les méthodes indiquées ici. Si vous souhaitez supprimer des données personnelles, nous vous invitons à créer un ticket d’assistance, ce qui nous permettrait de le suivre votre demande sur notre système d’assistance. Néanmoins, nous serons heureux de traiter votre demande si vous souhaitez utiliser les options détaillées ci-dessus.

Pour les messages de marketing, en plus des options indiquées sur cette page, vous pouvez:
  1. Nous écrire à l’adresse indiquée ci-dessus, en ajoutant la mention « The Marketing Team » sur votre correspondance;
  2. Envoyer un e-mail à info@proactis.com.
 
Data Protection Officer
Compte tenu de la mission et des activités de Proactis, le règlement RGPD ne nous oblige pas à créer un rôle de délégué ou de responsable de la protection des données au Royaume-Uni, en France ou aux Pays-Bas. Cependant, Proactis reconnaît l’importance de ce rôle. Par conséquent, notre responsable de la qualité et de la conformité du Groupe assume ces responsabilités. Ce rôle bénéficie du soutien intégral et de l’accès direct au conseil d’administration de Proactis. 

Les entreprises implantées en Allemagne sont tenues de désigner un bureau de protection des données, conformément à la loi fédérale sur la protection des données. En Allemagne, nous avons nommé un responsable de la protection des données basé dans ce pays.

Informations sur ce site Web (www.proactis.com)
Les données personnelles fournies sur ce site Web seront uniquement utilisées pour les activités spécifiées dans la présente politique de confidentialité. Nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour:
  • a) Vous envoyer des informations (autres que les communications marketing) que nous estimons vous intéresser, par courrier, par e-mail ou autre technologie similaire, mais seulement lorsque vous avez donné votre consentement. Vous pouvez le faire ou actualiser vos options, en cliquant sur ce lien.
  • b) Vous envoyer des communications marketing concernant nos activités, que nous estimons vous intéresser, par la poste, ou si vous avons reçu votre autorisation spécifique, par e-mail ou autre technologie similaire. Vous pouvez aussi le faire ou actualiser vos options, en cliquant sur ce lien.
  • c) Offrir aux autres entreprises des informations statistiques sur nos utilisateurs, mais ces informations ne seront pas utilisées pour identifier aucun des utilisateurs.
Vos informations personnelles restent confidentielles et protégées jusqu'à ce qu’elles ne soient plus utiles, conformément au RGPD et à la loi britannique (UK Data Protection Bill 2018).

Nous avons pris toutes les précautions pour que notre processus de diffusion électronique soit protégé et sécurisé, mais nous devons néanmoins vous informer que l’usage des formulaires par e-mail se fait aux risques et péril de leurs utilisateurs.

Divulgation
Nous pouvons divulguer des informations collectées par nos services à des représentants des forces de l’ordre, de l’administration publique, ou à des tiers conformément aux lois applicables. Ces divulgations peuvent être rendues nécessaires au titre d’un contrat ou pour fournir des services selon notre appréciation raisonnable.

Dans ce cas, nous nous efforcerons de vous informer avant de communiquer des informations qui pourraient raisonnablement servir à vous identifier, vous ou votre organisation, sauf lorsque loi nous interdit d’envoyer un tel préavis, ou si cela n’est pas possible ou raisonnable dans les circonstances.

Cookies
Nous utilisons des cookies pour vous fournir la meilleure expérience sur notre site Web.

Les cookies sont de petits fichiers que nous enregistrons sur votre système (ordinateur, smartphone, tablette, etc.). Ils contiennent des informations concernant vos préférences, le système utilisé et ils servent surtout à améliorer le fonctionnement du site pour répondre à vos attentes. Les informations stockées dans nos cookies ne vous identifient pas directement, mais elles peuvent vous procurer une expérience mieux personnalisée de notre site web.

Nous utilisons des cookies pour:
  • Améliorer le fonctionnement de notre site web.
  • Évaluer votre utilisation du site, pour qu’il puisse être actualisé et amélioré selon vos besoins.
  • Mémoriser les notifications que vous avez vues pour ne pas les répéter.
Nous utilisons des cookies de suivi, tels que Google Analytics et Pardot, pour mesurer des données concernant nos visiteurs, par exemple la fréquence et la durée des visites, leur emplacement géographique approximatif. Ces informations servent uniquement à nous aider à mieux aligner notre contenu et la publicité avec notre public. Nous ne communiquons pas ces informations à des entreprises tierces extérieures.

