Profil
L'Université du Sussex est une université de premier plan, axée sur la recherche, qui a une vocation à la fois internationale et locale, avec un personnel et des étudiants originaires de plus de 100 pays.
L'université s'appuyait sur des processus d'approvisionnement majoritairement manuels, comme l'intégration des fournisseurs, la gestion des contrats sur Excel et l'utilisation d'une solution d'appel d'offres électronique qui n'était connectée à rien. Il a été décidé que l'Université devait moderniser, automatiser et numériser ses processus.
En fin de compte, l'université a cherché des solutions pour moderniser et digitaliser les étapes Source to Contract et, ce faisant, accélérer chaque étape du processus et supprimer les activités sans valeur ajoutée ainsi que les interventions manuelles. Le personnel financier et la direction souhaitaient également bénéficier d'une meilleure visibilité et d'un meilleur reporting des dépenses.
Ce que la solution apporte
Une équipe de l'université a étudié plusieurs solutions et Proactis s'est avéré être la solution la mieux adaptée au besoin. L'université utilisait déjà le module Marketplace de Proactis, et une relation s'était établie au fil des ans. Il s'agissait d'une extension naturelle.
« Nous aimons beaucoup la façon dont Proactis travaille, en tant que partenaire technologique, plutôt que de fournir des outils individuels », déclare Ian. « En nous appuyant sur l'expertise de Proactis, nous voulions être le plus possible à la pointe de la technologie, avec des processus automatisés et digitaux."
La solution Proactis a permis de simplifier et d'automatiser les processus de gestion de la relation fournisseur (SRM), de gestion des contrats et d’e-procurement. La solution a permis de supprimer de nombreux processus manuels, de sorte que les utilisateurs peuvent se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.
En raison du succès de la solution Source-to-Contract, l'université s'est ensuite penchée sur ce qui pouvait être fait pour ses processus de comptabilité fournisseurs. Il y avait beaucoup de papier et de saisie manuelle et, grâce à la relation avec Proactis, l'Université a choisi l’outil Invoice Capture pour numériser les factures. L'équipe financière est désormais en mesure d’enregistrer les factures, de convertir les données non électroniques en factures électroniques, d'en valider l'exactitude en vérifiant le bon de commande, l’absence de doublons et la validité du fournisseur, puis de les transférer dans le système comptable pour qu'elles soient mises en correspondance et que le paiement soit approuvé.
Bénéfices
Si un membre du personnel souhaite ajouter un fournisseur, il n'a plus besoin de passer du temps à collecter les informations et les soumettre via un formulaire papier ; il lui suffit maintenant de remplir une demande de fournisseur et le fournisseur remplit ses coordonnées dans le portail et contrôle la mise à jour et l'exactitude des données.
« Le processus d'achat a également été considérablement amélioré, en termes d'efficacité et de rapidité », poursuit Ian. « Les acheteurs sont dirigés vers les fournisseurs que nous voulons qu'ils utilisent, par exemple, lorsque nous avons négocié des remises. Grâce à l'intégration avec notre système financier, tout se fait en un seul endroit. »
L'université a également accès à des informations clés. Non seulement cela aide à la maîtrise du risque et permet une meilleure prise de décision, mais cela a également permis de mettre en lumière les points d’amélioration. Ian souligne : « Nous savons que nos processus sont désormais solides. Le traitement des litiges, qui prenait beaucoup de temps, est un bon exemple. Notre processus empêche désormais automatiquement les écarts, ce qui permet de mettre en évidence les points sur lesquels il faut travailler davantage, par exemple pour s'assurer que les fournisseurs fournissent des informations correctes. L'ensemble du système a vraiment amélioré la qualité du rapprochement à 3 voies commande, réception, facture.
« Dans l'ensemble, l'avantage le plus évident et le plus pertinent à l'heure actuelle, est que nous pouvons accéder à tout, au même endroit, de n'importe où », conclut Ian. « Les solutions Proactis nous ont été d'une aide précieuse lors de la pandémie de Covid-19. Nous avons dû quitter nos locaux très rapidement, mais nous avons pu le faire en étant sûrs qu'aucun de nos processus n'en souffrirait. La gestion des fournisseurs et des contrats, l'approvisionnement en ligne et maintenant tous les processus de facturation sont dématérialisés. »