L'Université du Sussex réalise des gains d'efficacité de bout en bout, du sourcing au contrat, dans le cadre de sa transformation digitale

Profil

Secteur :
Éducation

Nb de factures traitées :
40 000 par an

Nb de fournisseurs :
3,500+

Nb d'employés :
2,100

Client depuis :
2014

Objectifs

  • Supprimer les tâches manuelles du processus Source to Contract
  • Unifier des systèmes disparates.
  • Offrir aux employés le temps nécessaire à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Ce que la solution apporte

  • Suppression des processus manuels d'intégration des fournisseurs, de gestion des contrats et de facturation.
  • Accélération du processus d'achat, tout en le rendant plus efficace.
  • Amélioration des relations avec les fournisseurs.
  • Intégration transparente avec le système financier de l'université.

Bénéfices

  • Gains d'efficacité et réduction des coûts, le personnel étant orienté vers les fournisseurs approuvés.
  • Amélioration de la qualité du rapprochement à 2 ou 3 voies : commande, réception, facture.
  • Une fois approuvés, les fournisseurs peuvent être ajoutés facilement et chaque fournisseur est en mesure de maintenir ses informations à jour.
  • Tout est accessible au même endroit, de n'importe où, même à distance.
Les solutions Proactis pour le Source-to-Contract et l'automatisation du traitement des factures fournisseurs présentent un excellent équilibre entre convivialité et capacité, et sont suffisamment modulables pour répondre à nos besoins. C'est très rare avec les solutions de gestion des achats.

Directeur adjoint des finances, Université du Sussex

Profil

L'Université du Sussex est une université de premier plan, axée sur la recherche, qui a une vocation à la fois internationale et locale, avec un personnel et des étudiants originaires de plus de 100 pays.

L'université s'appuyait sur des processus d'approvisionnement majoritairement manuels, comme l'intégration des fournisseurs, la gestion des contrats sur Excel et l'utilisation d'une solution d'appel d'offres électronique qui n'était connectée à rien. Il a été décidé que l'Université devait moderniser, automatiser et numériser ses processus.
L'Université du Sussex réalise des gains d'efficacité de bout en bout, du sourcing au contrat, dans le cadre de sa transformation digitale

Objectifs

« Nous avions besoin d’une solution complète qui prendrait en charge le côté fournisseur », déclare Ian McKee, directeur financier adjoint. « Cela comprenait initialement la sélection des fournisseurs, l'intégration et la gestion des contrats. Et la clé était de s'assurer que le système s'intégrait à notre outil financier. L'objectif principal était de se débarrasser de la saisie de données et des processus manuels. »

En fin de compte, l'université a cherché des solutions pour moderniser et digitaliser les étapes Source to Contract et, ce faisant, accélérer chaque étape du processus et supprimer les activités sans valeur ajoutée ainsi que les interventions manuelles. Le personnel financier et la direction souhaitaient également bénéficier d'une meilleure visibilité et d'un meilleur reporting des dépenses.
Remove manual processes from Source-to-Contract tasks.

Ce que la solution apporte

Une équipe de l'université a étudié plusieurs solutions et Proactis s'est avéré être la solution la mieux adaptée au besoin. L'université utilisait déjà le module Marketplace de Proactis, et une relation s'était établie au fil des ans. Il s'agissait d'une extension naturelle.

« Nous aimons beaucoup la façon dont Proactis travaille, en tant que partenaire technologique, plutôt que de fournir des outils individuels », déclare Ian. « En nous appuyant sur l'expertise de Proactis, nous voulions être le plus possible à la pointe de la technologie, avec des processus automatisés et digitaux."

La solution Proactis a permis de simplifier et d'automatiser les processus de gestion de la relation fournisseur (SRM), de gestion des contrats et d’e-procurement. La solution a permis de supprimer de nombreux processus manuels, de sorte que les utilisateurs peuvent se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.

En raison du succès de la solution Source-to-Contract, l'université s'est ensuite penchée sur ce qui pouvait être fait pour ses processus de comptabilité fournisseurs. Il y avait beaucoup de papier et de saisie manuelle et, grâce à la relation avec Proactis, l'Université a choisi l’outil Invoice Capture pour numériser les factures. L'équipe financière est désormais en mesure d’enregistrer les factures, de convertir les données non électroniques en factures électroniques, d'en valider l'exactitude en vérifiant le bon de commande, l’absence de doublons et la validité  du fournisseur, puis de les transférer dans le système comptable pour qu'elles soient mises en correspondance et que le paiement soit approuvé.
Removed manual processes from supplier on-boarding, contract management and invoicing.

Bénéfices

Si un membre du personnel souhaite ajouter un fournisseur, il n'a plus besoin de passer du temps à collecter les informations et les soumettre via un formulaire papier ; il lui suffit maintenant de remplir une demande de fournisseur et le fournisseur remplit ses coordonnées dans le portail et contrôle la mise à jour et l'exactitude des données.
 
« Le processus d'achat a également été considérablement amélioré, en termes d'efficacité et de rapidité », poursuit Ian. « Les acheteurs sont dirigés vers les fournisseurs que nous voulons qu'ils utilisent, par exemple, lorsque nous avons négocié des remises. Grâce à l'intégration avec notre système financier, tout se fait en un seul endroit. »
 
L'université a également accès à des informations clés. Non seulement cela aide à la maîtrise du risque et permet une meilleure prise de décision, mais cela a également permis de mettre en lumière les points d’amélioration. Ian souligne : « Nous savons que nos processus sont désormais solides. Le traitement des litiges, qui prenait beaucoup de temps, est un bon exemple. Notre processus empêche désormais automatiquement les écarts, ce qui permet de mettre en évidence les points sur lesquels il faut travailler davantage, par exemple pour s'assurer que les fournisseurs fournissent des informations correctes. L'ensemble du système a vraiment amélioré la qualité du rapprochement à 3 voies commande, réception, facture.
 
« Dans l'ensemble, l'avantage le plus évident et le plus pertinent à l'heure actuelle, est que nous pouvons accéder à tout, au même endroit, de n'importe où », conclut Ian. « Les solutions Proactis nous ont été d'une aide précieuse lors de la pandémie de Covid-19. Nous avons dû quitter nos locaux très rapidement, mais nous avons pu le faire en étant sûrs qu'aucun de nos processus n'en souffrirait. La gestion des fournisseurs et des contrats, l'approvisionnement en ligne et maintenant tous les processus de facturation sont dématérialisés. »
Gains d'efficacité et réduction des coûts, le personnel étant orienté vers les fournisseurs approuvés.
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