Nous n’acceptons pas de cookies de publicité ou de cookies de suivi provenant d’autres organisations sur notre site. Cependant, nous annonçons nos propres produits et services sur nos sites Web et vous pouvez voir des annonces Proactis sur d’autres sites web. Les cookies nous indiquent où vous avez vu l’annonce. Ils nous aident à évaluer l’efficacité de nos campagnes publicitaires et à limiter le nombre d’annonces identiques qui vous sont présentées.

Si vous ne voulez pas que des cookies soient enregistrés sur votre ordinateur ou autre appareil, vous disposez de plusieurs options pour gérer les cookies. Vous pouvez configurer votre navigateur pour rejeter tous les cookies ; pour accepter uniquement des cookies de sites que vous avez choisis ; ou pour accepter uniquement des cookies de session qui ne restent sur votre système que pendant la visite du site.

La plupart des navigateurs web (par exemple Safari, Chrome, Firefox, Internet Explorer, Edge, etc.) permettent de supprimer tous les cookies ou certains cookies présents sur votre système. Pour en savoir plus sur la gestion des cookies, veuillez consulter l’Aide de votre navigateur.
N’oubliez pas que si vous refusez tous les cookies, certaines fonctionnalités de nos produits ou services, tels que la mémorisation de vos informations de connexion, ne fonctionneront pas, que votre expérience sur notre site Web, nos produits ou services pourront être limités.

SInterconnexion avec les médias sociaux
Nous avons ajouté sur notre site Web des boutons de partage avec plusieurs médias sociaux. Ils vous permettent de partager directement des contenus de notre site web avec le ou les médias sociaux de votre choix. Nous vous informons que l’usage de ces boutons de partage est totalement sous votre propre responsabilité.

Veuillez noter que plateforme avec laquelle vous partagez des contenus de Proactis.com peut suivre et enregistrer votre demande de partage dans votre propre compte de média social.

Les communications, les engagements et les actions basées sur une plateforme d’un média social auquel nous sommes liés par un bouton sont uniquement soumis aux conditions générales et aux politiques de confidentialité spécifiques à la plateforme concernée.

Nous ne vous demanderons jamais de fournir des informations personnelles ou sensibles par l’intermédiaire d’un média social.
 
Informations sur l’assistance Proactis
Nous utilisons différents systèmes de tickets d’assistance pour vous aider à présenter des demandes concernant nos produits. Ces systèmes incluent Proactis Central (www.proactissupport.com), Kayako Support (http://Proactis.kayako.com/default) (ou Supplier Support) et IMS (Internal Management System) (https://ims.int.hubwoo.com/ims/ssc.html). L’application IMS supporte l’assistance des produits suivants: PerfectProcure, WebProcure, TBN, Catalog Manager et Search.

Proactis Central a été développé en interne par l’équipe Proactis. Kayako est une application externe conçue pour les fournisseurs qui souhaitent présenter des demandes. Nous vous recommandons de consulter la politique de confidentialité de Kayako: https://www.kayako.com/about/privacy en plus de la nôtre, si vous utilisez ce logiciel d’assistance.

IMS a été développé par Abocon qui assure la maintenance et l’amélioration de ce produit au nom de Proactis. Les équipes d’assistance de Proactis utilisent ce système pour répondre à vos demandes. Abocon est une entreprise allemande. Vous pouvez consulter sa politique de confidentialité ici: https://www.abocon.com/datenschutz/

Les utilisateurs doivent être préalablement inscrits pour utiliser des tickets d’assistance pour toutes les applications. Ce processus d’inscription nécessite les données personnelles suivantes:

Nom de la personne, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction, nom de l’entreprise ou de l’organisation qui emploie cette personne (pour Proactis Central). 

Ces données personnelles sont uniquement utilisées afin de permettre aux utilisateurs d’enregistrer des demandes concernant le logiciel que leur entreprise ou organisation utilise sous licence Proactis.

Ces données personnelles sont conservées aussi longtemps que leur propriétaire a besoin d’accéder au système de tickets d’assistance. Lorsque cette personne quitte l’entreprise ou n’a plus besoin de cet accès, elle peut demander la suppression des données dans le système avec les méthodes décrites ci-dessus. 

Le but du logiciel est d’enregistrer les demandes concernant les produits, mais selon leur contenu, les utilisateurs peuvent avoir besoin d’ajouter au ticket d’assistance d’autres données personnelles. De tels ajouts ne sont pas obligatoires et doivent uniquement servir à résoudre une demande d’assistance spécifique. 

Les informations de ticket d’assistance sont conservées pour permettre à chaque organisation de réviser des demandes antérieures et de développer un référentiel de connaissances. Il leur sera ainsi possible de consulter des cas et des solutions applicables à d’autres situations.

Notre personnel basé au Royaume-Uni traite toutes les demandes d’assistance reçues par Proactis Central et Kayako. Notre équipe basée à Manille, aux Philippines prend en charge les demandes d’assistance des fournisseurs de première ligne. L’équipe de Manille traite aussi la mise à jour des tickets d’assistance et dans ce rôle l’accès aux données des client n’est pas nécessaire. Toutes les données client conservées au Royaume-Uni (qu’il s’agisse de données personnelles ou de données d’entreprise/ organisation) ne sortent jamais du Royaume-Uni.

Les demandes présentées par l’IMS sont prises en charge par nos équipes basées aux États-Unis, en France, en Allemagne et à Manille. Les données contenues dans l’IMS sont stockées dans un datacenter français.

Pour nous conformer aux exigences du RGPD, nous avons évalué nos moyens technologiques et organisationnels afin garantir que vos données sont traitées en toute sécurité et que nos processus empêchent l’accès non autorisé aux informations confidentielles vous concernant et placées sous notre contrôle.  

Nos processus de sécurité des informations sont conformes à la norme ISO 27001. Cette certification est auditée chaque année par un organisme indépendant. Les contrôles sont aussi audités en interne plus fréquemment. Pour plus d’informations sur la norme ISO 27001, consultez: https://www.iso.org/isoiec-27001-information-security.html.

Nos bureaux aux États-Unis sont conformes avec l’accord de sécurité Privacy Shield US-EU (pour en savoir plus: https://www.privacyshield.gov/ et sont listés comme filiale Perfect Commerce ici: https://www.privacyshield.gov/list).
Ces protections empêchent les accès non autorisés, protègent l’exactitude des données et l’utilisation appropriée des données.
 
Information about Proactis products
Please click on the name of the product you wish to read about: 
Généralités
Normalement, les utilisateurs ont besoin d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe pour accéder au logiciel et aux produits. Le nom d’utilisateur peut être un identificateur unique ou une adresse e-mail. Lorsque nous vous avons fourni (ou si vous avez créé) un mot de passe pour accéder à certaines parties de notre site, il vous incombe de le protéger et d’en préserver la confidentialité. Votre mot de passe est personnel et ne doit pas être communiqué à quiconque. 

Nos produits émettent des messages d’utilisation qui contribuent à la mise en œuvre initiale du logiciel. Ils permettent aux utilisateurs définis dans le système d’être informés et d’agir sur des processus nécessaires à l’exécution des fonctions habituelles du logiciel (telles qu’avertir un responsable que des factures sont en attente d’approbation, ou rappeler à un fournisseur la date limite de la soumission d’un appel d’offres).

Bien que ces messages n’aient aucun contenu marketing, les utilisateurs peuvent modifier leurs préférences pour chaque produit, lorsqu’ils ne souhaitent pas recevoir ces notifications. Ce choix peut modifier la fonctionnalité offerte et réduire l’efficacité du logiciel.

L’agence britannique de la protection des données (ICO) explique les termes « responsable du traitement des données/ data controller », « sous-traitant/ data processor » ici: https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-data-protection/key-definitions/ L’agence française de la protection des données (CNIL) est accessible ici: https://www.cnil.fr/, L’agence allemande de la protection des données (BfDI) est accessible ici: https://www.bfdi.bund.de/. Une liste complète et une présentation des agences nationales de la protection des données est disponible sur le site internet de l’Union européenne: http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080

Où stockons-nous vos données personnelles
En tant qu’entreprise mondiale, nous nous assurons que nos activités sont conformes à la législation du pays dans lequel nous opérons. En plus du Royaume-Uni, nos bureaux sont implantés aux États-Unis, en Europe (France, Allemagne, Pays-Bas) et en Australasie (Nouvelle-Zélande et Philippines).

Toutes les informations que vous nous fournissez sont conservées sur nos serveurs sécurisés. Au Royaume-Uni, nos serveurs sont basés à Harrogate et à Reading. Nous avons aussi des centres de données en France, aux États-Unis et en Nouvelle-Zélande. 

Les données stockées au Royaume-Uni ne sont jamais transmises ni stockées dans d’autres centres de données à l’extérieur de ce pays. Les données concernant les autres pays de l’UE sont conservées dans nos centres de données en France. Pour les clients américains, les données sont conservées aux États-Unis. Les données des clients de l’APAC résident dans nos centres de données aux États-Unis et en Nouvelle-Zélande.

Lorsque des clients du RU et de l’UE souhaitent utiliser notre logiciel en dehors de la Zone économique européenne, nous les informons avant qu’ils signent l’accord d’utilisation. En outre, toutes les données de nos clients, stockées à l’intérieur ou à l’extérieur de la ZEE, sont sécurisées et protégées conformément aux mêmes normes rigoureuses que celles appliquées par toute entreprise basée dans l’Union européenne.

Nous utilisons aussi d’autres processus, tels que ceux définis par l’accord de protection entre l’UE et les États-Unis (Privacy Shield) pour garantir la protection et la sécurité des données de nos clients. Nous sommes listés comme filiale Perfect Commerce: https://www.privacyshield.gov/list.

Informations sur des produits spécifiques

Purchase-to-Pay (P2P)

Cette application sert à exécuter les fonctions du processus d’achat, depuis l’enregistrement initial de la demande ou bon de commande, jusqu’au paiement de la facture reçue. La facture peut être reçue comme fichier électronique dans le système, l’image de la documentation étant enregistrée avec le bon de commande (pour en savoir plus, consultez la section Capture des factures).

Les organisations qui utilisent P2P ont leurs propres conditions d’utilisation définies par contrat avec Proactis. Ces conditions incluent un engagement pour préserver la confidentialité des données. Les types de données personnelles utilisées par P2P sont : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone. Elles sont nécessaires pour utiliser les fonctionnalités des produits. Une adresse professionnelle est répertoriée pour chaque utilisateur du système.

Les utilisateurs P2P qui ont un rôle d’administrateur peuvent modifier manuellement des informations d’autres utilisateurs dans la Console de gestion lorsque des données personnelles sont incorrectes. Si des données personnelles doivent être totalement supprimées, consultez le chapitre “Vos droits” dans la section Informations générales, ci-dessus.

Les données personnelles peuvent uniquement être supprimées conformément à la législation et après confirmation que l’auteur de la demande bénéficie de l’autorisation appropriée. Ces suppressions sont effectuées rapidement et de telles demandes sont traitées dans un délai de trente (30) jours après confirmation de leur validité.

Le processus P2P utilise un cookie de session pour identifier chaque session d’utilisateur.

Source-to-Contract (S2C)
Ce produit est disponible dans deux versions : une pour les acheteurs et une pour les fournisseurs.

Pour les acheteurs, l’application sert à communiquer avec les fournisseurs, collaborer avec eux et effectuer d’autres actions selon les modules sous licence qu’ils souhaitent utiliser.

SLes fournisseurs utilisent l’application S2C pour interagir avec les acheteurs, présenter des offres, télécharger des catalogues et envoyer des documents électroniques aux acheteurs.

Les conditions d’utilisation des acheteurs sont définies par contrat avec Proactis. Ces conditions incluent un engagement pour préserver la confidentialité des données. Les fournisseurs acceptent les conditions générales du réseau de fournisseurs pendant la procédure d’inscription. Ces conditions générales sont disponibles sur la page: https://supplierlive.Proactisp2p.com/Content/Documents/ProactisNetworkTermsConditions.pdf.

Les utilisateurs S2C qui ont un rôle d’administrateur chez un acheteur peuvent modifier manuellement des informations d’autres utilisateurs dans la section Paramètres de l’application. 

Les utilisateurs S2C qui sont des fournisseurs peuvent actualiser des informations d’autres utilisateurs dans leur propre entreprise pour le produit S2C.

Si des données personnelles doivent être totalement supprimées, consultez le chapitre “Vos droits” dans la section Informations générales, ci-dessus. Les données personnelles peuvent uniquement être supprimées conformément à la législation et après confirmation que l’auteur de la demande bénéficie de l’autorisation appropriée. Ces suppressions sont effectuées rapidement et de telles demandes sont traitées dans un délai de trente (30) jours après confirmation de leur validité.

Le produit utilise des cookies conformes aux catégories définies par la chambre de Commerce internationale, qui sont des cookies Strictement Nécessaires. Ces cookies sont indispensables pour le fonctionnement de nos sites Web parce qu’ils suivent la navigation de l’utilisateur sur les différentes pages. Sans ces cookies, nos sites Web ne peuvent rien mémoriser. Le produit utilise aussi des cookies permanents qui sont conservés jusqu'à ce que vous les supprimiez en utilisant la fonction appropriée dans votre navigateur.

ProContract
Le produit ProContract sert à exécuter les fonctions du processus d’appel d’offres, depuis son annonce initiale jusqu'à l’attribution du contrat. 

Cette application est utilisée par les acheteurs et les fournisseurs. Les acheteurs utilisent ProContract pour télécharger les annonces correspondant aux travaux qu’ils doivent réaliser, et pour gérer le processus d’appel d’offres. Les fournisseurs utilisent ProContract pour identifier des opportunités d’appels d’offres appropriées et pour présenter des soumissions d’offres.

Les conditions d’utilisation des acheteurs sont définies par contrat avec Proactis. Ces conditions incluent un engagement pour préserver la confidentialité des données. Les fournisseurs doivent s’inscrire pour utiliser ProContract et cette politique de confidentialité. Les conditions générales des applications sont disponibles pendant la procédure d’inscription.

Les types de données personnelles utilisées par ProContract sont : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone. Elles sont nécessaires pour utiliser les fonctionnalités des produitsy. Une adresse professionnelle est répertoriée pour chaque utilisateur du système. Les types de données personnelles s’appliquent aux acheteurs et aux fournisseurs.

ProContract supporte un programme de bulletin d’information par e-mail, qui communique à ses abonnés des informations sur les produits et services fournis par Proactis. Ce programme est optionnel et les utilisateurs peuvent s’abonner ou se désabonner en utilisant un processus automatisé en ligne.

Certains abonnements peuvent être traités manuellement avec l’autorisation écrite de l’utilisateur. 

Les abonnements sont conformes à la législation britannique sur les e-mails indésirables, dont les dispositions sont décrites dans les Privacy and Electronic Communications Regulations 2003.

Pour les acheteurs, les utilisateurs de ProContract qui ont un rôle d’administrateur peuvent modifier manuellement les informations d’autres utilisateurs dans l’application, lorsque des données personnelles appartenant à leur organisation sont incorrectes.

Si vous êtes un fournisseur et que vous ne pouvez pas modifier manuellement des informations incorrectes vous appartenant, veuillez, en premier lieu, contacter votre administrateur. Si vous ne parvenez toujours pas à actualiser vos données, veuillez créer un ticket d’assistance et nous ferons les corrections nécessaires pour vous.

Que vous soyez un acheteur ou un fournisseur, si vous souhaitez supprimer définitivement des données personnelles, consultez le chapitre “Vos droits” dans la section Informations générales, ci-dessus. 

Les données personnelles peuvent uniquement être supprimées conformément à la législation et après confirmation que l’auteur de la demande bénéficie de l’autorisation appropriée. Ces suppressions sont effectuées rapidement et de telles demandes sont traitées dans un délai de trente (30) jours après confirmation de leur validité.

La politique des cookies de ProContract est disponible ici: https://procontract.due-north.com/SiteInformation/CookiePolicy.

PurchasePoint
Cette application sert à exécuter les fonctions du processus d’achat, depuis l’enregistrement initial de la demande ou bon de commande, jusqu’au paiement de la facture reçue. La facture peut être reçue comme fichier électronique dans le système, l’image de la documentation étant enregistrée avec le bon de commande (pour en savoir plus, consultez la section Capture des factures).

Les organisations qui utilisent PurchasePoint ont leurs propres conditions d’utilisation définies par contrat avec Proactis. Ces conditions incluent un engagement pour préserver la confidentialité des données. Les types de données personnelles utilisées par PurchasePoint sont : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone. Elles sont nécessaires pour utiliser les fonctionnalités des produits. Une adresse professionnelle est répertoriée pour chaque utilisateur du système.

Les utilisateurs PurchasePoint qui ont un rôle d’administrateur peuvent modifier manuellement des informations d’autres utilisateurs dans la Console de gestion lorsque des données personnelles sont incorrectes. ISi des données personnelles doivent être totalement supprimées, consultez le chapitre “Vos droits” dans la section Informations générales, ci-dessus.

Les données personnelles peuvent uniquement être supprimées conformément à la législation et après confirmation que l’auteur de la demande bénéficie de l’autorisation appropriée. Ces suppressions sont effectuées rapidement et de telles demandes sont traitées dans un délai de trente (30) jours après confirmation de leur validité.

PurchasePoint utilise des cookies de session.

Invoice Capture
Cette application sert à capturer les données disponibles dans des documents de facturation papier. L’enregistrement de l’image est stocké avec le document électronique, dans la solution Purchase to Pay Proactis utilisée.

Le traitement exécute les fonctions du processus de numérisation des factures, et le document numérisé est ensuite associée au document pertinent de la solution Purchase-to-Pay utilisée. Les données nécessaires incluent : nom et adresse e-mail pour le produit et les opérations de base du logiciel. 

Les documents de facturation numérisés peuvent contenir une adresse (qui est généralement une adresse d’entreprise), un nom de contact, une adresse e-mail et un numéro de téléphone. La description des marchandises/ services couverts par la facture peut contenir des données personnelles.

L’application Capture des factures utilise des cookies de session, qui sont uniquement conservés pendant la session d’utilisation de l’application dans le navigateur web. Comme avec les autres cookies de session mentionnés dans la présente politique de confidentialité, ils sont seulement utilisés pour transmettre des informations entre les pages et permettre le fonctionnement du système. 

Si nécessaire, lorsque des noms et des adresses e-mails sont incorrects dans la fonction Capture des factures, veuillez contacter l’assistance Proactis pour les faire corriger. Lorsqu’une adresse e-mail est incorrectement configurée, le compte d’utilisateur correspondant devra être supprimé. Un nouveau compte sera créé avec une adresse e-mail correcte. Si des données personnelles doivent être totalement supprimées, consultez le chapitre “Vos droits” dans la section Informations générales, ci-dessus.

Les données personnelles peuvent uniquement être supprimées conformément à la législation et après confirmation que l’auteur de la demande bénéficie de l’autorisation appropriée. Ces suppressions sont effectuées rapidement et de telles demandes sont traitées dans un délai de trente (30) jours après confirmation de leur validité.

Marketplace
Cette application est un outil de gestion de catalogues, qui offre aussi des fonctions d’achat et de création de factures. 

Les organisations qui utilisent Marketplace ont leurs propres conditions d’utilisation définies par contrat avec Proactis. Ces conditions incluent un engagement pour préserver la confidentialité des données. Les types de données personnelles utilisées par Marketplace sont : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone. Elles sont nécessaires pour utiliser les fonctionnalités des produits. Une adresse professionnelle est répertoriée pour chaque utilisateur du système.

Les utilisateurs Marketplace qui ont un rôle d’administrateur peuvent modifier manuellement des informations d’autres utilisateurs dans le système lorsque des données personnelles sont incorrectes. Si des données personnelles doivent être totalement supprimées, consultez le chapitre “Vos droits” dans la section Informations générales, ci-dessus.

Les données personnelles peuvent uniquement être supprimées conformément à la législation et après confirmation que l’auteur de la demande bénéficie de l’autorisation appropriée. Ces suppressions sont effectuées rapidement et de telles demandes sont traitées dans un délai de trente (30) jours après confirmation de leur validité.

Un cookie de session est enregistré pour assurer le fonctionnement du système.

PerfectProcure et WebProcure
Cette application sert à exécuter les fonctions du processus d’achat, depuis l’enregistrement initial de la demande ou bon de commande, jusqu’au paiement de la facture reçue. La facture peut être reçue comme fichier électronique dans le système, l’image de la documentation étant enregistrée avec le bon de commande.

Les organisations qui utilisent PerfectProcure ont leurs propres conditions d’utilisation définies par contrat avec Proactis. Ces conditions incluent un engagement pour préserver la confidentialité des données. Les types de données personnelles utilisées sont : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone. Elles sont nécessaires pour utiliser les fonctionnalités des produits. Une adresse professionnelle est répertoriée pour chaque utilisateur du système.

Le produit WebProcure apporte une fonction supplémentaire, qui supporte les fonctions du processus d’appel d’offres, depuis son annonce initiale jusqu'à l’attribution du contrat.

Il est possible d’importer des catalogues d’articles dans le système pour faciliter les achats des utilisateurs appartenant à une même organisation. Les documents peuvent être créés ou reçus électroniquement pour soutenir des demandes d’achat ou le traitement des commandes. Le logiciel peut aussi gérer les contrats et les relations avec les fournisseurs, grâce aux modules optionnels du logiciel WebProcure.

Les utilisateurs qui ont un rôle d’administrateur peuvent modifier manuellement des informations d’autres utilisateurs dans le système lorsque des données personnelles sont incorrectes. Si des données personnelles doivent être totalement supprimées, consultez le chapitre “Vos droits” dans la section Informations générales, ci-dessus.

Les données personnelles peuvent uniquement être supprimées conformément à la législation et après confirmation que l’auteur de la demande bénéficie de l’autorisation appropriée. Ces suppressions sont effectuées rapidement et de telles demandes sont traitées dans un délai de trente (30) jours après confirmation de leur validité.

Un cookie de session est enregistré pour assurer le fonctionnement du système.

TBN (The Business Network)
Le Business Network (TBN) est une application qui connecte les entreprises et leur permet d’utiliser une gestion des dépenses et un processus collaboratif pour gérer les biens et les services. Il recouvre les activités de sourcing, vente aux enchères, gestion de contrat, gestion de catalogue, ainsi que des tâches d’approvisionnement telles que création de bons de commande, facturation, réception de marchandises, services d’autorisation, analyse des dépenses. Le TBN peut être utilisé par les acheteurs et les fournisseurs.

Les conditions d’utilisation des acheteurs sont définies par contrat avec Proactis. Ces conditions incluent un engagement pour préserver la confidentialité des données. Les fournisseurs acceptent les conditions d’utilisation pendant la procédure d’inscription. Ces conditions générales sont disponibles ici.

Les types de données personnelles utilisées par le TBN sont : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone. TElles sont nécessaires pour utiliser les fonctionnalités des produits. Une adresse professionnelle est répertoriée pour chaque utilisateur du système.

Les utilisateurs acheteurs peuvent modifier les informations d’autres utilisateurs au sein de leur organisation. Les fournisseurs qui ne peuvent pas modifier manuellement des informations incorrectes doivent créer un ticket d’assistance et nous ferons les corrections nécessaires.

Un cookie de session est enregistré pour assurer le fonctionnement du système.

Catalog Manager et Search
Cette application sert à fournir des données au processus d’achat en téléchargeant, en approuvant et en mettant le contenu du catalogue à disposition. Le traitement exécute les fonctions du processus d’achat, depuis le téléchargement initial du contenu du catalogue pour vérifier, enrichir, approuver et mettre le contenu à la disposition du processus d’achat.

Les données personnelles incluent : nom et adresse e-mail pour le produit et les opérations de base du logiciel.

Les formulaires en texte libre et les SmartForms peuvent être complétés dans le logiciel, et peuvent contenir une adresse (qui est généralement une adresse d’entreprise), un nom de contact, une adresse e-mail et un numéro de téléphone. Une description des marchandises/ services peut contenir des données personnelles qui échappent au contrôle de Proactis et qui ne sont pas forcément nécessaires pour utiliser le produit Catalog Manager.

Un cookie de session est enregistré pour assurer le fonctionnement du système.

Version: 3.1 | Dernière mise à jour: Janvier 2019.